La Comunicación Interna en la empresa y el rol profesional asociado, claves para el éxito de una organización

Mejora la Comunicación Interna en tu empresa y optimiza el rendimiento laboral con estos consejos

En los últimos años, el panorama empresarial está cambiando, y las empresas que poseen una cultura organizativa más avanzada son las que han comprendido la importancia de la Comunicación Interna en las empresas.

En general, la gestión de la Comunicación Interna en la empresa es una parte importante del éxito de una organización que quiera triunfar en el entorno competitivo actual. Cuando el intercambio de información y la colaboración se racionalizan dentro de una empresa, se ayuda a crear confianza entre todos los miembros de la misma y hacia todas direcciones. Tanto los empleados como los managers intermedios y los altos mandos de dirección consiguen mayores niveles de colaboración, acelerando, por tanto, la resolución de problemas que pueden surgir en el trabajo diario y mejorando su compromiso con la consecución de sus objetivos. Es esencial contar con estrategias eficaces para garantizar que todos los miembros de la empresa apunten en la misma dirección y que todos estén al tanto de los mismos objetivos estratégicos, ayudando a los empleados a alinear su trabajo al respecto y posibilitando a las empresas a prosperar en los mercados más competitivos.

Beneficios palpables de una Comunicación Interna eficaz

La Comunicación Interna eficaz tiene muchos beneficios para una organización, entre ellos destacamos:

• Aumento de la productividad y la eficiencia. Si los empleados tienen acceso a información precisa en tiempo real y pueden alinearse con los objetivos de la empresa, también podrán trabajar más rápido y con mayor eficiencia, ejecutando más rápidamente sus decisiones. Esto conduce a mayores niveles de productividad y costes más asequibles para la empresa.
• La mejora del trabajo en equipo. Establecer buenas relaciones entre las personas fomenta la colaboración, y lo mismo sucede en el entorno profesional. Una buena Comunicación Interna fomenta la colaboración entre los miembros de un mismo equipo y también de forma interdepartamental. Al fomentar activamente el trabajo en equipo, las empresas pueden impulsar la creatividad y la innovación, que son fundamentales para seguir siendo competitivas en el mercado actual. Una mayor satisfacción en el trabajo, mayores tasas de retención y una mano de obra más comprometida son otra serie de beneficios que se extraen de una buena conexión entre los trabajadores de una misma organización.
• Un mejor servicio al cliente. Una buena comunicación empieza desde dentro, y también se refleja hacia fuera. Con una Comunicación Interna ejecutada de forma eficaz, los empleados disponen de los conocimientos necesarios y el clima laboral adecuado para ofrecer a los clientes su mejor servicio, prestando un trabajo de calidad y alcanzado mayores niveles de satisfacción entre los clientes de la empresa.
• Un mayor compromiso de los empleados. El compromiso y la fidelización de los empleados respecto a su empresa suele ser uno de los mayores indicadores de éxito corporativo. Cuando los empleados se sienten valorados por sus jefes e incluidos en los procesos de toma de decisiones a través de un diálogo significativo, es más probable que estén motivados y comprometidos con su trabajo. Esto contribuye a crear una cultura positiva en el lugar de trabajo, que redundará en un mejor rendimiento laboral de su personal. Para profundizar en este aspecto, puedes visitar este artículo donde desvelamos los factores que pueden indicar un bajo compromiso y 7 pautas para conservar un buen nivel de engagement en la empresa. 

La Comunicación Interna y la relación con el empleado

Los empleados desempeñan un papel fundamental en el éxito de una empresa, siendo activos de un valor incalculable.

Cada vez más, las empresas están creando entornos en los que los empleados se sientan valorados y apreciados por sus contribuciones, espacios donde las personas puedan colaborar entre sí y compartir ideas libremente, asegurando un entorno profesional que fomente el aprendizaje y el crecimiento, creando motivación y compromiso. Fomentar este tipo de comunicación abierta entre los miembros de una misma organización ayuda a generar confianza y transparencia, aspectos esenciales para el éxito de cualquier relación empresarial.

Las empresas deben esforzarse por promover la colaboración entre los miembros del equipo, proporcionando información clara sobre las funciones y expectativas laborales, así como líneas de comunicación abiertas a través de las cuales los interesados puedan compartir ideas o expresar sus preocupaciones libremente, sin juicios ni prejuicios. Mediante este tipo de diálogo abierto dentro de las organizaciones, las empresas pueden crear una atmósfera en la que los empleados se sientan valorados, respetados y escuchados, todos ellos componentes esenciales para lograr el éxito a largo plazo.

Cuando los empleados entienden lo que se espera de ellos, es más probable que se sientan motivados e implicados en su trabajo. Y si sumamos el acceso a información clara y coherente sobre sus responsabilidades laborales, también generamos productividad. Establecer comunicaciones internas y atractivas de forma periódica con los empleados ayuda a generar confianza entre la dirección y el personal y a retener el talento.

La Comunicación Interna ayuda a gestionar el cambio

El cambio es una parte natural del proceso de crecimiento y desarrollo de cualquier organización, y puede venir desde diferentes puntos. Tanto si se trata de introducir nuevas políticas como de aplicar iniciativas de reestructuración organizativa, una Comunicación Interna eficaz es clave para garantizar que todas las partes interesadas conocen los cambios propuestos y que todos entiendan cómo les afectarán directamente. Algunas de estas situaciones pueden ser las siguientes:

• Procesos de fusiones, ventas y adquisiciones entre empresas
• Nuevos procesos organizativos  o implantación de nuevas políticas
• Cambios en normativas, reglamentos o procedimientos
• Nuevas alianzas estratégicas, sinergias o integraciones
• Cambios en el equipo directivo
• Adaptaciones a nuevos entornos o mercados
• Cambios o extinción en los productos o servicios de la empresa
• Crisis económica, monetaria o sanitaria

Ante este tipo de cambios puede producirse una época de incertidumbre, donde la empresa debe verse como referente y aliado, añadiendo transparencia y tranquilidad al momento. Para ello hace falta un diálogo continuo entre todos los miembros de la organización, con el objetivo de que todos entiendan cómo les afectarán a ellos y a su trabajo diario. Mediante una comunicación abierta, podremos mitigar crisis internas y externas y obtener apoyo para reducir rumores en tiempos difíciles. Sin duda, la Comunicación Interna será la gran aliada para la empresa en estos momentos.

Ocho formas de mejorar la Comunicación Interna en las empresas

Una comunicación interna sólida es un elemento importante para desarrollar un lugar de trabajo productivo y con éxito, como hemos visto anteriormente. Existen muchas formas de realizar progresos positivos en torno a la comunicación corporativa, dependiendo del perfil de empresa y su nivel de madurez respecto a ello. Una combinación eficaz de estos enfoques puede tener un impacto significativo en la eficiencia de las operaciones de cualquier empresa y por lo tanto, en sus resultados.

1. Fomentar una cultura de diálogo abierto y retroalimentación

Una Comunicación Interna abierta y transparente es sinónimo de un entorno productivo, colaborativo, con una cultura superior donde los empleados tienen voz propia en la empresa. Esta comunicación puede ejecutarse en dos vías: la primera, ascende, animando a la plantilla a hablar con sus jefes y los altos directivos, lo que siempre ofrece nuevas oportunidades de innovación y co creación. La creación de una atmósfera abierta, en la que puedan presentarse de forma más cercana y sentirse libre de expresar cualquier preocupación o sugerencia enriquecerá a la empresa y a las figuras de alto mando, otorgando una visión de la empresa más holística y profunda en todos los ámbitos.

La segunda parte, sería un diálogo abierto hacia los propios empleados, es decir, que los equipos de trabajo de distintos departamentos o procedencias interactúen de forma sana, aportando nuevas ideas nuevas y colaborando de forma estrecha. La posibilidad de que varios departamentos se mezclen y trabajen de forma conjunta, en muchas ocasiones da lugar a nuevas líneas de trabajo y posibilidades de negocio no exploradas anteriormente.

2. Hacer uso del storytelling en Comunicación Interna

La narración corporativa es una técnica muy  poderosa que puede dar vida a las ideas, los valores y la historia de una empresa, y un recurso que puede utilizarse para generar contenidos en Comunicación Interna. Se centra en transmitir las historias de los éxitos, valores y luchas de una empresa de forma auténtica y atractiva. Resulta especialmente eficaz cuando las empresas comunican claramente su propósito y evocan emociones de forma honesta. Una de las mejores formas de utilizar el storytelling corporativo es hacer hincapié en aquellas historias especiales que captan el corazón de su marca, desde las grandes victorias y los testimonios de los clientes hasta la singular historia de sus empleados. Enmarcar estas historias como relatos atractivos ayuda a establecer relaciones sólidas tanto con los clientes como con los propios empleados. Una historia corporativa bien elaborada puede fomentar la fidelidad de los clientes potenciales, reducir la rotación del personal y ayudar a diferenciar su empresa de la competencia. Mediante la creación de narraciones convincentes que reflejen con precisión el propósito y la cultura de su organización, el storytelling corporativo puede ser una herramienta muy eficaz para impulsar el éxito y mejorar la Comunicación Interna de la empresa.

3. Realizar encuestas de clima laboral

Las encuestas de clima laboral son una excelente forma de que la empresa conozca la realidad de su ambiente profesional y cómo se desenvuelven los equipos en el lugar de trabajo. Participar y realizar encuestas de clima laboral puede ayudar a los directivos a explorar la satisfacción de los empleados, identificar las áreas que necesitan mejoras y proporcionar a los empleados una visión de por qué se toman ciertas decisiones. De esta forma, también se obtienen pautas para mejorar la Comunicación Interna de la empresa e introducir mejoras paulatinas que refuercen la marca empleadora. Mediante encuestas de clima laboral periódicas, las organizaciones también tienen la oportunidad de hacer un seguimiento del sentimiento y el compromiso de los empleados a lo largo del tiempo. Si quieres conocer cómo preparar una buena encuesta de clima laboral y algunos ejemplos de preguntas a incluir, puedes visitar este artículo.

4. Conocer el desempeño de los trabajadores

Conocer el rendimiento de los empleados es una parte importante de la gestión eficaz de cualquier empresa. Mediante el seguimiento y la evaluación del desempeño de los empleados, podemos asegurarnos de una forma más eficaz que el trabajo en la organización se está ejecutando de forma correcta y que contamos con las herramientas necesarias para ello.

Evaluar periódicamente el progreso de los empleados ayuda a resaltar las áreas de mejora, así como a identificar los éxitos, proporcionando información clave sobre cada trabajador para que pueda cultivar mejor sus puntos fuertes y empatizar con sus puntos débiles. Cuando se ejecuta de forma correcta, la evaluación del desempeño de los empleados puede ser una herramienta muy valiosa para impulsar el éxito de los empleados y de la organización en su conjunto, así como para mejorar en los aspectos de Comunicación Interna que salgan a relucir. Para planificar de forma correcta esta acción, te aconsejamos seguir estos 5 pasos para ejecutar una evaluación de desempeño acorde a las necesidades de tu empresa.

5. Impulsar la Comunicación Interna a través de la motivación

Parece sencillo, ¿cierto? A más motivación, mejor trabajan nuestros empleados y mejor cultura corporativa poseemos para impulsar la Comunicación Interna. Mejorar la motivación de los empleados es esencial para que cualquier organización tenga un lugar de trabajo próspero y productivo, y con ello, mejore la Comunicación Interna dentro de la empresa. La utilización de estrategias creativas como el establecimiento de objetivos, la retroalimentación, la oferta de prestaciones flexibles, la provisión de incentivos y recompensas, el fomento de la colaboración y el reconocimiento de los logros son excelentes formas de motivar a los empleados. Por ejemplo, establecer objetivos ayuda a crear un sentido de propósito y anima a los empleados a esforzarse al máximo. Además, dedicar tiempo a informar y comunicar internamente sobre los éxitos y las áreas que necesitan mejorar fomenta un entorno en el que los empleados sienten que se aprecia su trabajo. En última instancia, cada organización debe utilizar estrategias que se adapten a su propia cultura para crear un ambiente motivador para los empleados. Aquí te dejamos 12 técnicas para aumentar la motivación de tus empleados que seguro que pueden darte ideas para tu caso concreto.

6. Realizar el Plan de Comunicación Interna de la empresa

Una de las misiones más importantes del responsable de Comunicación Interna o de RRHH que se encargue de este ámbito, es realizar el Plan de Comunicación Interna y ejecutar la estrategia marcada. Para garantizar su éxito, el equipo debe esforzarse por mantenerse a la vanguardia utilizando las herramientas y técnicas más innovadoras y que mejor se adecue a la realidad de la organización. Contar con una sólida estrategia que se centre en aprovechar las plataformas de comunicación digitales para mantener a los empleados informados y comprometidos ayudará a crear una atmósfera de comunicación transparente que inspire a los equipos y cree conexión entre las personas. En última instancia, la Comunicación Interna pretende fomentar una cultura empresarial en la que cada empleado se sienta conectado y parte de un todo mayor. Para ello, el Plan de Comunicación Interna nos ayudará a sentar las bases para que ello suceda, además de marcarnos objetivos por cumplir y nuevos procesos de mejora.

7. Definir una metodología clara de trabajo

Una metodología de trabajo con un enfoque claro ayuda a priorizar tareas y mejorar los procedimientos, aumentando la productividad y colaborando con los equipos de forma más eficiente. Dedicar tiempo a establecer un sistema de este tipo puede dar sus frutos en términos de mejora del rendimiento y de la producción a largo plazo, optimizando la Comunicación Interna en la empresa.

Desde Dialenga como solución y app para trabajadores, proponemos seguir estos pasos de cara a optimizar y mejorar la información que la empresa comparte a sus empleados:

• Planificación y envío del contenido. La planificación de contenidos y su posterior difusión son componentes esenciales del éxito de la Comunicación Interna en las empresas, por lo que hay que dedicar especial cuidado. Estos primeros pasos requieren la capacidad de combinar la información necesaria para el trabajador a la vez que se crean historias interesantes para enganchar a los empleados, teniendo en cuenta sus necesidades y su comportamiento. Es importante mantener la coherencia de la marca en todos los canales, creando un plan de contenidos y una estrategia de distribución eficaz, de cara a impulsar la participación y crear conversaciones que fomenten el engagement.

• Recepción y lectura. En muchas ocasiones, el éxito de la información compartida suele depender en gran medida de cómo los reciba la audiencia, es decir, los empleados de la empresa. Poder acceder al contenido de una forma conveniente, a través del smartphone, en cualquier momento y lugar, eleva la tasa de interacción y lectura, logrando el máximo impacto. Poder personalizar la información y segmentar a las personas trabajadoras, así como ofrecer la mejor experiencia de empleado posible, garantizan la participación y el sentimiento de pertenencia en la empresa, logrando vínculos mucho más profundos.

• Participación y feedback. La participación y la retroalimentación son una parte esencial de cualquier entorno profesional. En otras ocasiones ya hemos hablado de la importancia de la voz del empleado. Con diferentes formas de capturar su voz, animar su participación y colaboración y recoger su feedback, podemos mejorar la Comunicación Interna de la empresa. Disponer de un mecanismo eficaz de retroalimentación puede tener beneficios inestimables, ya que fomenta la creatividad y garantiza que los miembros del equipo sean escuchados cuando se comparten sugerencias y opiniones. Las organizaciones deben tomar nota de esto e invertir en herramientas que ayuden a facilitar una participación significativa y den a la gente la oportunidad de enviar comentarios sin miedo a represalias o críticas. A través de este tipo de debate, las personas pueden poner en práctica sus habilidades de comunicación personales al tiempo que se aseguran de expresar sus opiniones de forma respetuosa y productiva. Al permitir un diálogo abierto en el que todos participen por igual, las organizaciones pueden esperar un crecimiento positivo, así como una sólida cultura de respeto por el trabajo colaborativo.

• Análisis y aprendizaje. El análisis de los datos es una de las formas más importantes de mejorar el aprendizaje de una herramienta profesional, sea cual sea. Al observar diferentes métricas, tendencias y comportamientos a lo largo del tiempo, las organizaciones pueden obtener información sobre la Experiencia del Empleado y descubrir posibles aspectos de mejora dentro de la propia Comunicación Interna. Al comprender de qué forma interactúan los trabajadores con la herramienta, la empresa puede desarrollar otros tipos de contenidos y comunicaciones, mejorando el engagement y el rendimiento de cada una de las publicaciones.

8. Experiencia de empleado mejorada: canal específico de atención y soporte

Ofrecer una Experiencia de Empleado diferencial puede ser una gran baza competitiva en el mercado actual, de cara a posicionar la empresa y su employer branding. Para aspirar a la excelencia en la Experiencia del Empleado, las organizaciones deben crear un canal directo de atención al cliente dedicado que funcione como soporte profesional para generar confianza, ofreciendo soluciones fluidas a cualquier duda o pregunta. Al aprovechar el poder de la tecnología e invertir en ella en este aspecto, desplegando un canal de comunicación entre empleado y empresa, se obtienen muchos beneficios respecto a la gestión del tiempo administrativo y sus costes asociados. En muchas ocasiones, está constatado que se dedica gran parte del tiempo a gestionar y responder las mismas dudas de forma reiterada, que fácilmente se podrían solucionar de forma masiva a través de una conversión automática. Tener acceso a una fuente de ayuda fiable y receptiva hace que sea mucho más fácil para los trabajadores conectar con los expertos adecuados al alcance de su mano y obtener una respuesta eficaz a sus preguntas, lo que contribuye a crear una experiencia de empleado mejorada.

Herramientas que hacen más fácil la labor de Comunicación Interna en la empresa

Permitir a los diferentes equipos de trabajo mantenerse conectados y comunicarse de forma rápida y eficaz con la empresa, independientemente de dónde se encuentren, debe ser uno de los objetivos principales dentro de la Comunicación Interna de la empresa. Si además sumamos el entorno remoto actual, donde muchas empresas han pasado a permitir formatos híbridos de teletrabajo y trabajo presencial, resulta imprescindible contar con un sistema fiable de Comunicación Interna.

Para ello, hay diferentes herramientas que, dependiendo del grado de madurez de la empresa y su objetivo, facilitan el trabajo diario de la Comunicación Interna en la empresa.

El primer bloque de herramientas que queremos destacar son las soluciones más tradicionales, como pueden ser el email, los boletines, revistas y newsletters internos, las intranets y el tablón de anuncios, ya sea físico o digital. Todas estas herramientas han tenido su auge dentro de la empresa, y algunas de ellas ya han caído en desuso, dando paso a su versión digital u otras soluciones más innovadoras. No obstante, muchas empresas siguen contando con ellas para dinamizar la Comunicación Interna, aunque en muchas ocasiones no son las más adecuadas.

Dentro del segundo bloque, podemos destacar las herramientas más digitales, que se han hecho un hueco en las empresas con el objetivo de acercar los equipos y establecer conexiones más ágiles y basadas en el diálogo. Aquí podemos encontrar las plataformas colaborativas, las redes sociales internas o las apps para empleados de Comunicación Interna. Estas herramientas buscan por lo general una conexión más profunda e interactiva entre la empresa y los empleados. En concreto, las aplicaciones para empleados móviles tienen varias ventajas: permiten conectar con los trabajadores estén donde estén, con acceso óptimo a toda la información de la empresa, promoviendo la Comunicación Interna y mejorando la Experiencia de Empleado en la misma. Además, es una solución ideal para organizaciones que cuentan con empleados deslocalizados o sin acceso a sistemas corporativos.

Inversión en Comunicación Interna, ¿qué herramienta escoger?

Tal y como hablábamos en el artículo de tendencias y retos de 2023 en el ámbito de la Comunicación Interna, existen múltiples herramientas y tecnologías innovadoras que comienzan a aplicarse con éxito en este entorno. Y es que invertir en herramientas de Comunicación Interna es esencial para las organizaciones que quieren seguir siendo ágiles y competitivas. Al invertir en soluciones de alta calidad, las organizaciones pueden garantizar que los equipos estén conectados y tengan acceso a los recursos y la información que necesitan en todo momento. Pero ahora bien, ¿qué tipo de tecnología es la adecuada para poder apoyar la comunicación en mi empresa?

Cada empresa tiene sus necesidades particulares, por lo que lo ideal es hacer un estudio previo sobre ellas, de cara a dictaminar la mejor solución y aprovechar al máximo las soluciones tecnológicas que existen en el mercado. En concreto, invertir en herramientas eficaces como una app de Comunicación Interna para las empresas ofrecen la posibilidad de difundir el contenido corporativo a los empleados de la manera más sencilla: a través del smartphone. Dialenga permite, además, adaptar este contenido a los distintos grupos de la organización, segmentando noticias y encuestas para maximizar la claridad y la relevancia. Una plataforma completa donde además de las funcionalidades propias de Comunicación Interna, también tienen cabida otras más enfocadas a procesos de RRHH, como podría ser la gestión de vacaciones y ausencias y la distribución de las nóminas, además de otras muchas características.