¿Por qué es necesario un Plan de Comunicación Interna?
Diseñar un Plan de Comunicación Interna es esencial para que llegue la misma información a cada rincón de la empresa, además de para motivar y enganchar a los empleados con la misión de la misma.
Y es que sin Comunicación Interna, se pierden activos tan importantes como la visión y los valores de la empresa, se diluye el sentimiento de compromiso y la fidelización de los empleados no es tan fuerte, además de hacer más difícil la difusión de la información y la conexión con los trabajadores.
Además, la Comunicación Interna en la empresa está pasando a ser concebida como un aspecto estratégico y de gran envergadura para las organizaciones, por lo que necesita de un planteamiento que apunte las bases sobre las cuales trabajar. De esta forma, podremos afrontar los retos que vayan surgiendo y conseguiremos una Comunicación Interna alineada con los valores corporativos. Por ello es muy importante que la vinculación con la Dirección General sea sólida, y que los altos mandos también sean partícipes del Plan de Comunicación Interna, para alinear esta área con el esquema estratégico global de la compañía. Así conseguiremos un engranaje perfecto y unos empleados informados, conectados y caminando al unísono para hacer realidad la misión de su compañía.
¿Sabes para qué sirve y qué ventajas tiene contar él?
Tanto si estás empezando a desarrollar la Comunicación Interna en tu empresa tanto como si es un área que ya tiene recorrido dentro de la organización, el plan será el motor que necesitas para potenciar aspectos como el clima laboral o minimizar la rotación de los empleados. Y es que la Comunicación Interna es una área corporativa muy importante, a través de la cual puedes asegurarte una correcta difusión de la información y recoger el feedback de tus empleados, entre otras muchas ventajas.
El Plan de Comunicación Interna es el documento clave para poder realizar esta labor, independientemente del sector o tamaño de tu empresa o de si se realizan o no labores en relación con este ámbito. Con él, podrás trazar tu estrategia a largo plazo y tener en cuenta todas las variables para que puedas conseguir los objetivos marcados. Normalmente es desarrollado por la persona responsable de la Comunicación Interna o por la Dirección de Recursos Humanos, con el apoyo de los altos mandos de la compañía siempre que sea posible.
Además de lo comentado anteriormente, la correcta implantación de este proyecto tiene ventajas muy atrayentes para la organización y su buen funcionamiento:
Promover la alineación y coherencia: un Plan de Comunicación Interna permite asegurar que todos los miembros de la organización estén alineados con los objetivos, la visión y los valores de la empresa. Ayuda a transmitir un mensaje coherente y consistente a todos los empleados, lo que fortalece la identidad corporativa y fomenta un sentido de pertenencia.
Mejorar la Comunicación Interna: puede resultar una obviedad, pero debemos recalcar que un plan bien estructurado proporciona una plataforma para mejorar la comunicación en todos los niveles de la organización. Permite establecer canales efectivos de comunicación, tanto formales como informales, que faciliten la transmisión de información relevante, la retroalimentación y el intercambio de ideas entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos. Al crear este clima de transparencia e información, los empleados también se impregnan de él y pueden mejorar notablemente sus relaciones comunicativas.
Impulsar la motivación y el compromiso: La Comunicación Interna efectiva contribuye a motivar a los empleados y a aumentar su compromiso con la organización. Cuando los empleados se sienten informados, involucrados y valorados, es más probable que se sientan comprometidos con los objetivos de la empresa y estén dispuestos a contribuir de manera proactiva. Esto puede dar lugar a nuevas mejoras en los centros de trabajo, incluso nuevas oportunidades de negocio.
Gestionar el cambio organizacional: En momentos de cambios importantes, como reestructuraciones, fusiones, adquisiciones o implementación de nuevas estrategias, la Comunicación Interna desempeña un papel fundamental. Un Plan bien diseñado ayuda a gestionar el cambio de manera efectiva, reduciendo la resistencia al cambio y brindando claridad sobre los propósitos y las implicaciones del mismo.
Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo: La Comunicación Interna adecuada fomenta la colaboración entre los miembros de la organización y fortalece el trabajo en equipo. Al proporcionar canales de comunicación abiertos y transparentes, se facilita el intercambio de conocimientos, la resolución de problemas y la colaboración en proyectos conjuntos.
Cinco cosas a tener en cuenta antes de realizar tu Plan de Comunicación Interna
Estrategias diferentes, pero igual de necesarias
Lo primero que debemos tener claro al realizar el Plan de Comunicación Interna, es que en cada empresa será distinto. Simplemente, cada organización tiene una situación específica, unos objetivos a conseguir y herramientas a su disposición que difieren en cada caso. El Plan de Comunicación Interna de una organización con miles de empleados y experiencia en el ámbito no podrá ser el mismo que el de una compañía que no tiene recursos o que está comenzando con este propósito, pero todos son exactamente igual de valiosos e imprescindibles.
Además, cada organización es única y tiene diferentes necesidades de Comunicación Interna. Es importante adaptarse a las necesidades de la organización, por lo que el Plan también debe estar adaptado a la cultura, estructura y características de la organización. Esto implica comprender las preferencias de comunicación de los empleados, sus canales de comunicación favoritos y las barreras potenciales que podrían afectar la efectividad de la comunicación.
Trabajo a largo plazo
Otra cuestión que debemos tener en cuenta es que el Plan de Comunicación Interna no se ejecuta en un mes: es una herramienta que te servirá en el día a día de tu empresa durante un largo periodo de tiempo, por lo que no debes intentar abarcarlo todo de forma masiva en las primeras semanas. Tómalo como una guía estratégica que, posiblemente, sea susceptible a cambios y retoques.
A continuación, detallamos por qué este proceso requiere de una ejecución a largo plazo, ya que la consistencia y el tiempo son fundamentales para lograr resultados duraderos y efectivos:
- Cambio de comportamiento y cultura organizacional: Para lograr un impacto duradero, el Plan de Comunicación Interna debe estar diseñado para influir en el comportamiento y la cultura organizacional a largo plazo. Esto implica cambiar las actitudes, creencias y hábitos de comunicación de los empleados, lo cual requiere tiempo y esfuerzo continuo. La Comunicación Interna efectiva no sucede de la noche a la mañana, sino que se desarrolla a través de la consistencia y la repetición de mensajes clave.
- Construcción de relaciones y confianza: una comunicación efectiva se basa en la construcción de relaciones sólidas y en la confianza, igual que debería suceder en la comunicación empresarial. Estas relaciones no se desarrollan de forma rápida, sino que se fortalecen a través de una comunicación regular y consistente durante un período prolongado de tiempo. Requiere demostrar autenticidad, transparencia y apertura en la comunicación, y esto se logra a través de la ejecución correcta del proyecto.
- Consolidación de la imagen y la identidad de la organización: entre otros objetivos, la Comunicación Interna también pretende reforzar la imagen y la identidad de la organización entre los empleados. Esto implica comunicar consistentemente los valores, la visión y los objetivos de la empresa, y asegurarse de que se comprendan y se internalicen a lo largo del tiempo. La repetición y la consistencia son clave para construir una imagen sólida y una identidad colectiva entre los empleados.
- Adaptación a los cambios organizacionales: Las organizaciones están en constante evolución, lo que implica cambios en las estrategias, estructuras y objetivos. Este estudio debe adaptarse a estos cambios y mantener a los empleados informados y comprometidos durante todo el proceso, para asegurar de que los mensajes se ajusten a las necesidades cambiantes de la organización y se comuniquen de manera efectiva.
Incluye a la Dirección General y a otros departamentos
Como hemos comentado anteriormente, es esencial que la Dirección General pueda contribuir en la edición del Plan de Comunicación Interna y sea parte activa del mismo. Cada vez más los altos mandos se involucran en estas actividades, porque se ha comprobado que un equipo conectado, feliz y luchando en un propósito claro y común ayuda a mejorar valores como la productividad o la imagen de marca de la compañía.
Los líderes deben actuar como modelos a seguir, como ejemplos de comunicación efectiva y como personas que respaldan activamente las iniciativas de Comunicación Interna. Por ello, involucrar a la alta dirección es fundamental para conseguir el éxito, por lo que es importante que estén equipados con las herramientas y habilidades necesarias para transmitir mensajes de manera clara y motivadora. Por ejemplo, se puede brindar capacitación a los altos mandos de la organización en habilidades de comunicación, incluyendo recursos, tiempo e incluso apoyo externo para garantizar que la Comunicación Interna sea una prioridad en toda la organización.
No hay que dudar tampoco en pedir ayuda a otras áreas, como podría ser el Departamento de Marketing, que también tiene cabida en este informe para aportar su visión y planificar las actividades necesarias. En muchas ocasiones, departamentos de RR. HH., Comunicación y Marketing trabajan juntos para conseguir el máximo impacto en la organización.
Haz que tu Plan de Comunicación Interna sea claro y conciso
En el entorno empresarial actual, donde la información fluye rápidamente y las demandas de los empleados son cada vez más variadas, contar con un Plan de Comunicación Interna claro y conciso se ha vuelto fundamental para el éxito de cualquier organización. La Comunicación Interna efectiva no solo informa a los empleados, sino que también fomenta la colaboración, fortalece la cultura organizacional y mejora la productividad.
Sin embargo, a menudo, los planes de Comunicación Interna son complejos y poco claros, lo que dificulta su implementación efectiva. Un documento bien definido y conciso puede lograr un impacto significativo, ya que será fácilmente entendido y ejecutado por todo el equipo. Además, un documento extenso, no está reñido con que desprenda claridad y precisión a la hora de garantizar el enfoque correcto en la empresa. Según el informe de la Anatomía del Trabajo, sólo el 16% de los empleados dice que su empresa es eficaz y clara al establecer y comunicar los objetivos de su empresa. No dejes que ocurra lo mismo con tu plan de comunicación interna. De forma posterior, podrás ir transmitiendo la información poco a poco a tus trabajadores para que se sientan parte de la comunidad.
Es el momento ideal para realizar una encuesta
El Plan de Comunicación Interna también debe recoger, en forma de objetivos o campañas, la voz del empleado. Una buena forma de asegurarte que estás teniendo en cuenta a la plantilla y que estás añadiendo a tu documento mejoras positivas, es realizar una encuesta. Puedes servirte de ella para conocer el clima laboral, pero también para detectar opiniones o áreas de mejora que puedes incluir en tu informe. Así obtendrás un documento que de verdad reflejará la orientación de tu empresa y con el que los empleados se sentirán comprometidos y escuchados. A lo largo de este artículo conocerás el impacto positivo que tiene contar con el empleado en estos aspectos, ya que la implicación y la motivación de la plantilla se multiplica cuando el trabajador ve que su opinión se tiene en cuenta.
Estructura del Plan de Comunicación Interna
Una vez tengamos en cuenta estos consejos, estaremos listos para conocer los grandes bloques que debe contener este documento. Hay que tener en cuenta que la estructura de un Plan de Comunicación Interna puede variar dependiendo de la organización y sus objetivos específicos, pero generalmente debe contener algunos elementos básicos. Anteriormente ya los reflejamos en este artículo con una breve introducción a los mismos, que volvemos a repasar con algunos consejos extra:
Conocer la situación inicial
Para desarrollar cualquier plan ejecutivo, es necesario conocer de antemano la situación actual y a qué nos enfrentamos. Aquí puedes poner en limpio la información que hayas recogido de la encuesta previa a los trabajadores, para conocer su punto de vista y alinear los objetivos comunes. Además, se recomienda realizar una auditoría, donde el responsable de Comunicación Interna debe hacer un análisis profundo del estado de la comunicación y de la propia empresa. Este análisis debe incluir la identificación de los objetivos y necesidades de comunicación de la organización, un estudio de los canales de comunicación existentes y el tipo de comunicación que se realiza actualmente en la empresa, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades.
¿Qué objetivos necesito cubrir?
Un plan sin objetivos marcados, no es un plan. Debemos tener en cuenta que el de Comunicación Interna debe estar orientado a conseguir una serie de objetivos. Puedes dividirlos en objetivos a corto, medio y largo plazo, para poder ir consiguiendo hitos y aumentando la motivación.
Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos generales de la organización y deben ser claros, medibles y realistas, componentes identificativos del criterio SMART, para asegurarnos que sean eficaces y sostenibles en el tiempo. También debemos tener en cuenta las audiencias clave a las que se dirigirá la comunicación, lo que incluye tanto a los empleados como a los líderes y otros stakeholders internos.
Algunas compañías han optado por utilizar la metodología OKR para establecer sus objetivos y proporcionar una estructura efectiva a la hora de medir y mejorar la consecución del Plan de Comunicación Interna. Este método ayuda a establecer metas claras, fomentar la responsabilidad del equipo y la transparencia, además de priorizar tareas y apoyar el logro de los objetivos. Para conocer más acerca de esta herramienta y cómo incorporarla dentro de esta área de la organización, puedes leer este artículo concreto sobre cómo mejorar la productividad con OKR en Recursos Humanos y Comunicación Interna..
Estrategia a seguir
Una vez que hemos fijado los objetivos, deberemos discutir cómo ponerlos en marcha para conseguirlos. Para ello, deberemos tener en cuenta dos grandes áreas:
La primera de ellas gira en torno al desarrollo de los mensajes clave de la organización que se utilizarán en la Comunicación Interna. Los mensajes clave deben ser claros, coherentes y alineados con la estrategia y la cultura organizacional, con el objetivo de potenciarlas. Seguro que a todos se nos vienen a la mente los mensajes más importantes de nuestra organización, pero también debemos de tener cuidado: esta información debe ser la adecuada para cada audiencia a la que nos dirijamos y ser adaptada según las necesidades y objetivos de cada grupo.
La identificación de canales y herramientas de comunicación también es un proceso clave en este proyecto. En este punto de reflexión, muchas empresas llegan a la conclusión de que sus canales existentes actuales dificultan los objetivos que necesitan cumplir o simplemente no pueden llevar a cabo por las limitaciones de los sistemas. Dentro de estos canales, podemos encontrar medios digitales (como la intranet o las apps de Comunicación Interna), o medios más tradicionales (como boletines informativos internos o el email). Cada empresa debe analizar cuidadosamente qué herramienta o herramientas necesita para dinamizar de forma correcta su comunicación y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades en cada caso.
Una vez tenemos los mensajes clave y las herramientas elegidas, ya podremos dar otros pasos de cara a la estrategia. En este punto es muy importante tener en cuenta la periodicidad de la comunicación y el presupuesto con el que cuenta la organización para llevar a cabo el Plan de Comunicación Interna y alcanzar los objetivos fijados. Posiblemente, ésta parte sobre la estrategia de la comunicación será la parte más gruesa del informe y la que deberá estar más desarrollada. También debe hacerse hincapié en elaborar un apartado para la gestión de crisis interna, de cara a poder contar con un breve manual que indique los pasos a seguir cuando se identifique o se produzca una crisis.
Hora de ponerse en marcha
Una vez tenemos el Plan completo diseñado, sólo queda ponerlo en práctica. Si hemos realizado todos los análisis de forma correcta y hemos cubierto todos los puntos anteriores, podremos comenzar sin problema a ejecutar las actividades de comunicación de nuestro documento. Será crucial desarrollar un plan detallado que incluya las actividades específicas para alcanzar los objetivos, así como un calendario de actividades y los departamentos involucrados en cada acción. También haremos partícipe a la plantilla de los cambios necesarios que les afecten y, poco a poco, adoptaremos los nuevos procesos que hayamos ideado. Utilizar herramientas digitales también hará más fácil su ejecución.
Medición del Plan de Comunicación Interna, revisión y ajuste
Para saber si tu estrategia está funcionando, es imprescindible contar con algunas herramientas que te permitan conocer el estado de su consecución y cómo está impactando en tu empresa, con el objetivo de poder realizar los ajustes necesarios. El Plan de Comunicación Interna debe ser lo suficientemente flexible para que pueda ser revisado en el momento que se necesite y reajustar los objetivos, incluso ampliarlos.
De cara a las evaluaciones y correcciones, deberemos establecer un sistema de seguimiento y evaluación que mida la efectividad de la Comunicación Interna, asegurando la mejora continua del proyecto. La medición y la mejora continua requieren una ejecución a largo plazo para obtener resultados significativos y sostenibles. Es muy recomendable establecer indicadores de éxito para que podamos elaborar un informe de carácter periódico. Teniendo en cuenta estos indicadores (KPIs e incluso OKR), podremos tomar decisiones y dirigir la estrategia de Comunicación Interna hacia el punto que necesitemos.
No puedes olvidarte de…
Este listado de palabras y conceptos son claves para poder comenzar a desarrollar tu Plan de Comunicación Interna, y deben estar recogidos en el mismo de una forma u otra:
- Cultura corporativa
- Retención de talento
- Experiencia de empleado
- Plan de contenidos
- Marca empleadora
- Reconocimiento y fidelización del empleado
- Clima laboral
- Rotación de plantilla
- Procedimientos internos
- Embajadores de marca
- Gestión del cambio
- Sentimiento de pertenencia y compromiso
- Comunicaciones oficiales
- Escucha activa del empleado
- …
Consejos prácticos para una implementación efectiva
Mantén una comunicación regular y consistente
La consistencia y la regularidad son clave en la Comunicación Interna. Es importante establecer una programación regular de comunicación, ya sea a través de noticias, actualizaciones en las herramientas corporativas u otros medios. Además, los mensajes clave deben ser coherentes en todos los canales de comunicación para evitar confusiones y transmitir un mensaje unificado. Aquí entra en juego también la comunicación externa de la empresa, ya que debemos ser cuidadosos a la hora de transmitir toda comunicación y asegurarnos que todo fluye de forma correcta, informando con coherencia y concordancia.
Fomenta la Comunicación Interna bidireccional
Atrás quedó la época donde la Comunicación Interna era únicamente unidireccional, con comunicación en cascada desde los líderes a los empleados. Actualmente se fomenta la interacción y el diálogo entre los empleados y la dirección, permitiendo una comunicación bidireccional que empodera a toda la organización. Es importante establecer canales de comunicación que permitan a los empleados brindar retroalimentación, plantear preguntas y compartir ideas. Este cambio promueve un sentido de pertenencia a los empleados, al saber que su voz es escuchada y valorada en la empresa y que se cuenta con su opinión para transformar la organización. La Comunicación Interna exitosa no se trata solo de transmitir información, sino también de fomentar la colaboración y la participación de los empleados. Se deben establecer mecanismos para estimular dicho feedback, que permita a los empleados compartir conocimientos y se sientan más conectados con la organización.
Mensajes atractivos y personalizados
Todos conocemos el poder de un mensaje atractivo y bien estructurado. En este artículo sugerimos algunas buenas prácticas para hacer comunicados internos más efectivos, donde se destacaba el uso de formatos visuales para captar la atención del empleado. Las imágenes, los gráficos y los vídeos, entre otros, pueden transmitir mensajes de manera clara y concisa, haciendo que la información que retiene el empleado sea más duradera y efectiva que con los textos escritos.
Por otro lado, debemos recordar que existen diferentes grupos de empleados que pueden tener necesidades y perspectivas distintas respecto a la comunicación que se genera en la empresa. Asegúrate de adaptar tus mensajes para que sean relevantes y significativos para cada audiencia específica, ya que puede hacer la diferencia de cara a conseguir una mayor efectividad en la comunicación. Considera la diversidad de roles, niveles jerárquicos y ubicaciones geográficas al comunicarte con los empleados, al igual que cualquier otro tipo de segmentación que necesite tu organización.
No dejes de celebrar los éxitos
Todos merecemos un reconocimiento a nuestro trabajo, y reconocer y celebrar los logros y éxitos alcanzados a través de la Comunicación Interna puede ser una acción muy interesante para mantener la motivación de los empleados. Esta celebración resulta ser un elemento clave para reforzar la importancia de la Comunicación Interna como una herramienta estratégica en la organización, a la vez que se fomenta una cultura positiva y de aprecio mutuo.
Para celebrar estos éxitos, puedes realizar reconocimientos individuales a los empleados, eventos grupales o actividades especiales. Considera establecer programas de reconocimiento a largo plazo para premiar y celebrar los éxitos continuos con incentivos o programas de recompensas. Estas iniciativas fomentan la consistencia y el compromiso sostenido, además de motivar a los empleados a contribuir de manera continua a través de sus ideas y esfuerzos.
Recuerda que la celebración de los éxitos debe ser auténtica y significativa para los empleados y sus líderes. Adaptar estas ideas a la cultura y a las preferencias de tu organización asegurará que las celebraciones sean relevantes y tengan un impacto positivo en la motivación y el compromiso de los empleados.
De la teoría a la práctica
Elaborar un Plan de Comunicación Interna es un proceso largo y que requiere de mucha implicación por parte de varios departamentos, como hemos podido ver. Pero si además descubres que tu empresa no cuenta con las herramientas adecuadas para ponerlo en marcha o cumplir con los objetivos propuestos, es aún más desilusionante. Dialenga es una herramienta que puede ayudarte a ejecutar tu Plan de Comunicación Interna y conectar con tus empleados, ya que podrás llegar más fácilmente a todos los trabajadores de tu organización, transmitiendo la cultura corporativa y la información que necesites en cada momento. Además, contarás con estadísticas en tiempo real y medición de resultados, elaboración de encuestas y otros materiales con el que podrás evolucionar tu Comunicación Interna a otro nivel, manteniendo a los empleados conectados y satisfechos.
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