Cómo elaborar el plan de comunicación interna en tu empresa

¿Por qué es necesario un plan de comunicación interna?

Diseñar un plan de comunicación interna es esencial para que llegue la misma información a cada rincón de la empresa, además de para motivar y enganchar a los empleados con la misión de la misma.

Y es que sin comunicación interna, se pierden activos tan importantes como la visión y los valores de la empresa, se diluye el sentimiento de compromiso y la fidelización de los empleados no es tan fuerte, además de hacer más difícil la difusión de la información y la conexión con los trabajadores.

Además, la comunicación interna está pasando a ser concebida como un aspecto estratégico y de gran envergadura para la empresa, por lo que necesita de un planteamiento que apunte las bases sobre las cuales trabajar. De esta forma, podremos afrontar los retos que vayan surgiendo y conseguiremos una comunicación interna alineada con los valores corporativos. Por ello es muy importante que la vinculación con la Dirección General sea sólida, y que los altos mandos también sean partícipes del plan de comunicación interna, para alinear esta área con el esquema estratégico global de la compañía. Así conseguiremos un engranaje perfecto y unos empleados informados, conectados y caminando al unísono para hacer realidad la misión de su compañía.

¿Sabes para qué sirve?

Tanto si estás empezando a desarrollar la comunicación interna en tu empresa tanto como si es un área que ya tiene recorrido dentro de la organización, el plan será el motor que necesitas para potenciar aspectos como el clima laboral o minimizar la rotación de los empleados. Y es que la comunicación interna es una área corporativa muy importante, a través de la cual puedes asegurarte una correcta difusión de la información y recoger el feedback de tus empleados, entre otras muchas ventajas.

El plan de comunicación interna es el documento clave para poder realizar esta labor, independientemente del sector o tamaño de tu empresa o de si se realizan o no laborales en relación con este ámbito. Con él, podrás trazar tu estrategia a largo plazo y tener en cuenta todas variables para que puedas conseguir los objetivos marcados. Normalmente es desarrollado por la persona responsable de la comunicación interna o por la Dirección de recursos humanos, con el apoyo de los altos mandos de la compañía siempre que sea posible.

Cinco cosas a tener en cuenta antes de realizar tu plan de comunicación interna

Estrategias diferentes, pero igual de necesarias

Lo primero que debemos tener claro al realizar el plan de comunicación interna, es que en cada empresa será distinto. Simplemente, cada organización tiene una situación específica, unos objetivos a conseguir y herramientas a su disposición que difieren en cada caso. El plan de comunicación interna de una organización con miles de empleados y experiencia en el ámbito no podrá ser el mismo que el de una compañía que no tiene recursos o que está comenzando con este propósito, pero todos son exactamente igual de valiosos e imprescindibles.

Trabajo a largo plazo

Otra cuestión que debemos tener en cuenta es que el plan de comunicación interna no se ejecuta en un mes: es una herramienta que te servirá en el día a día de tu empresa durante un largo periodo de tiempo, por lo que no debes intentar abarcarlo todo de forma masiva en las primeras semanas. Tómalo como una guía estratégica que, posiblemente, sea susceptible a cambios y retoques.

Incluye a la Dirección General y a otros departamentos

Como hemos comentado anteriormente, es esencial que la Dirección General pueda contribuir en la edición del plan de comunicación interna y sea parte activa del mismo. Cada vez más los altos mandos se involucran en estas actividades, porque se ha comprobado que un equipo conectado, feliz y luchando en un propósito claro y común ayuda a mejorar valores como la productividad o la imagen de marca de la compañía. No hay que dudar tampoco en pedir ayuda a otras áreas, como podría ser el Departamento de Marketing, que también tiene cabida en este informe para aportar su visión y planificar las actividades necesarias.

Haz que tu plan de comunicación interna sea claro y conciso

Un documento extenso, no está reñido con que desprenda claridad y precisión a la hora de garantizar el enfoque correcto en la empresa. Según el informe de la Anatomía del Trabajo, sólo el 16% de los empleados dice que su empresa es eficaz y clara al establecer y comunicar los objetivos de su empresa. No dejes que ocurra lo mismo con tu plan de comunicación interna. De forma posterior, podrás ir transmitiendo la información poco a poco a tus trabajadores para que se sientan parte de la comunidad.

Es el momento ideal para realizar una encuesta

El plan de comunicación interna también debe recoger, en forma de objetivos o campañas, la voz del empleado. Una buena forma de asegurarte que estás teniendo en cuenta a la plantilla y que estás añadiendo a tu documento mejoras positivas, es realizar una encuesta. Puedes servirte de ella para conocer el clima laboral, pero también para detectar opiniones o áreas de mejora que puedes incluir en tu informe. Así obtendrás un documento que de verdad reflejará la orientación de tu empresa y con el que los empleados se sentirán comprometidos y escuchados.

Estructura del plan de comunicación interna

Una vez tengamos en cuenta estos consejos, estaremos listos para conocer los grandes bloques que debe contener este documento. Anteriormente ya reflejamos en este artículo una breve introducción al mismo que volvemos a repasar con algunos consejos extra:

Conocer la situación inicial

Para desarrollar cualquier plan ejecutivo, es necesario conocer de antemano la situación actual y a qué nos enfrentamos. Aquí puedes poner en limpio la información que hayas recogido de la encuesta previa a los trabajadores, para conocer su punto de vista y alinear los objetivos comunes. Además, se recomienda realizar una auditoría, donde el responsable de comunicación interna debe hacer un análisis profundo del estado de la comunicación y de la propia empresa.

¿Qué objetivos necesito cubrir?

Un plan sin objetivos marcados, no es un plan. Debemos tener en cuenta que el de comunicación interna debe estar orientado a conseguir una serie de objetivos. Puedes dividirlos en objetivos a corto, medio y largo plazo, para poder ir consiguiendo hitos y aumentando la motivación. Estos objetivos deben identificarse con el criterio SMART para asegurarnos que se eficaces y sostenibles en el tiempo.

Estrategia a seguir

Una vez que hemos fijado los objetivos, deberemos discutir cómo ponerlos en marcha para conseguirlos. Deberemos responder varias preguntas para cada uno de esos objetivos, el cómo, a quién, el cuándo y el dónde (el canal), entre otras. En este punto es muy importante tener en cuenta el presupuesto con el que cuenta la organización para llevar a cabo el plan de comunicación interna y alcanzar los objetivos fijados. Posiblemente, ésta parte sobre la estrategia de la comunicación será la parte más gruesa del informe y la que deberá estar más desarrollada. También debe hacerse hincapié en elaborar un apartado para la gestión de crisis interna, de cara a poder contar con un breve manual que indique los pasos a seguir cuando se identifique o se produzca una crisis.

Hora de ponerse en marcha

Una vez tenemos el plan completo diseñado, sólo queda ponerlo en práctica. Si hemos realizado todos los análisis de forma correcta y hemos cubierto todos los puntos anteriores, podremos comenzar sin problema a ejecutar los objetivos de nuestro documento. Haremos partícipe a la plantilla de los cambios necesarios que les afecten y, poco a poco, adoptaremos los nuevos procesos que hayamos ideado. Utilizar herramientas digitales también hará más fácil su ejecución.

Medición del plan de comunicación interna, revisión y ajuste

Para saber si tu estrategia está funcionando, es imprescindible contar con algunas herramientas que te permitan conocer el estado de su consecución y cómo está impactando en tu empresa, con el objetivo de poder realizar los ajustes necesarios. El plan de comunicación interna debe ser lo suficientemente flexible para que pueda ser revisado en el momento que se necesite y reajustar los objetivos, incluso ampliarlos.

De cara a las evaluaciones y correcciones, deberemos establecer una serie de KPI para que podamos elaborar un informe de carácter periódico. Teniendo en cuenta estos KPIs, podremos tomar decisiones y dirigir la estrategia de comunicación interna hacia el punto que necesitemos.

No puedes olvidarte de…

Este listado de palabras y conceptos son claves para poder comenzar a desarrollar tu plan de comunicación interna, y deben estar recogidos en el mismo de una forma u otra:

• Cultura corporativa
• Retención de talento
• Experiencia de empleado
• Plan de contenidos
• Marca empleadora
• Reconocimiento y fidelización del empleado
• Clima laboral
• Rotación de plantilla
• Procedimientos internos
• Embajadores de marca
• Gestión del cambio
• Sentimiento de pertenencia y compromiso
• Comunicaciones oficiales
• Escucha activa del empleado
• …

De la teoría a la práctica

Elaborar un plan de comunicación interna es un proceso largo y que requiere de mucha implicación por parte de varios departamentos. Pero si además descubres que tu empresa no cuenta con las herramientas adecuadas para ponerlo en marcha, es aún más desilusionante. Dialenga es una herramienta que puede ayudarte a ejecutar tu plan de comunicación interna y conectar con tus empleados. Además, contarás con acciones de monitorización y medición de resultados, elaboración de encuestas y otros materiales con el que podrás evolucionar tu comunicación interna a otro nivel, manteniendo a los empleados conectados y satisfechos.

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