Comunicación efectiva en el trabajo: cómo lograr equipos que se entienden y avanzan

La falta de una comunicación adecuada es un problema común en muchas empresas y parece que una parte de ellas no son conscientes de lo importante que es esta para que todo funcione bien y construir equipos de alto rendimiento.

Piensan que la clave está en trabajar mucho, seguir unas directrices mínimas y cumplir un horario laboral. Sin embargo, para unos mejores resultados empresariales es imprescindible ir más allá y es ahí donde la comunicación efectiva cumple un papel fundamental para conseguir equipos que se entienden y avanzan.

Qué es la comunicación efectiva y por qué importa más de lo que crees

La comunicación efectiva en el trabajo es aquella en la cual se logra transmitir la información de forma clara, concisa y comprensible. En ella, se busca ser asertivo, escuchar de forma activa y adaptar el mensaje a las personas y el contexto. Logra que los equipos escuchen y se sientan escuchados, valorados, y se impliquen más con el negocio.

Es muy importante en cualquier tipo de empresa porque con la comunicación efectiva se consigue evitar malentendidos, crear vínculos en el equipo, tomar mejores decisiones y una mayor satisfacción de los empleados que lleva a su vez a una mayor productividad.

La diferencia entre hablar, entender y lograr resultados

Hablar consiste expresar la información y transmitirla, entender es la capacidad para saber lo que nos han comunicado y lograr resultados es que el mensaje provoque ese cambio que se estaba buscando. Esto quiere decir que hablar no es suficiente. Se trata de conseguir una comunicación efectiva en la que la otra persona entienda nuestros objetivos y trabaje para llevarlos a cabo.

Beneficios de una comunicación efectiva en equipos de trabajo

Son muchos los beneficios para las empresas que practican la comunicación efectiva en sus equipos de trabajo, aunque te contamos algunos de las más importantes.

Reducción de conflictos y malentendidos

Una información clara, concisa, comprensible, en la que todo queda claro reduce al mínimo los malentendidos y ayuda a reducir los conflictos. Los trabajadores entienden por qué suceden las cosas, ven que no hay favoritismos y tienen la información suficiente para desempeñar su puesto de trabajo con la mayor eficacia.

Mayor agilidad en la toma de decisiones

Con toda la información, los trabajadores tomarán mejores decisiones en su puesto de trabajo. Saber transmitir la información y lo que se pretende fácilmente, sin que haya lugar a confusiones, facilita la toma de decisiones rápidas.

Ambientes laborales más colaborativos y productivos

Los empleados se sienten más implicados con la empresa, son más productivos y trabajan mejor en equipo si el clima laboral es bueno. Todos están más comprometidos con el equipo, por lo que están más dispuestos a hacer sus funciones con eficacia y ayudar a sus compañeros, siempre sabiendo cuales son los roles de cada uno de ellos.

Confianza y responsabilidad en cada miembro del equipo

Cada miembro del equipo sabe cuáles son sus responsabilidades y las lleva a cabo con eficacia, con total confianza tanto en la empresa como en los demás trabajadores.

Ejemplos de comunicación efectiva aplicada al día a día empresarial

Nada deja más claro lo importante que es la comunicación efectiva que los ejemplos que muestran cómo se aplica en el día a día de las empresas.

Cómo un buen feedback cambia la dinámica del equipo

Tanto si un trabajador es nuevo como si lleva mucho tiempo en la empresa, la retroalimentación es esencial para que este conozca cuáles son las cosas en las que puede mejorar y en cuáles destaca. Pero es necesario que sea un buen feedback.

Sobra decir que, aunque hay empresas que piensan aún a día de hoy que esto funciona, decir que un trabajador es un desastre, que nunca hace las cosas bien o que acaba de hacer un mal trabajo no es un buen feedback y desmoraliza a los trabajadores en vez de ayudarles a saber en qué pueden mejorar.

Para esto recomendamos mucho utilizar la técnica del sándwich, que consiste en dejar un comentario negativo o constructivo entre dos cosas positivas. Empezando por un elogio, continuando con una cosa en la que mejorar y finalizar con otro comentario positivo. Te impresionará los buenos resultados que da usarla.

Qué hace diferente a una reunión bien comunicada

Muchas empresas reconocen la importancia de reunirse en los equipos de trabajo y por ello deciden hacer una reunión a la semana, generalmente los viernes o los días en los que hay menos carga de trabajo. Es el día en el que se reúnen y hablan de cómo ha ido la semana, las cosas buenas que se han logrado y aquellas cosas en que no han ido tan bien o necesitan mejorarse. Los trabajadores tienen la oportunidad de hablar ese día y dejar claros sus puntos de vista, y por eso mismo es necesario dejarles que lo hagan.

Entender lo que quieren comunicar, decir que se tiene en cuenta su opinión y tomar nota de las cosas esenciales. En estas reuniones se puede conseguir mucha información y buenas ideas, pero la clave es crear un ambiente en el que todos quieran participar y donde haya respeto mutuo. Puede parecer sencillo, pero hay ocasiones en los que no lo es y es necesario que la persona encargada sepa dirigir la reunión y practique la escucha activa.

Por otro lado, las reuniones más puntuales, con un objetivo definido como comunicar algún cambio en la empresa, es necesario que estén bien estructuradas y no se limiten solo a hablar, sino también a mostrar que se está dispuesto a escuchar a los trabajadores en lo que piensan al respecto. Incluso cambiar las cosas si es necesario.

Casos donde un malentendido se convierte en oportunidad

Seguramente te hayas encontrado a lo largo de tu vida con ocasiones en las que, por no preguntar o una falta de comunicación efectiva, pensabas que las cosas eran diferentes. Por ejemplo, ver a dos personas cuchichear cerca de ti y pensar que estaban hablando de ti, o deducir que el nuevo empleado ha logrado su puesto por recomendación directa y no por sus propios logros.

En muchas ocasiones te has quedado con lo superficial de las cosas cuando en realidad si intentaras llegar al fondo de ellas obtendrías información valiosa que te permitiría dar la vuelta a la situación. Por evitar conflictos o no preguntar algo se pueden crear malentendidos que acaban en un mal clima laboral.

Técnicas de comunicación efectiva que sí funcionan en el trabajo

La comunicación efectiva es esencial en las empresas, mucho más de lo que estas piensan, y dentro de ellas hay ciertas técnicas de comunicación que no debemos dejar de lado.

Escucha activa, aunque estés hasta arriba

Por mucho que estés hasta arriba, haya mucho trabajo o la tensión del momento te pueda, es necesario practicar la escucha activa. Para ello es bueno mostrar que realmente estás escuchando lo que te dice la otra persona, no hacer nada más mientras estás con la otra persona y repetir ideas clave. También puedes hacer pausas conscientes.

Si alguien te está hablando y tú continúas haciendo tu trabajo como si no te importara lo que quiere decir lo más probable es que causes descontento en esa persona, que sentirá que no la valoras y se sentirá más desvinculada con la empresa.

Mensajes claros con intencionalidad

No basta con comunicar sin más. El mensaje debe ser claro, conciso, fácil de entender y debe tener un objetivo concreto que sepa transmitir. Es posible que necesites definir los objetivos, pensar en la estructura y buscar palabras directas cuando quieras decir algo.

Adaptar el canal al tipo de mensaje

Hay mensajes que se pueden enviar por email o WhatsApp, mientras que para otros es necesario hablar cara a cara o por teléfono. Es importante saber diferenciar cuál es el canal preciso para cada mensaje porque un solo error en este apartado puede ser desastroso.

Despedir a trabajadores por Zoom como ha hecho alguna empresa, y más cuando ha sido masivamente, no es una buena idea, como tampoco lo es intentar mantener una conversación importante por WhatsApp donde es más probable que se produzca algún malentendido.

No en todos los canales es tan fácil de identificar el tono de la conversación y esto es extremadamente peligroso. En algunos es necesaria una comunicación más directa, en otros un buen programa de comunicación interna es un gran recurso empresarial.

Fomentar la comunicación bidireccional

La comunicación va en dos direcciones y en las empresas esto es más importante que nunca. No se trata solo de comunicar algo y pensar que ya está, es necesario tener en cuenta a la otra parte porque esta puede tener algo muy importante que decir. Además, los empleados que se sienten escuchados también se sienten más valorados e implicados con la empresa.

Asimismo, si dejamos que las otras personas digan lo que piensan o sienten podemos acabar teniendo información valiosa que antes no teníamos y que nos ayuda a mejorar la empresa.

Cuidar lo que dices y también cómo lo dices

No es lo mismo decir algo con un tono gracioso o divertido que con un tono agresivo. Aunque no lo parezca, una frase o palabra puede causar una sensación diferente en función de cómo la dices.

Tampoco es lo mismo hacer una crítica constructiva, por ejemplo, con la técnica del sándwich, que criticar a alguien abiertamente y decirle que ha hecho algo mal. En este último caso crearás trabajadores descontentos, en el anterior puedes ayudarles a conocer en qué mejorar y crecer como profesionales.

Trabajo en equipo y comunicación efectiva: dos caras de la misma moneda

No pueden vivir el uno sin el otro. Ni hay equipo sin comunicación ni la comunicación puede existir si no hay objetivos compartidos, por eso es importante trabajar en la comunicación efectiva en todo tipo de empresas para construir equipos de alto rendimiento.

Qué pasa cuando uno falla

Si una de estas cosas falla, lo hace todo lo demás, en ocasiones como un efecto dominó. La comunicación efectiva en las empresas y grupos de trabajo es esencial para que todo funcione bien.

Si no se logra se pueden crear malentendidos, conflictos, malestar, desmotivación, menor rendimiento laboral y muchas otras consecuencias negativas para la empresa. Por otro lado, la comunicación efectiva también necesita del trabajo en equipo para conseguir los mejores resultados.

Cómo alinear objetivos, mensajes y tareas

Para poder alinear objetivos, mensajes y tareas es importante una buena planificación que lo tenga en cuenta todo. Una excelente herramienta empresarial es el briefing, consistente en un documento que da información clave sobre las tareas u objetivos a las partes involucradas.

También se puede hacer por medio de una reunión informativa o con una aplicación de comunicación interna que ayude a los negocios a simplificar sus procesos de Recursos Humanos.

Conclusión: comunicar mejor no es un extra, es el sistema operativo del equipo

No son pocas las empresas que piensan que una buena comunicación es buena y trae consecuencias positivas, pero desconoce todos sus beneficios. Ayuda a mejorar el clima laboral, el rendimiento de los trabajadores, a fidelizar talento, reduce el absentismo laboral y favorece el trabajo en equipo, entre muchas otras cosas. Las empresas ganan más dinero y son más competitivas, algo que puedes conseguir con tu empresa sin esfuerzo.

No es un extra a tener en cuenta, es imprescindible para tu negocio. Por eso, nuestra aplicación de comunicación interna tiene todo lo que necesitas para gestionar y medirla fácilmente con óptimos resultados.