Nuevo año, nuevos objetivos, nuevo plan de Comunicación Interna en tu organización

El rol de la Comunicación Interna dentro de la Experiencia del Empleado

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la Comunicación Interna forma una parte fundamental de la Experiencia del Empleado en una organización, por lo que son cada vez más los que, al iniciar el año, se trazan como objetivo implementar un plan de comunicación o mejorar el existente.

Algunas de estas organizaciones cuentan con perfiles especializados y formados para realizar esta tarea. En otras, por el contrario, el rol lo asumen perfiles más afines a la Experiencia del Empleado, como pueden ser los roles de Recursos Humanos o Marketing, pero no necesariamente formados para poder llevar adelante un plan de comunicación interna sin asistencia externa.

Ahora, no importa si tienes un perfil especializado o si llevas adelante este rol con algo de inexperiencia; todos nos hemos encontrado en ese momento en que nos sentimos con necesidad de una guía en el tema. A eso hemos venido hoy, a intentar arrojar un poco de luz sobre un proceso esencial al que nos enfrentamos cuando de estrategia de Comunicación Interna se trata.

Trazando el plan de Comunicación Interna

A continuación analizamos los cinco pasos fundamentales de este proceso, a través de los cuales podrás conocer las nociones básicas e iniciar tu estrategia de Comunicación Interna para tu organización. ¡Vamos!

🔎 Análisis de situación

Ya sea porque no hay un plan de comunicación en marcha y se desea iniciar con uno,  así como en los casos donde la estrategia de comunicación actual no cumple con las expectativas, es necesario tener claro el estado de situación inicial para crear un plan que luego se pueda llevar a cabo con éxito.

No solo se debe conocer las acciones llevadas a cabo hasta el momento, sino también conocer el contexto que atraviesa la compañía, la cultura de la organización, la necesidad de información de los trabajadores y la relación entre las dos partes (trabajador-empresa) que lleva gestándose hasta la fecha. Todo esto te permitirá darle un doble clic a los objetivos que luego establecerás, y que serán el faro que guíe tu camino durante todo el año.

📊 Definición de los objetivos a alcanzar

Durante este paso deben establecerse los diferentes objetivos que se pretenden alcanzar con la realización de este plan. Los objetivos deben corresponderse con los puntos de mejora que se han detectado durante el análisis de situación, alineado con el plan estratégico general de la compañía.

Ayuda mucho en este proceso comenzar definiendo los objetivos más lejanos y generales -largo plazo-, para pasar a los objetivos más específicos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos generales (de mediano y corto plazo).

📝 Recursos disponibles y definición de la estrategia

Este paso te encontrarás poniendo manos a la obra. Se busca identificar y poner en tareas específicas todas aquellas acciones requeridas para alcanzar los objetivos de mediano y corto plazo. Algunos de los puntos críticos que debes establecer en esta instancia son:

Temáticas de los mensajes a transmitir: Esto es el elemento central de toda la estrategia y se apoya directamente en las observaciones iniciales, donde se indagó sobre las necesidades de información de los trabajadores. También se debe definir si se abordarán temáticas de eventos estacionales como Festividades nacionales, aniversarios corporativos, cumpleaños de los trabajadores, etc.

Recursos: Elegir el medio de comunicación más apropiado, conocer los roles que asumirán la responsabilidad de generar el contenido y si la compañía cuenta con una línea editorial que determine el formato de comunicación.

Frecuencia de publicación: Estará limitado tanto por las temáticas a abordar como por los recursos disponibles en la organización. Recuerda siempre ofrecer contenido de calidad y que esté alineado con los intereses de los trabajadores. Será preferible generar contenido más espaciado en el tiempo y aprovechando al máximo la segmentación; de esta forma la comunicación no solo será mejor recibida sino que tendrá un mayor impacto.

✅ Ejecución de la estrategia

¡Es hora de poner en marcha el plan e iniciar la publicación del contenido! La dinámica de la ejecución del plan cambia significativamente cuando las responsabilidades de la creación y publicación del contenido no recaen en las manos de una única persona, teniendo que convivir diferentes estilos de comunicación y temáticas. En todos los casos, es importante contar con un calendario editorial o calendario de acciones, donde se plasmarán y planificarán en detalle todos los contenidos a publicar.

Te dejo algunas sugerencias de herramientas que te serán de utilidad para elaborar tu calendario editorial:

• AirTable: Con su versión gratuita te permite importar información desde ficheros CSV o Excel, y cuenta con múltiples plantillas prediseñadas editables para cientos de tipos de proyecto, incluyendo una especialmente dedicada a la comunicación interna. Esta herramienta tiene opción colaborativa, por lo que es ideal en los casos donde varias personas intervengan en el proceso.
• Excel y Google Sheets: El ya conocido Excel, y Sheets -su equivalente en la suite de Google- siguen siendo herramientas sumamente útiles para estas tareas, principalmente debido a su gran capacidad de adaptación. Con ellas puedes crear un calendario a medida, sin quedar sujeto a los campos propuestos por las plantillas, aunque también es posible conseguir muy fácilmente modelos de calendario que puedes ajustar a tus necesidades.

📈 Monitorización y evaluación

A menudo sucede que la instancia de análisis se relega para el final del año e incluso hay ocasiones en las que la vorágine del año provoca que este punto sea olvidado. También puede suceder que no todos los medios de comunicación sean susceptibles de medición, de forma que se pierde la capacidad de analizar la evolución en términos de los objetivos propuestos al inicio del año, limitando la capacidad de aplicar correcciones a lo largo del camino.

Idealmente la evaluación y monitorización del plan de comunicación debe ser constante, abriendo canales que permitan al colaborador hacer llegar su feedback y estando continuamente escuchando lo que estos nos transmiten.

Para concluir, el proceso de planificación e implementación de una estrategia de Comunicación Interna puede ayudar a las organizaciones hacer una retrospectiva sobre su propia cultura, a conocer en profundidad a sus colaboradores y a generar una relación más cercana entre ambos. Una buena estrategia de comunicación potencia los esfuerzos realizados por otras áreas para lograr una Experiencia del Empleado sólida, aumentando la satisfacción y el compromiso de los trabajadores.