Aunque WhatsApp es una de las apps más conocidas, no siempre es la mejor opción para la comunicación interna en las empresas. Esto es algo que tiene su lógica, sobre todo teniendo en cuenta que es una herramienta de mensajería pensada para un uso personal, y no profesional, no tan enfocada en los negocios.
WhatsApp puede resultar de primeras una opción atractiva y fácil, pero a su vez, bastante problemática en su uso en las organizaciones. Veamos las desventajas que enfrentan las empresas al confiar exclusivamente en esta plataforma, así como las alternativas y soluciones empresariales más idóneas que pueden satisfacer las necesidades corporativas de tu negocio de manera más eficiente y segura.
Aparentes ventajas de WhatsApp para la comunicación interna de las empresas
En el mundo en que vivimos, la conectividad instantánea es clave. Con esta necesidad, han sido muchas las herramientas que han surgido para dar solución a esta exigencia. WhatsApp nació como una herramienta de comunicación omnipresente y versátil, que ha ido evolucionando hasta nuestros días hasta convertirse en una plataforma con cada vez más funcionalidades y adeptos.
Sin embargo, su popularidad va más allá del ámbito personal, ya que cada vez se usa más esta herramienta en entornos corporativos, lo que ha planteado desafíos considerables.
Solución rápida para compartir mensajes
En un intento por agilizar la comunicación interna en las empresas, muchas organizaciones han adoptado esta aplicación de mensajería instantánea como una solución rápida y accesible. La facilidad para compartir mensajes, archivos, realizar llamadas y mantener grupos de discusión ha sido un punto fuerte de WhatsApp en el ámbito empresarial.
Casi todo el mundo tiene WhatsApp
No podemos negar que uno de los principales atractivos de esta app para la comunicación interna y externa de los negocio es que tiene una gran base de usuarios, hasta el punto de que casi todo el mundo usa WhatsApp.
Son pocas las personas que no tienen presencia en esta app de mensajería, y basta con añadir a una persona a los contactos para encontrarla en la app.
Desventajas de WhatsApp como herramienta de comunicación
No obstante, a medida que las organizaciones buscan garantizar la seguridad de los datos, la colaboración eficiente y la gestión adecuada de la información, se han puesto de manifiesto una serie de limitaciones y riesgos inherentes al uso de WhatsApp como herramienta principal para la comunicación empresarial, como las que mencionamos a continuación.
Seguridad y privacidad insuficientes
WhatsApp, aunque cifra los mensajes de extremo a extremo, plantea inseguridades en las compañías en cuanto a la gestión de los datos y la privacidad.
La falta de control sobre la información compartida, la imposibilidad de realizar copias de seguridad centralizadas y el acceso limitado para administrar usuarios y permisos son puntos críticos que comprometen la seguridad de la empresa. De hecho, el propio INCIBE anima a las empresas a cumplir las leyes de privacidad al usar esta famosa app de mensajería.
Desde siempre ha habido mucha polémica al respecto del manejo de los datos de Meta en sus aplicaciones.
Limitaciones en la gestión de grupos y contactos
La dificultad para administrar grandes grupos y contactos es otra desventaja importante en este contexto. WhatsApp no ofrece funcionalidades avanzadas de administración de usuarios.
No permite la segmentación ni el control de acceso, y la organización de los contactos no es del todo eficiente, lo que puede ocasionar varios problemas a largo plazo.
Falta de integración con herramientas empresariales
Además, un punto importante a resaltar es que WhatsApp carece de integración con las aplicaciones y los sistemas empresariales más comunes, lo que dificulta la colaboración fluida y la gestión eficiente de los proyectos.
La incapacidad para sincronizar datos con las herramientas de gestión de la empresa, limita la productividad y la capacidad de seguimiento de tareas, ocasionando más ruido y menos transparencia.
Lo personal y lo profesional se entremezclan
Además de lo comentado, WhatsApp tampoco permite la personalización con imagen de marca de la empresa, la información que se comparte no está controlada y puede carecer de precisión, además de que el uso de la plataforma puede mezclarse con el uso personal.
Uno de los requisitos al usar esta plataforma de mensajería es asociarla a un número de teléfono personal. Esto puede llegar a ser problemático a la hora de mantener la separación entre la vida laboral y personal, así como para aquellos empleados que no deseen compartir su número personal con fines laborales. Sí que se puede, en este caso, usar un número de empresa para la app, aunque hay que clonar la aplicación para poder usar a la vez el número personal.
Además, la naturaleza instantánea de esta app lleva a distracciones constantes, reduciendo la productividad de los empleados. Los chats grupales no controlados, las conversiones que derivan a temas más personales y las continuas notificaciones pueden generar interrupciones y dificultar la concentración en tareas críticas, no siendo lo más adecuado para el entorno laboral.
Herramientas corporativas alternativas al WhatsApp
WhatsApp, si bien ha revolucionado la comunicación personal, plantea ciertos inconvenientes significativos cuando se trata de utilizarlo como herramienta principal en un entorno empresarial, como ya hemos visto.
Ante las limitaciones y desafíos que enfrentan las empresas al utilizar WhatsApp en entornos corporativos, es esencial explorar alternativas más robustas y adaptadas que puedan satisfacer las demandas específicas de la comunicación interna.
Estas herramientas están diseñadas con funcionalidades especializadas para optimizar la comunicación, la colaboración y la gestión de equipos en entornos empresariales. No sólo superan las deficiencias identificadas en el uso de WhatsApp, sino que también ofrecen soluciones avanzadas para mejorar la experiencia de empleado en las empresas. Evaluar las características y capacidades de estas alternativas permitirá a las empresas seleccionar la plataforma que mejor se adapte a sus requerimientos y objetivos corporativos.
De verdad.
Herramientas tradicionales
Para la gestión de la comunicación interna en las empresas, existen herramientas tradicionales y otras más digitales. Dentro del primer bloque, podemos encontrar los ya conocidos emails, portales del empleado o intranets corporativas.
Muchas empresas siguen utilizando el tablón de anuncios, las newsletters o los boletines internos, aunque no son las herramientas más efectivas para dinamizar la comunicación.
En definitiva, estas son las herramientas clave:
- Email corporativo.
- Portales del empleado.
- Intranets corporativas.
- Tablón de anuncios.
- Newsletters.
- Boletines internos.
Herramientas digitales
Dentro de las herramientas digitales, muchas organizaciones usan plataformas como la suite de Microsoft Teams o Asana, siendo éstas herramientas no específicas de comunicación interna, pero que pueden aprovecharse para este cometido.
Están diseñadas para fomentar la colaboración, organizar la gestión de proyectos y la comunicación entre los equipos de trabajo, y son opciones muy versátiles para empresas de diversos tamaños. Muchas organizaciones también añaden plataformas de asignación de tareas, seguimiento y progreso, como las ya conocidas Asana o Trello.
Destacamos estas:
- Microsoft Teams
- Asana
- Trello
- Jira
- Otras plataformas de colaboración y gestión de proyectos
Herramientas de comunicación interna, la solución definitiva
Sin embargo, yendo un paso más allá, ya podemos contar con herramientas que tienen objetivos relacionados con el engagement del empleado, su conexión con la empresa y su experiencia en la compañía. Si buscamos una opción móvil, basada en una app, y que permita a todos los empleados estar en contacto continuo con sus empresas, la opción ideal es una app de comunicación interna especializada.
Estas herramientas permiten al trabajador deslocalizado y sin medios corporativos (el mismo perfil que podría tener un usuario de WhatsApp) mantener una conexión mayor con su empresa, realizar los trámites que necesite y mantenerse informado en todo momento. Todo ello en un entorno corporativo, con la propia imagen de marca de la empresa, facilitando la colaboración y la productividad, y salvando las distancias que antes comentábamos que tenía WhatsApp.
Sin duda, estas aplicaciones para empleados son una muy buena opción a tener en cuenta a la hora de implantar una herramienta de comunicación interna corporativa, ya que facilita al acceso a todos los empleados sin distinción en un entorno seguro, empresarial e integrable con otras herramientas. Dentro de ellas, una de las más conocidas y cada vez más utilizadas por las empresas que realmente se enfocan en la comunicación interna que es la nuestra.
Si quieres dar el salto a una comunicación interna más segura y eficiente, es el momento de probar la solución especializada de Dialenga, enfocada en centralizar la comunicación y conectar mejor con tus equipos para el mayor compromiso y rendimiento de tus empleados en la empresa. Además, tiene chat para empleados que agiliza todavía más la comunicación, entre muchos otros recursos que irán más allá de donde otras apps no pueden.
en una palanca de cambio.
