El pasado miércoles, Dialenga tuvo el placer de participar en un webinar organizado junto a nuestros compañeros de Hrider, en el que abordamos uno de los temas que más interés despierta hoy en día dentro del ámbito de los RRHH: el clima laboral. Bajo el título “Medimos el clima laboral… ¿y ahora qué?”, la sesión reunió a profesionales de diferentes países para reflexionar y abrir nuevas líneas de actuación en la mejora del entorno de trabajo.
Durante la sesión, Natalia Delgado, Marketing Manager de Dialenga, y Dalia, Talent Manager en Hrider, compartieron ideas y consejos prácticos para aquellas organizaciones que buscan construir culturas más transparentes, colaborativas y humanas. Una conversación muy interesante y útil que conectó con decenas de asistentes de España y Latinoamérica.
Empezando por el principio: las etapas de la encuesta de clima laboral
Como comentaba Dalia al inicio, “cuando escuchamos la palabra clima siempre pensamos de inmediato en el cuestionario: cuántas preguntas hago, cómo voy a diseñar la encuesta… Nos centramos tanto en esa parte que dejamos de tener una visión holística de todo el proceso”. Por eso es tan importante recordar las etapas del proceso de medición del clima laboral.
Etapa 1: Planeación y diseño de la encuesta
El primer paso para abordar el clima laboral en una organización es una correcta planeación y diseño de la encuesta. Esta fase inicial es clave, ya que sienta las bases de todo el proceso posterior y garantiza que las decisiones que se tomen estén realmente alineadas con las necesidades reales del equipo.
Todo comienza con la definición clara de los objetivos: ¿Qué se quiere medir? ¿Qué aspectos se desean explorar? Para ello, es necesario reflexionar internamente sobre los principales retos que enfrenta la organización. Algunas preguntas útiles en esta fase podrían ser: ¿Estamos teniendo dificultades para captar talento? ¿Hay una alta rotación? ¿Cuánto tiempo permanecen los empleados en la empresa?
Una vez definidos los objetivos, se pasa a pensar en el enfoque y la metodología. Aquí se toman decisiones sobre el tipo de preguntas, el tono del cuestionario y, muy importante, el diseño de las escalas de respuesta. Como nos cuenta Dalia, podemos utilizar una escala tipo Likert (de tres, cinco o más niveles) o incorporar indicadores como el Net Promoter Score (NPS), que permite saber cuántos empleados recomendarían la empresa como un buen lugar para trabajar.
Otro punto clave en esta etapa es la segmentación de los participantes. Es fundamental definir cómo se agruparán los resultados, ya sea por niveles jerárquicos, por áreas funcionales o por ubicaciones geográficas. Esto permite un análisis más fino y relevante de la información.
Además, se debe ser muy cuidadoso en el diseño para evitar generar expectativas que no se van a poder cumplir, especialmente en aspectos que quizá no puedan modificarse en el corto plazo, como condiciones físicas o infraestructura. Además, debemos garantizar el anonimato y generar confianza para que los empleados nos cuenten que piensan realmente.
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Etapa 2: Aplicación y recopilación de datos
Una vez diseñada la encuesta, es momento de enfocarse en su aplicación. Esta etapa requiere una planificación detallada para asegurar que la encuesta llegue efectivamente a todos los colaboradores y que los resultados obtenidos sean representativos y confiables.
Lo primero es definir los canales de distribución según el tipo de organización. En ambientes corporativos, enviar un correo puede ser suficiente. Sin embargo, en otros entornos donde no todos los colaboradores tienen acceso al correo electrónico o a dispositivos digitales, se deben contemplar otras vías, como la App de Comunicación Interna de Dialenga.
También se debe establecer con claridad el plazo de aplicación. Es importante definir cuántos días estará disponible la encuesta y elegir estratégicamente el momento del año en que se lanzará. Fechas cercanas a vacaciones, como Navidad o Semana Santa, pueden afectar negativamente la participación, por lo que conviene evitarlas.
Otro aspecto clave es definir el tamaño de la muestra. En empresas pequeñas, lo ideal es que participe el 100% del equipo. En organizaciones más grandes, puede seleccionarse una muestra representativa, pero siempre se debe fijar una meta interna de participación mínima para que los datos sean válidos y útiles.
Una parte fundamental del éxito está en las estrategias de comunicación. Es importante que todos entiendan qué es una encuesta de clima y por qué se está realizando. Finalmente, hay que planificar bien los recordatorios.
Etapa 3: Análisis de resultados
Una vez finalizada la aplicación de la encuesta, llega el momento crucial: analizar los resultados. Esta etapa puede resultar abrumadora, especialmente si nos enfrentamos a hojas de cálculo extensas y complejas. Pero el verdadero reto aparece cuando se trata de analizar datos cualitativos, especialmente las respuestas a preguntas abiertas. Aunque estas pueden ofrecer una riqueza de información muy valiosa, también generan incertidumbre. Es normal preguntarse si vale la pena incluir este tipo de preguntas, pero existen herramientas y metodologías para hacer más eficiente ese análisis.
Es fundamental considerar:
- Comparaciones, como resultados históricos o benchmarks del sector.
- Identificación de patrones, tanto en fortalezas organizacionales como en áreas de mejora.
- Segmentación de las respuestas: analizar los datos por departamento, antigüedad, nivel de liderazgo u otras variables relevantes ayuda a obtener insights más profundos y específicos.
Por último, es clave adaptar la presentación de resultados al público que los recibirá. El enfoque, el nivel de detalle y el lenguaje deben ajustarse para que cada audiencia pueda comprender los hallazgos y, sobre todo, tomar decisiones a partir de ellos.
Etapa 4: Comunicación de resultados
De nada sirve hacer un análisis profundo si los hallazgos no se comparten de manera clara, oportuna y adaptada al público correcto. Es importante tener en cuenta que no todos los públicos esperan lo mismo.
Por eso, debemos definir bien qué tipo de comunicación usaremos para cada audiencia:
- Para la alta dirección: informes ejecutivos con datos clave y propuestas de acción claras.
- Para los equipos: campañas de Comunicación Interna que traduzcan los resultados en mensajes comprensibles y transparentes.
Algunas buenas prácticas incluyen:
- Ser transparentes sobre lo que se encontró, lo que se va a hacer y en qué plazos.
- Establecer compromisos claros de acción con fechas y responsables.
- Utilizar dashboards internos que permitan un seguimiento continuo.
- Generar espacios de retroalimentación, como sesiones con líderes o foros abiertos.
Etapa 5: Implementación de acciones
Una vez comunicados los resultados, llega el momento clave: pasar a la acción. Pero ¿por dónde empezar? Aquí es donde entra en juego una recomendación de oro de Dalia: priorizar las acciones a implementar.
No todas las mejoras requieren el mismo nivel de análisis, inversión o tiempo. Por eso es fundamental identificar los llamados «quick wins»: acciones sencillas, de impacto directo y rápida ejecución. Este tipo de mejoras puede generar un efecto positivo inmediato en la percepción de los empleados y ayudar a generar un clima de confianza.
Otro paso fundamental es definir responsables. La mejora del clima laboral no puede recaer exclusivamente en el área de RRHH. Se trata de un esfuerzo conjunto, en el que deben estar involucrados todos los niveles de la organización, especialmente los líderes de equipo y managers.
Involucrar a las áreas desde el inicio del proceso, asignar responsables claros y fomentar la corresponsabilidad, es clave para que las acciones no queden solo en buenas intenciones y realmente se traduzcan en mejoras sostenibles para el clima laboral.
Etapa 6: Medición y seguimiento
Después de todo el esfuerzo invertido, llega una pregunta: ¿cómo saber si el clima realmente está mejorando? Y aún más importante, ¿cómo ganarme y sostener la confianza tanto de los colaboradores como de la dirección?
La respuesta está en una palabra: seguimiento. Hacer seguimiento implica revisar continuamente el estado de las acciones planteadas en el plan de mejora:
- ¿Qué acciones ya se implementaron?
- ¿Cuáles siguen pendientes?
- ¿Por qué no se han ejecutado aún? (presupuesto, cambios organizativos, falta de seguimiento, etc.)
Esta supervisión debe ir acompañada de una medición sistemática. Llevar un histórico de datos permite ver la evolución de los indicadores de clima, ya sea anual, semestral o trimestralmente. Así se puede comparar si el índice de satisfacción está mejorando y justificar con evidencia los avances conseguidos.
Pero además de medir, es fundamental comunicar. Si una acción se ha puesto en marcha gracias a los resultados de una encuesta de clima, hay que hacerlo saber. No basta con actuar: hay que contarlo. Y contarlo con fuerza.
Hay que anunciarlo con claridad: «Esto lo hicimos porque tú lo pediste. Esta mejora es resultado directo de tu opinión.»
El resultado final es mayor confianza, más datos y una organización más comprometida con su gente.
Escuchar, comunicar y actuar: pilares para un buen clima laboral
A lo largo del encuentro se insistió en que el clima laboral no es algo estático, sino el resultado de una suma de percepciones, emociones y experiencias que se construyen cada día. En ese sentido, la Comunicación Interna juega un papel determinante: puede ser el motor que impulse una cultura de confianza… o el freno que limite su desarrollo.
Uno de los principales puntos tratados fue la importancia de llevar a cabo una comunicación continua durante todo el proceso de la encuesta de clima laboral. El uso de herramientas digitales como Dialenga puede ser de gran apoyo, al igual que Hrider nos ayudará a gestionar y explotar el dato. En breves compartiremos la segunda parte de este evento, centrado en cómo podemos mejorar nuestros resultados y alcance de la encuesta de clima 😀
Hacia el final del webinar, las ponentes compartieron algunas ideas clave que resumen las mejores prácticas en este ámbito:
- Fomentar una cultura de feedback constante y bidireccional.
- Comunicar desde la empatía y no solo desde el deber.
- Utilizar herramientas digitales que faciliten la participación y escuchen a todas las voces.
- Formar a los líderes para que sean buenos comunicadores.
¡Muchas gracias por estar con nosotros en este evento tan interesante!
De verdad.
