Cómo mejorar la comunicación en equipos remotos

Si bien es una forma de trabajo que se viene desempeñando desde hace muchos años, especialmente en ciertas profesiones, el trabajo remoto ha pasado de convertirse en una solución puntual a una forma habitual de trabajo en muchas empresas.

Entre sus ventajas nos encontramos con un mayor acceso al talento, más flexibilidad o la conciliación que buscan muchos trabajadores. Sin embargo, plantea dos retos esenciales para las empresas; las dudas de si los trabajadores rendirán lo suficiente y cómo mantener una comunicación interna eficaz. A continuación, te contamos cómo mejorar la comunicación en equipos remotos para no limitar a tu compañía.

Por qué la comunicación en equipos remotos suele fallar

Si bien el teletrabajo y trabajo fuera de la oficina cuentan con muchas ventajas para empresas y trabajadores, en numerosas ocasiones uno de los principales retos es la falta de comunicación o su fallo en este apartado. Pueden crearse malentendidos, pérdida de información, menos compromiso, duplicidad de tareas, trabajos sin hacer y otras situaciones.

Una de las principales razones es no saber cómo comunicarse con los equipos remotos ante la ausencia de contacto presencial. Se eliminan muchas interacciones espontáneas que permitían coordinar tareas y resolver dudas rápidas. Por otro lado, en muchas ocasiones puede fallar a causa de la diferencia horaria, falta de protocolos de trabajo o contar con muchas herramientas sin tener claro cuál usar.

Las principales causas de los fallos de comunicación en equipos remotos son:

• No contar con un canal principal de comunicación o tener muchos canales que dispersan la información
• No utilizar el canal adecuado para la comunicación empresarial
• Falta de seguimiento de los mensajes y la comunicación
• Crear muchas reuniones innecesarias o no fomentar reuniones empresariales
• No contar con un plan empresarial de comunicación y no formar a los empleados en él
• Pensar que la comunicación no es tan importante

Qué necesita un equipo remoto para comunicarse bien

Una buena comunicación no depende solo de contar con un canal de comunicación adecuado, sino que también es necesario contar con una cultura basada en la transparencia, normas compartidas y un seguimiento frecuente de que todo funciona adecuadamente.

Para una mejor comunicación en equipos remotos se requiere:

• Unas normas, protocolos, objetivos y responsabilidades claros y conocidos por todos
• Espacios para el feedback, resolución de dudas, quejas y demás
• Herramientas sencillas y accesibles en cualquier momento y lugar
• Autonomía y confianza
• Seguimiento de la comunicación interna y búsqueda de formas de mejora

En qué se diferencia la comunicación interna en equipos remotos y la comunicación presencial

Las formas de trabajar no es la misma y tampoco lo es la comunicación. En la oficina, hay mucha información informal y conversaciones más espontáneas. Los trabajadores ven más sencillo resolver dudas o fomentar reuniones.

Sin embargo, en equipos remotos la comunicación no es tan informal, es más intencional y no es ni tan constante ni inmediata. Las decisiones se documentan, los mensajes quedan registrados y es más necesario que nunca el feedback y definir los procesos para asegurarse de que llega la información.

No hay una comunicación presencial en los equipos remotos, por lo que se requiere una mayor planificación, canales accesibles que permitan recibir la información en el momento adecuado y mayor organización.

Cómo mejorar la comunicación interna en equipos remotos

Según un estudio de Prieto Lozano, Iniesta-Alemán y Conde Casado, la comunicación interna desempeña un papel esencial en el éxito del teletrabajo, ya que influye directamente en la productividad, la coordinación y el compromiso de los empleados.

Sabiendo que hay diferentes formas de comunicación y cada una de ellas requiere seguir ciertas pautas para la máxima eficacia, te damos algunos consejos para mejorar la comunicación interna en tu empresa cuando tienes trabajadores remotos, empleados que teletrabajan o que viajan constantemente, tanto si es en el mismo país como si manejan diferentes horarios.

Define canales claros para cada tipo de mensaje

Los canales de comunicación son claves en el trabajo remoto. No se trata de usar muchos, sino de utilizarlos de forma adecuada y contar con una herramienta esencial que responda a todas las necesidades de la empresa. Hay que conocer qué utilizar para cada asunto. Por ejemplo, los chats o mensajería instantánea para las consultas rápidas, las videollamadas o llamadas para temas más complejos o que requieren una mayor inmediatez, email para ciertas comunicaciones…

Una misma herramienta, como una app de comunicación empresarial, puede tenerlo todo siempre sabiendo qué función utilizar. También se puede complementar con otras en algunas opciones.

Evita que todo dependa de reuniones

No todo depende de reuniones continuas, ya que en muchas ocasiones son innecesarias, pudiendo crear la sensación de perder el tiempo, ser agotador e improductivo. Antes de convocar una reunión asegúrate si es necesaria, piensa en el objetivo y si se puede resolver de otra forma.

Las reuniones deben celebrarse solo cuando aporten valor, con una duración limitada y objetivos claramente definidos.

Usa la comunicación asíncrona para no interrumpir constantemente

La comunicación asíncrona permite que cada trabajador responda cuando su trabajo lo permita, sin interrupciones y necesidad de estar disponible en todo momento. Esto hace que se concentre mejor, reduce sensación de urgencia permanente y mejora la productividad.

Para ello, es necesario contar con alguna herramienta que permita a los trabajadores recibir las comunicaciones desde el móvil u ordenador, con avisos de llegada de los mensajes para que cada profesional pueda revisarlos dentro de los tiempos establecidos por el equipo.

Centraliza la información importante

Si bien puedes contar con varias herramientas para comunicarte con tus empleados, no es bueno que la información esté dispersa entre emails, chats y demás canales.

Es clave contar con una app de comunicación interna que te permita centralizar la información importante, llevar un registro y seguimiento. Esto permite ahorrar tiempo y mejorar la comunicación interna asegurándose de que todos accedan a la información que tengan que recibir.

Asegúrate de que todos los empleados reciben los comunicados

La trazabilidad de los mensajes es esencial para una comunicación eficiente, por eso debes asegurarte en todo momento de que los trabajadores reciben los comunicados o mensajes.

Esto puedes hacerlo con una herramienta que te permita conocer quién recibe los mensajes, en qué momento y si alguien no está accediendo a ellos.

Herramientas y aplicaciones para equipos remotos

Hay muchas herramientas que facilitan el trabajo remoto en lo que se refiere a la comunicación interna y organización del trabajo.

Plataformas de mensajería empresarial

Son herramientas que mejoran la comunicación más inmediata y resolver dudas rápidas como Slack. WhatsApp Business y otras. Son necesarias para ciertos mensajes que buscan un feedback más inmediato.

Apps de comunicación interna

Una app de comunicación interna como Dialenga cuenta con muchas herramientas para facilitar la comunicación con los trabajadores aunque sea en remoto. Tiene funciones como chats, canales de denuncias y todo lo necesario para que los mensajes lleguen a las personas adecuadas.

Herramientas para reuniones y videollamadas

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y otras herramientas de videollamadas te permiten comunicarte con los trabajadores de una forma más directa y parecida a la presencial. Facilita los mensajes en tiempo real, con audio, imagen, capturas de pantalla y otras herramientas.

Software de gestión de proyectos

Cada vez más empresas recurren a herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana, Monday o Jira para organizar el trabajo y que quede nada por hacer. Estas soluciones permiten controlar plazos, asignar responsabilidades y conocer cómo va el proyecto o trabajo en todo momento.

Espacios compartidos para documentos y recursos internos

Estos espacios permiten que los trabajadores tengan la información actualizada, cuenten con los recursos adecuados en todo momento y puedan acceder a la información que requieran cuando la necesiten.

Errores habituales al gestionar la comunicación efectiva en equipos remotos

Entre los principales errores que comenten las empresas a la hora de gestionar la comunicación en equipos remotos y con teletrabajadores, destacamos los siguientes:

• Depender demasiado de los emails y herramientas que no permiten llevar un control de información
• No contar con un canal de comunicación adecuado
• Comunicarse solo cuando hay problemas
• No organizar reuniones o hacer más de las necesarias
• No documentar decisiones importantes
• Saturar a los trabajadores con muchos mensajes o comunicaciones innecesarias
• No recoger feedback ni facilitar canales de denuncia
• Esperar disponibilidad inmediata o a cualquier hora

Conclusión

La comunicación es una de las claves del éxito de cualquier negocio e imprescindible cuando se trabaja con equipos remotos, por eso es necesario conocer cómo hacerla efectiva. Se deben establecer procesos claros, fomentar la transparencia y contar con los canales adecuados para que los trabajadores reciban la información justo cuando la necesitan.

Las empresas que invierten en mejorar la comunicación interna no solo acceden a mejores talentos y consiguen un mayor compromiso de sus trabajadores, sino que logran un mayor rendimiento empresarial, favorecen la comunicación y consiguen un mejor clima laboral. Por eso, contar con una herramienta como Dialenga, que facilita al máximo la comunicación interna es todo un acierto.