Aunque muchas empresas ni siquiera conozcan este término, la inducción laboral es uno de los procesos más importantes dentro de la gestión del talento. Por medio de ella, tu empresa muestra a los trabajadores su cultura, normas, valores, métodos de trabajo y lo que necesitan conocer para integrarse rápidamente y con eficacia haciendo que se sientan como si pertenecieran a ella desde hace tiempo.
Es un método que acelera el rendimiento de los empleados, hace que se sientan más comprometidos, fideliza el talento y mejora el clima laboral. Por eso mismo, en este artículo te contamos qué es la inducción laboral, cómo aplicarla en tu negocio y cómo herramientas como Dialenga te pueden ayudar a facilitar el proceso.
Tanto si eres responsable de la inducción de los trabajadores, onboarding o de los Recursos Humanos en la empresa, esta información te interesa para estructurar mejor el proceso de incorporación de nuevos empleados, y reducir los errores y el tiempo invertido transmitiendo una imagen profesional de tu negocio desde el primer día.
¿Qué es exactamente la inducción laboral y por qué importa?
La inducción laboral es una fase más corta que el onboarding pero no por ello menos importante. Consiste en un conjunto de actividades pensadas para integrar a los nuevos empleados en la empresa. Su objetivo es que estos tengan la información necesaria para desempeñar su trabajo con eficacia, seguridad y motivación reduciendo la incertidumbre y creando sentido de pertenencia desde un primer momento.
Es clave porque los primeros días son imprescindibles y decisivos. Hay estudios que aseguran que los empleados que pasan por una buena fase de inducción tienen un 69% más de probabilidades de permanecer en la empresa al menos 3 años o más.
Sin embargo, una mala experiencia puede acabar suponiendo errores, desmotivación, trabajadores no comprometidos y rotación temprana. Por tanto, aplicarla no es un gasto sino una inversión. No es un mero trámite administrativo, es una apuesta por el talento.
Objetivos claros de un buen plan de inducción
Un programa de inducción efectivo para tu negocio debe cumplir los siguientes objetivos:
- Transmitir la cultura de la organización, incluso más allá de su misión, visión y valores.
- Reducir la ansiedad de los nuevos empleados indicando sus funciones, expectativas, rol, ofreciendo el directorio de empleados con personas con las que contactar, etc.
- Acelerar la productividad, haciendo que el nuevo empleado se adapte al puesto y aporte valor en menos tiempo.
- Integrar al trabajador en su equipo, hacerle sentir que pertenece a él.
- Enseñarle sus herramientas de trabajo.
- Mejorar su motivación y fortalecer el compromiso.
Cumplir estos objetivos requiere planificación, empatía y seguimiento continuo.
Etapas del proceso de inducción: desde el primer día hasta la integración
El proceso de inducción laboral es un proceso continuo que debería durar mínimo una semana y hasta alrededor de un mes. Dependerá también del puesto y de la empresa, pero es lo más habitual. A continuación, te contamos las fases por las que debe pasar para la máxima eficacia.
Recepción, firma de contrato y bienvenida
Antes de que la persona llegue a la oficina y haga su trabajo, ya empieza el proceso de inducción. El trabajador confirma cuándo empieza, tiene información básica como sus horarios, vestimenta, documentos que se necesitan y otros datos. Asimismo, tendrá asignado un mentor o persona que le acompañará en el proceso.
La clave para conseguir que la experiencia sea positiva es que se encuentre con un espacio limpio, ordenado y preparado, con una bienvenida cálida de todo el equipo que le acompañará. Debe firmar los documentos sin estrés, pudiendo hacerlo en el mismo sitio o incluso desde Dialenga en cualquier momento y lugar. Por otro lado, se le debe facilitar los materiales que necesite, herramientas, un manual corporativo o las credenciales si son necesarias.
En su primer día, es momento de que conozca las instalaciones, aunque también puede recibir una reunión virtual para que las conozca con antelación.
Formación inicial y presentación de tareas
En sus primeros días, debe conocer cuáles son sus funciones, rol y herramientas que va a usar para su trabajo. Para ello recibirá capacitaciones técnicas, puede consultar sus compañeros, reunirse con algunos e incluso recibir sesiones con su supervisor.
Lo importante es que se presenten los objetivos del puesto y cómo este afecta a toda la empresa y a sus resultados globales. De esta forma, conocerá su propósito y facilitará la alineación con la estrategia de la organización.
Seguimiento del proceso y primeros feedbacks
Pasadas dos semanas, es importante hacer al menos una revisión de progreso para ver cómo evoluciona. En ellas, el responsable de estas tareas valorará cómo se adapta, resolverá las dudas que aún le queden y conocerá sus percepciones o sugerencias de mejora.
Para que esta fase sea productiva, es necesaria la escucha activa y un buen feedback que muestre el interés por el nuevo empleado a la vez que se previenen errores futuros. En todo el proceso, la comunicación es clave.
Tipos de inducción laboral: elige la que mejor se adapte a tu empresa
Hay varios tipos de inducción laboral. Aquí te las contamos para que puedas elegir la que mejor se adapta a tu negocio, empresa o necesidad concreta. Te darás cuenta de que todas pueden ser igual de válidas bien implementadas.
Inducción general, específica, remota y ejecutiva
- Inducción general: la que se usa en todos los nuevos trabajadores. Se recogen la misión de la empresa, visión, valores, políticas internas, aspectos administrativos y demás.
- Inducción específica: es la que está enfocada en un área o puesto de trabajo. En ella se muestran las funciones, herramientas a utilizar, objetivos, rol, procedimientos y metas de cada empleado y del negocio en este puesto.
- Inducción remota: pensada para trabajadores remotos, que lo harán desde casa o en otras sedes de la empresa. Para ello es muy importante contar con plataformas digitales como Dialenga, con recursos a los que se pueda acceder fácilmente.
- Inducción ejecutiva: pensada para cargos de liderazgo o alta dirección enfocándose en la estrategia de negocio, toma de decisiones, cultura organizacional y todo lo relacionado con sus nuevas responsabilidades.
Ejemplos prácticos de inducción laboral bien hecha
Hay muchos ejemplos que nos pueden ilustrar lo importante que es una inducción laboral bien hecha. Podemos poner el ejemplo de una ficticia que te ayudará a conocer su relevancia.
Una empresa tecnológica recibe a un nuevo desarrollador de aplicaciones. Antes de empezar su actividad, recibe un email de bienvenida o un mensaje en la app de Dialenga con sus accesos, agenda y vídeo del CEO hablándole de la cultura de la empresa y agradeciendo su confianza en la compañía.
El primer día, todo el equipo hace una breve reunión virtual donde le cuentan más sobre el proyecto, le asignan a una persona que le asesorará en su primera semana. Por otro lado, hay otra sesión virtual con otras personas que acaban de llegar. Al pasar el primer mes, el responsable de Recursos Humanos le manda una encuesta de satisfacción y recordatorio de capacitaciones de acorde a su puesto.
Este es solo un ejemplo de inducción bien organizada, incluso desde la distancia y sin necesidad de tener que hacer reuniones presenciales en la oficina.
Herramientas para digitalizar y agilizar la inducción
Una de las herramientas más importantes para digitalizar y agilizar la inducción en tu empresa es Dialenga, una de las plataformas pensadas para automatizar y organizar procesos de inducción, con funciones como:
- Acceso a documentos, vídeos y formularios.
- Recogida de firma de documentos y contratos de forma segura.
- Envío automático de noticias de bienvenida.
- Seguimiento de proceso de cada empleado.
- Recordatorios de tareas y capacitaciones en cualquier momento y lugar.
- Reportes de desempeño, encuestas de satisfacción, etc.
- Directorio de empleados para ver los puestos de cada uno o como contactar con otras personas.
- Atención al empleado para resolver dudas o nuevas solicitudes.
Se acabaron los emails y las reuniones presenciales, solo una herramienta como la de Dialenga puede ayudarte en todo el proceso de inducción laboral.
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Cómo usar Dialenga para automatizar tu proceso de inducción sin perder el toque humano
Dialenga es una plataforma especializada en comunicación interna y experiencia del empleado que te permite automatizar muchos procesos relacionados con tu negocio y la comunicación. No solo está pensada para comunicarte con tus trabajadores, sino también para hacer encuestas, permitir que envíen firmas de forma segura y muchos otros usos.
Con ella, puedes hacer cosas como las que te hemos comentado anteriormente, aunque te comentamos concretamente lo que sí puede hacer con Dialenga:
- Enviar mensajes de bienvenida al equipo.
- Ofrecer la posibilidad de escribir mensajes y consultar dudas en cualquier momento.
- Subir recursos de la empresa como formaciones, vídeos de presentación y otros contenidos que pueden consultar los trabajadores en su debido momento.
- Firmar documentos y contratos de forma totalmente segura.
- Acceder a toda la información en cualquier momento y lugar, desde el ordenador o el móvil.
- Gestionar y recopilar feedback.
- Hacer cuestionarios de satisfacción laboral, comprensión de políticas internas, miniencuestas y todo lo que necesites.
- Enviar recordatorios de reuniones, formaciones u otros reminders.
- Ver los avances, hacer un seguimiento de los empleados y detectar posibles dificultades a tiempo.
Todo ello sin perder el enfoque humano. El empleado siente que la empresa le acompaña, le hace un seguimiento frecuente y siempre hay alguien asesorándolo en los primeros días hasta que se adapte a su puesto. Aunque haya tareas que se automaticen para ahorrar tiempo, hay otras en las que mostrar la parte humana y que los trabajadores se sientan implicados es clave.
Empieza tu próxima inducción con Dialenga en 3 pasos
Empezar tu próxima inducción con fuerza, ganas y eficacia es sencillo, solo haz esto:
- Diseña tu flujo de bienvenida. Prepáralo todo: mensajes, recursos, actividades y encuestas que recibirán los empleados en los primeros días, semanas y pasado algún mes.
- Automatiza y personaliza. Programa envíos automáticos según el perfil de la persona, su área de trabajo y las necesidades de comunicación para una inducción exitosa.
- Haz un seguimiento, evalúa y mejora. Practica le escucha activa, revisa los datos de satisfacción, seguimiento, haz feedback y análisis de mejoras cada cierto tiempo.
Aunque parece que son solo 3 fases y te lo pongamos tan sencillo, es importante que personalices la experiencia de inducción a tu negocio gracias a los recursos que tienes a tu disposición. Hablamos de empleados que se incorporan a tu negocio, los ejes que te ayudarán a crear valor y mejorar tus beneficios empresariales, y por eso es tan importante saber cómo involucrarlos desde el principio.
te lo ponemos fácil.
