Estarás de acuerdo conmigo si te digo que el onboarding es uno de los procesos más importantes cuando incorporamos nuevos trabajadores en la empresa. Pero el día a día nos come muchísimo tiempo y, al final, no lo hacemos tan bien como deberíamos.
Por eso publicamos esta guía, en la que te vamos a contar todo lo que deberías saber sobre el onboarding: qué es, qué incluye, cuánto debe durar o qué tipos existen, dándote las claves en todo momento.
¿Qué es el onboarding, también conocido como proceso de incorporación?
El concepto del onboarding es bastante autoexplicativo cuando lo pasamos a su variante en castellano: “proceso de incorporación” o “proceso de bienvenida”. Pero ya sabes, muchas veces nos encantan los términos en inglés.
Como su propio nombre indica, es todo lo que implica la llegada de un nuevo trabajador, desde su bienvenida hasta la adaptación al puesto y su integración en la cultura de la empresa, y sí, es muy transversal.
El 88% de las empresas fallan en su onboarding
Y no es que lo digamos nosotros. En un estudio de Gallup se dice que sólo el 12% de los empleados considera que el proceso de onboarding de su empresa es correcto, es decir, el 88% de las veces no lo es.
Es más, si te paras a pensar, ¿cuántas veces te ocurrió que, al entrar en una empresa nueva, tuviste esa misma sensación? Seguramente, la mayoría de las veces que cambiaste de trabajo.
El proceso de onboarding es tan importante que hasta el 25% de los abandonos de trabajo suelen suceder antes de los 45 primeros días, y eso es muchísimo. En parte, es debido a que este proceso de bienvenida no se suele hacer correctamente.
Una incorporación nueva consta de tres capas
Para ir entrando en materia, cuando pienses en un proceso de onboarding, en lugar de algo etéreo, piensa en él como en tres capas diferenciadas. Las podríamos resumir en una capa administrativa, otra tecnológica y una última, quizá más importante aún, la cultural.
Cuando un trabajador entra en una empresa, hay muchísima información que tiene que asimilar y empaparse de ella antes de poder engranar correctamente con el resto de las piezas.
La capa administrativa, donde casi todas las empresas se quedan
La primera de ellas es que, al entrar un nuevo trabajador, tiene que constar en el sistema de la empresa, darle las credenciales y el equipo (tecnológico o no), y enseñarle las instalaciones del centro de trabajo, si es que lo hay.
La mayoría de las empresas terminan aquí su onboarding, ¡y es sólo el primer punto!
La capa tecnológica, la segunda de a bordo
Otra capa súper importante es, como te decimos, la tecnológica. Se refiere a tener todas las herramientas y credenciales necesarias en todas las plataformas que use la empresa.
De primeras, parece poco, pero cualquier persona de IT de tu empresa va a decirte que es justo al contrario. Cuando la empresa crece, también lo hacen las herramientas y los roles, y hay que tenerlos muy controlados.
La capa cultural, la que más se tarda en adquirir
Cuando tenemos un nuevo trabajador en la empresa, uno de los puntos más importantes es que vaya viendo cuál es la cultura y los valores de la empresa, para que pueda alinearse con ellos.
No es algo que se vaya a conseguir en una semana. Es algo que debe ser coherente a lo largo de todo el tiempo, pero que hay que tener en cuenta a la hora de definir un buen proceso de bienvenida.
¿Cuál es la diferencia entre onboarding e inducción?
Aquí tenemos un buen dilema ya que, aunque la palabra “inducción” la nombramos muy poco cuando hablamos de un proceso de bienvenida de un nuevo trabajador en la empresa, luego realmente la mayor parte de los procesos de onboarding actuales son, en realidad, procesos de inducción.
Te cuento más.
Un proceso de inducción es corto (de unas pocas horas hasta 1 semana máximo) y la comunicación sólo va de la empresa al trabajador de forma unidireccional, nada más que eso.
Sin embargo, a grandes rasgos, un proceso de onboarding dura mínimo 30 días y hay un seguimiento y un feedback bidireccional en todo momento.
Así que sí, muchas empresas están haciendo una inducción en lugar de un onboarding, ¿no crees?
¿Qué incluye un buen onboarding?
Realizar un buen onboarding no es una tarea fácil, ni mucho menos. Por eso te queremos contar, en pocas palabras, todo lo que incluye:
Lo primero: una presentación de la empresa
Puede ser en formato presentación en una sala o una visita a la empresa por todos los departamentos, secciones e instalaciones, dependiendo del tipo de trabajador y de la empresa. Es fundamental que el primer paso cuando incorporamos a un nuevo trabajador sea que conozca la empresa por dentro.
Incluso, en empresas muy grandes, se suele optar por primero hacer una presentación en sala, con un PPT hecho para ese fin, y luego terminar con una visita a las instalaciones.
Es muy importante para que el nuevo trabajador asiente lo que significa trabajar para tu empresa.
Después, entregamos las herramientas
Una vez realizada la presentación de la empresa, toca la entrega de herramientas.
Da igual si es un operario de la fábrica, en cuyo caso seguramente la cosa vaya por los EPIs, otro material de seguridad o una solución de mensajería interna para trabajadores que no tienen ordenador, como Dialenga. Si se trata de un nuevo directivo, irá más por un portátil, teléfono de empresa, etc.
Lo importante es que tengamos un hueco para hacer esa entrega, explicar al trabajador qué uso esperamos de cada herramienta y firme todos los documentos pertinentes.
Reuniones con el equipo y los líderes
El nuevo trabajador ya conoce la empresa y las herramientas a su disposición, así que ahora hay que presentarle tanto al equipo como a los líderes de la empresa y a su jefe directo.
Aquí es importante comunicarle qué funciones va a tener tanto él como sus compañeros y su jefe, para que pueda ir asentando qué esperamos de esa nueva persona.
A continuación, normalmente uno de los líderes o su jefe directo va a permanecer para el siguiente punto.
Asignación de un mentor
Cada nueva persona en la empresa necesita un mentor, es decir, una figura de confianza que va a estar pendiente de él y que va a acompañarle durante el proceso, tanto resolviendo sus dudas como previendo distintas situaciones.
Por eso la figura del mentor es tan importante y, aunque normalmente es su jefe directo, también puede ser un compañero más experimentado que ya ha ejercido esas funciones.
Te toca ser un poco creativo para elegir al mejor en cada caso.
¿Qué rol esperas de ese nuevo trabajador?
Debemos comunicar de la forma más comprensible posible cuál queremos que sea el rol del nuevo empleado, y que tanto la empresa como el propio trabajador lo sepan.
Esto va a hacer que montemos un plan de capacitación inicial que, aunque va a tener muchos puntos en común entre diferentes perfiles, también va a tener algunos otros específicos para cada puesto o incluso para cada persona.
Es el momento ideal para comunicar qué esperamos de él al nuevo trabajador y que fijemos los KPIs.
Acompañamiento y seguimiento durante todo el proceso
Como ves, un buen onboarding es algo complicado de realizar pero, si haces rodar el proceso, va a hacer que la productividad y la fidelización de talento mejoren muchísimo.
Para ello, otro punto clave es acompañar. Gracias a la figura del mentor y a la de Recursos Humanos de la empresa durante todo el proceso, esta nueva alta estará lo más cómoda posible durante estas semanas.
¿Cuánto dura un proceso normal de onboarding?
Hablando de generalidades, un proceso de onboarding no suele durar menos de 30 días y es raro que vaya más allá de los 90, así que entre 1 y 3 meses sería una duración correcta.
Algo que puede ayudarte a mejorar este proceso es pensar qué sería para la empresa un éxito que el trabajador realizará al día, a la semana, al mes y a los 3 meses de comenzar en la empresa.
¿Cómo se hace un buen onboarding?
Ya sabemos todo lo que debemos realizar como empresa para hacer un buen onboarding. Ahora vamos a darte algunas claves importantes.
El onboarding comienza mucho años antes de que llegue el empleado
Idealmente, antes de comenzar con la fase de entrevistas, debemos tener el proceso de onboarding listo, con los objetivos planteados y con todas las piezas de este puzzle. Tendremos que tener los mentores asignados y el propio departamento de Recursos Humanos listos para operar.
Esto va a hacer que el proceso sea muchísimo más rápido y fluido, ya verás.
La asignación de tareas es clave
Otro punto que se suele realizar una vez tienes todo el plan diseñado es asignar todas las tareas a los perfiles que las van a realizar y los tiempos objetivos.
Una tarea sin un responsable siempre da problemas, y es algo que debemos evitar.
La documentación, centralizada
Entre presentaciones, herramientas, permisos y documentos de feedback vas a tener mucha documentación, sin contar los diversos cursos y formaciones que tengas por el camino.
Por ello, lo mejor es centralizar toda la documentación sobre el onboarding que tengas y otorgar los permisos adecuados para que cada documento lo vea quien tiene que verlo.
No lo dejes para el final, tiene que estar listo antes de empezar.
El pack de bienvenida siempre es una buena opción
Desde hace años se han popularizado los packs de bienvenida para nuevos trabajadores y, la verdad es que suele ser un buen aliciente y muy pocas veces falla.
Así que, siempre que sea posible, está muy bien que puedas tener un pack de bienvenida preparado con antelación para el nuevo perfil.
¿Quién participa en el proceso de bienvenida dentro de la empresa?
En este punto, lo primero que tenemos que contarte es que hay que adecuarlo a cada empresa, a cada puesto de trabajo y a cada momento, pero suele haber dos perfiles que participan y están involucrados desde el inicio.
Hablamos de Recursos humanos y del departamento de IT, además de los jefes directos y los compañeros del departamento de la persona que se vaya a incorporar.
Recursos Humanos es la clave del onboarding
Sea como sea, este proceso de bienvenida siempre se debe pilotar desde Recursos Humanos, aunque luego cada departamento tenga su hueco y su importancia.
Sin este pilotaje desde arriba por el área de personas, el onboarding no va a estar normalizado ni va a tener una visión global. Esto va a hacer que el proceso no sea todo lo fino que debería o, directamente, fracase.
Por ello, es fundamental tanto la implicación del departamento de Recursos Humanos como tener en cuenta la gran responsabilidad que es tener algo así entre manos.
¿Qué tipos de onboarding existen?
Sí, aunque sea sorprendente existen, como mínimo, 3 tipos de onboarding distintos de los que te queremos dar unas pinceladas:
- Estándar: Es lo que todos tenemos como onboarding en una empresa tradicional. Se realiza en el puesto de trabajo y en las oficinas centrales y tiene un modelo lineal.
- Digital: Para puestos con teletrabajo suele ser la forma. Hay mucha información disponible en la red y reuniones con videollamadas o por teléfono. También suele ser un modelo muy extendido para profesionales que trabajan fuera de las instalaciones, como el equipo comercial.
- Preventivo: Aunque no es lo más común, en algunos puestos, normalmente de la alta dirección, el onboarding puede comenzar antes de la incorporación en la empresa. Tiene unos canales distintos por la disponibilidad y la confidencialidad antes de tener una relación empresarial.
Por qué es tan importante un proceso de bienvenida
A nivel empresa, un buen onboarding mejora muchísimos aspectos. Te queremos dar las cuatro claves que son más importantes, para que puedas tenerlas en cuenta.
La primera: reduce la rotación de personal
Si tuviéramos que quedarnos con sólo uno de los beneficios por los que debes invertir tiempo en tener un proceso de bienvenida perfecto en tu empresa es porque reduces que el personal se marche antes de tiempo.
Y, no solo eso: las empresas con un buen onboarding tienen una tasa de fidelización de talento hasta un 50% mejor a las que no la tienen.
Quizá te parezca poca cosa pero, ¿cuánto tiempo se tarda desde que la empresa tiene una necesidad hasta que un trabajador es funcional, operativo y productivo al 100%?
Cada vez que un trabajador se va de tu empresa, el proceso se inicia y todo ese tiempo es dinero que pierde tu empresa.
Acelera la productividad hasta un 70%
Otro punto súper importante es que, al tener un buen onboarding, la productividad de ese nuevo trabajador va a ser hasta un 70% mejor que si no lo tuvieras, según un estudio de Glassdoor.
Es decir, un buen proceso de bienvenida te está ahorrando mucho tiempo para alcanzar un 100% de productividad, y eso es justo lo que necesitas.
Refuerza tu marca tanto dentro como fuera
Un buen onboarding es de las pocas cosas que traspasa las fronteras de tu empresa, porque es algo tan raro (recuerda la estadística del 88%) que los trabajadores van a hablar muy bien de tu empresa a sus amigos y familiares.
Y eso vale oro.
Vale oro porque es un feedback muy positivo y real sobre tu marca, y ese mensaje va a ir permeando para que te vean como una empresa que merece la pena, beneficiándote en todo el proceso.
Mejora, muchísimo, el clima laboral
Una de las cosas más complicadas de conseguir es un buen clima laboral en una empresa porque, a fin de cuentas, muchas personas trabajando juntas y que se lleven bien es algo que no se consigue así como así.
El caso es que, con un buen onboarding, vas a conseguir que los compañeros empaticen más entre sí, se conozcan, se tengan en cuenta, y eso va a allanar mucho el camino.
Las principales quejas de un proceso de bienvenida
Dijimos varias veces durante esta guía que sólo el 12% de los empleados declara que su empresa les hizo un buen onboarding. Pero, ¿cuáles son las principales quejas de los empleados?
Esto te va a ayudar a dirigir el foco a lo importante, y se dividen normalmente en tres grandes grupos:
- La falta de información suele ser la primera queja, y esto, además de un problema de onboarding, también lo es en la inducción. Oor eso, antes de empezar un proceso, debes tener listo todo lo que se necesita.
- La falta de presentación. Es decir, la empresa no suele presentarse ni a sí misma, ni a los compañeros, ni las funciones ni nada parecido, y claro, así lo normal es sentirse perdido durante semanas.
- La falta de seguimiento sería el tercer pilar. Hay empresas que presentan la información y lo hacen todo bien, pero se olvidan de dar un seguimiento a la nueva incorporación. Esto provoca una sensación de que, realmente, ese trabajador no importa tanto como dicen, provocando desilusión y desconfianza.
Como ves, el buen onboarding es todo un arte
Sí, una empresa que haga un buen onboarding a sus empleados es lo más parecido a una obra de arte, y va a hacer que su productividad suba varios órdenes de magnitud. Por ello, aunque sea complicado, debemos intentar que el proceso de bienvenida en la empresa sea excelente.
