Descubre cómo la firma electrónica facilita la gestión de documentos entre empresa y empleado
Las compañías que busquen liderar el entorno de gestión del capital humano, necesitan cubrir la brecha entre las nuevas necesidades de las personas y la implementación de nuevas herramientas, que optimicen la manera de operar y mejoren la experiencia de sus empleados.
En este escenario, el uso de la firma electrónica con garantía jurídica es, en definitiva, una herramienta clave para facilitar la gestión de acuerdos.
Gestiones completamente digitales
Dialenga, la plataforma de Comunicación Interna y Experiencia de Empleado, es un producto con vida que evoluciona gracias a la investigación y el análisis del comportamiento de los usuarios que su equipo lleva a cabo de forma constante. Según cuenta Noeli Nartallo, Customer Success Specialist en Dialenga, «siempre hemos prestado mucha atención a la experiencia del usuario. La sociedad evoluciona y ello nos empuja a adaptar nuestro producto a nuevas formas de consumo digital y, una de ellas, es la firma de documentos de forma remota».
Es por ello que la solución de firma digital con garantía jurídica aparecerá en el próximo evolutivo de Dialenga, permitiendo a empleados y responsables firmar cómodamente desde su móvil o web y en menos de un minuto contratos, consentimientos, renovaciones o cualquier otro documento de empresa de una forma totalmente legal y segura.
Para poder trasladar todas las gestiones en papel al mundo digital, las compañías necesitan un entorno con la misma seguridad y garantías jurídicas que en el mundo analógico. Por eso, es importante contar con un proveedor de firma electrónica avanzada que cumpla con las directrices de la normativa española y europea vigente en materia de firma electrónica, eIDAS, así como las relativas a la protección de datos.
En Dialenga ofreceremos este entorno de confianza, para que empresas puedan relacionar todo tipo de transacciones electrónicas con absoluta validez legal.
La tramitación digital de acuerdos permite liberar a los departamentos de RR.HH. de la sobrecarga de algunas tareas como pueden ser la firma de contratos, nóminas, acuerdos de responsabilidad, acuerdos de teletrabajo, formularios de consentimiento o cualquier tipo de documentación laboral que se realice en papel.
Pero no solamente es una cuestión de ahorro en tiempo y costes para los departamentos de Recursos Humanos. El uso de la firma electrónica también nos permite cuidar mejor de nuestros empleados y mejorar su experiencia facilitandoles, por ejemplo, el proceso de incorporación a la empresa en la mayor medida. Desde Dialenga podrán agilizar todo el proceso y acelerar todo el papeleo, ya que pueden realizar este trámite desde cualquier lugar. En tiempos en los que nos vemos obligados a adaptarnos a las situaciones remotas y a un entorno 100% digital, la firma electrónica es una funcionalidad esencial para aportar inmediatez, flexibilidad y seguridad en los entornos de movilidad más exigentes, ya no es necesario enviar documentos ni desplazar al personal.
Otro impacto positivo es que nos permite reducir considerablemente el uso del papel y la tinta, reduciendo así el impacto medioambiental y los costes que suponen las impresiones, envíos, escaneos y, en definitiva, la gestión de múltiples copias de documentos en papel. De esta manera, también estamos trasladando un mensaje de innovación y sostenibilidad dentro de las empresas.
La firma electrónica es un ingrediente imprescindible para realizar el onboarding digital
La pandemia ha obligado a los equipos de Recursos Humanos a acelerar cambios que eran necesarios. El teletrabajo y la deslocalización del empleado han sido algunos de los aspectos en los que más ha impactado la nueva situación.
El onboarding digital consiste en realizar el proceso de acogida e integración de los nuevos empleados o clientes de forma 100% digital. Por tanto, no requiere la presencia física del nuevo miembro. En la mayoría de las compañías, ya se aplica con regularidad un proceso de onboarding mixto que se inicia y realiza parcialmente de forma remota (online), sin embargo, el nuevo empleado debe acudir presencialmente a alguna de las oficinas de la compañía para identificarse, firmar documentos en formato papel y recoger cierta documentación.
No obstante, la gran evolución de las herramientas de identificación y firma digital permiten a día de hoy realizar todos estos trámites de forma remota y con el mismo nivel de seguridad y validez jurídica.
Sin lugar a dudas, gracias al onboarding 100% digital las empresas han visto acelerado su crecimiento en cuanto a transformación digital se refiere, ofreciendo un servicio mucho más rápido y sencillo para lograr una buena integración de los nuevos trabajadores. El objetivo es aumentar la satisfacción del empleado en este primer contacto, así como maximizar las probabilidades de retención.
Asimismo, subrayamos que cuando digitalizamos el proceso de acogida y lo llevamos a una app, como es el caso de Dialenga, llegamos de una forma más inmediata a colectivos que tienen limitado el acceso web o no disponen de un ordenador, especialmente para los trabajadores deslocalizados fuera de oficinas.
Beneficios de la firma electrónica con Dialenga
En resumidas cuentas, la firma electrónica es otra solución eficiente que, al implementarse en Dialenga, permitirá optimizar los procesos operativos tradicionales de los departamentos de Recursos Humanos y Comunicación Interna, ya que brinda:
- Más accesibilidad: evitando el envío de documentos y los desplazamientos de los trabajadores.
- Más rapidez y eficiencia: consiguiendo que los documentos sean firmados y devueltos en cuestión de minutos, en cualquier momento, desde cualquier lugar, y en cualquier dispositivo.
- Más centralización: digitalizar y centralizar toda la documentación empresarial del empleado a través de la misma plataforma de Comunicación Interna Dialenga, protegiéndola ante posibles vulnerabilidades y eliminando espacio de los archivos físicos.
- Más sostenibilidad: reduciendo el impacto medioambiental y los costes de impresión, envío y escaneo de múltiples copias de documentos en papel.
- Más foco en el empleado: cuidando mejor a los empleados y mejorando su experiencia de usuario, adaptándonos a sus hábitos de consumo y a los entornos de movilidad más exigentes.
En definitiva, las nuevas relaciones entre empleador y empleado están evolucionando dentro de un mundo digital y tecnológico. De esta forma, Dialenga continúa en la tendencia hacia una solución interna cada vez más completa donde toda la comunicación con el empleado está centralizada y accesible estén donde estén, con el fin de impactar positivamente en su productividad y mejora laboral.
¿Quieres saber más?
Si deseas obtener información adicional sobre la funcionalidad de firma digital, estaremos más que encantados de escucharte. Puedes hacerlo a través de la nuestra web, desde nuestro canal de soporte, en el teléfono +34 911 565 926 o mediante nuestros contactos directos, si ya los tienes 
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