Documentos duplicados, archivos que no encuentras cuando los necesitas o empleados que trabajan con versiones diferentes del mismo documento. Muchas empresas siguen teniendo problemas para gestionar correctamente su documentación interna y eso acaba afectando a la productividad y la organización diaria.
Si te reconoces en alguna de estas afirmaciones, es que necesitas una app de gestión documental para tu empresa. Por eso, te comentamos las mejores apps de gestión documental para empresas de este año, con sus puntos fuertes débiles e ideas para elegir la más adecuada para tu negocio.
Qué es un gestor documental y para qué sirve
Un gestor documental para empresas es un programa diseñado para almacenar, organizar y gestionar la documentación de las compañías. Permite encontrar documentos rápidamente, evitar duplicados, carpetas mal nombradas y trabajar siempre sobre la versión correcta de cada archivo. Además, posibilita controlar accesos y mejorar la seguridad de los documentos de tu negocio.
A diferencia de las carpetas físicas que necesitan un espacio seguro donde guardarlas y los discos compartidos, un programa de gestión documental te permite trabajar de forma más eficiente en cualquier momento y lugar. Cuenta con muchas funciones que te facilitan el día a día para gestionar la información de tu negocio.
Ventajas de utilizar un software de gestión documental en tu empresa
Contar con un software de gestión de documentos cuenta con muchas ventajas para tu empresa, y aunque no profundizaremos en todas ellas debemos mencionarte las más importantes:
- Ahorro de tiempo
- Documentación más ordenada y accesible
- Mejora de la colaboración
- Mayor seguridad y cumplimiento de la legislación vigente
- Acceso remoto
- Menores errores
- Automatización de procesos
- Mayor productividad
Las 11 mejores apps de gestión documental
Para que tengas claro cuál es la mejor solución de gestión de documentos para tu negocio, te comentamos algunas de las mejores plataformas diseñadas para este fin.
Dialenga
Dialenga es una plataforma diseñada para mejorar la comunicación interna y colaboración entre trabajadores, que cuenta con muchas opciones para compartir documentación, formación y centralizar información importante de las empresas.
Su principal ventaja se centra en que combina la gestión documental y comunicación en un mismo espacio, permitiendo el acceso rápido a anuncios internos, recursos, chats, anuncios y todo lo necesario en cualquier momento. Además, cuenta con la posibilidad de firmar documentos de forma segura y con la máxima trazabilidad de la documentación.
de un vistazo.
ClickUp
Esta es una app de productividad que combina la gestión de tareas, proyectos y documentación colaborativa en la que puedes crear documentos internos, espacios compartidos y otros recursos para organizar la información de tus trabajadores y departamentos.
Te proporciona la posibilidad de gestionar documentos y tareas en un mismo lugar de forma colaborativa y además se integra con otras herramientas. Eso sí, para equipos pequeños puede resultar algo complejo.
Confluence
Confluence es uno de los programas de gestión documental más usados para crear documentos internos y bases de conocimiento en las empresas, especialmente en grandes organizaciones, departamentos de tecnología y equipos técnicos.
Se integra con Jira y te ofrece una gestión avanzada del conocimiento, aunque no está tan enfocado en mantener los equipos conectados como otras.
Notion
Es una de las apps más conocidas para organizar y gestionar la documentación colaborativa e información. Sirve tanto como gestor documental como gestor de proyectos, así como para el trabajo compartido o como wiki corporativa.
Se trata de una solución flexible y muy visual, especial para startups o pequeños equipos creativos. Aunque ofrece una mayor flexibilidad, no está tan enfocada en la comunicación interna y su relación con la información.
SharePoint
SharePoint es la herramienta de gestión documental de Microsoft ideal para grandes empresas por su capacidad para almacenar archivos, colaborar en documentos, gestionar de forma avanzada permisos e integración con Microsoft 365.
Es muy potente, pero no es la solución más idónea para pequeñas y medianas empresas por su complejidad.
DocuWare
Es una solución de automatización de documentos y gestión de procesos empresariales pensada para departamentos financieros y administrativos.
Permite gestionar contratos, facturas, firmar de forma digital, automatizar flujos de trabajo y mucho más con eficacia y ahorro de tiempo. Está pensada para las empresas que buscan digitalizar procesos documentales complejos, no tanto para la comunicación diaria entre los equipos.
Alfresco
Es un sistema de gestión documental muy personalizable y potente para empresas que buscan soluciones más populares, de código abierto y con gestión avanzada de documentos y contenidos.
Es ideal para grandes empresas que buscan una solución escalable y que se adapta a ellas, aunque no es tan sencilla de controlar desde el primer momento. Su implementación es más compleja y suele necesitar un equipo técnico especializado.
Google Drive
Es sin duda una de las herramientas más avanzadas para compartir y almacenar archivos en la nube. Requiere una cuenta de Google y su capacidad de almacenamiento depende de lo que tengas contratado, aunque tiene 5 GB gratis para los que no necesitan tanto.
No es un gestor documental tan completo como otros, pero es suficiente para pequeñas empresas y equipos que buscan colaborar en la nube y acceder a sus documentos. Es muy fácil de usar, pero puede quedarse limitada en algunos aspectos.
OpenKM
Es un software de gestión de documentos para las empresas que buscan un mayor control, y funciones muy avanzadas como la clasificación de archivos, automatización, OCR, … Se ha posicionado como una de las mejores opciones de aplicaciones para gestionar documentos en empresas.
Suele requerir una configuración técnica y su interfaz no es tan sencilla como las demás soluciones, pero también es por todos los aspectos técnicos que maneja y funciones complejas.
Factorial
En sí es una herramienta de Recursos Humanos que cuenta con funciones de gestión de documentos para empleados, donde puedes almacenar y gestionar nóminas, contratos, vacaciones y documentación laboral en un mismo sitio.
Al contrario de otras, está enfocada a los Recursos Humanos y no tanto en otros documentos. Además, tiene portal del empleado y ofrece la firma electrónica.
Revver
Es una app enfocada en digitalizar procesos empresariales y automatizar la gestión de documentos para ahorrar tiempo y dinero en estas funciones, mejorando la organización interna de tu empresa y haciendo que sea más eficaz.
Aunque está muy bien para estas funciones, no está pensada para la comunicación interna, la colaboración de equipos y la conexión diaria.
Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu negocio
A la hora de elegir el mejor software de gestión de documentos para tu empresa tienes que encontrar uno que se adapte a tus necesidades y a las de tu empresa.
Por eso, te recomendamos que tengas en cuenta los siguientes apartados a la hora de elegir una de estas aplicaciones para gestionar documentos:
- Facilidad de uso
- Que tenga acceso remoto y trabajo colaborativo
- Automatización de procesos
- Escalabilidad si la necesitas
- Soporte técnico y equipo que hay detrás
- Que te facilite mejorar la relación y comunicación con tu equipo
- Que tenga la máxima seguridad y cumplimientos de las normas europeas, como el RGPD
Debes tener en cuenta lo que necesitas y comprobar si las herramientas que más te gustan se adaptan perfectamente a tus necesidades, presupuesto, tamaño de empresa y funciones.
La mejor aplicación de gestión documental será aquella que permita a tu empresa trabajar de forma más organizada, eficiente y segura sin complicar los procesos diarios. En este sentido, herramientas de comunicación interna como Dialenga te mantienen en contacto con tu equipo, te ayudan a mejorar los procesos del día a día y además se convierten en un completo centro de conocimiento que se adapta a ti. Si tienes dudas sobre lo que podemos hacer por ti, consúltanos sin compromiso.
te lo ponemos fácil.
