La firma digital y sus casos de uso durante el viaje del empleado

La firma digital cerca de tus empleados, estén donde estén

Anteriormente, ya habíamos introducido el concepto de la firma digital y sus beneficios en este artículo, donde anunciábamos la incorporación de esta nueva funcionalidad en Dialenga.

El objetivo principal que consigue esta nueva capacidad es el facilitar la gestión documental y hacer accesible una firma con validez legal y jurídica a todos los colectivos profesionales, mejorando la experiencia de empleado como signo crucial dentro de la comunicación interna.

Los casos de uso donde puede ponerse en práctica la firma digital han ido creciendo con el tiempo, ya que actualmente existen muchos trámites burocráticos que precisan firma con garantía jurídica por parte del empleado y la empresa. Si además conseguimos que estas gestiones sean ágiles y cómodas para todos, estaremos reduciendo costes y tiempo y aumentando la productividad y el engagement de nuestra plantilla.

🖊Casos de uso y aplicaciones prácticas de la firma digital

Pre on-boading y on-boarding

Cada vez más nos encontramos ante el supuesto de empresas o empleados que exigen firmar un preacuerdo para formalizar la relación laboral en las nuevas incorporaciones. Esto suele ocurrir cuando el candidato está postulando a otras oportunidades laborales o bien decide abandonar su empleo anterior. Esta situación daría lugar al primer documento necesario de firma digital en el viaje del empleado.

Si no existiera el preacuerdo, los siguientes documentos serían los que se firman en todo on-boarding: el contrato de trabajo, sus anexos y claúsulas contractuales de diversos tipos, la documentación en relación a PRL si fuera necesario, el registro laboral y el modelo de retenciones, entre otros. Cabe destacar un documento en este proceso que en los últimos meses ha sido crucial por la situación vivida: el acuerdo de teletrabajo. Actualmente son muchas las empresas que apuestan por este modelo de trabajo, permitiendo la flexibilidad y el trabajo remoto a los trabajadores para que puedan desarrollar sus actividades de esta forma siempre que sea posible.

Documentos habituales en la vida del trabajador

Durante los siguientes meses de la relación laboral con la empresa, el empleado posiblemente firmará varios de estos documentos: sería el caso de las nóminas mensuales, los informes de gastos, las solicitudes de anticipos mensuales, los cambios de turnos con compañeros, las bajas por enfermedad, los cambios contractuales necesarios, las amonestaciones, las prórrogas de contrato, las actualización de anexos, los cambios en operativas internas, la petición de vacaciones, las bajas que puedan suceder por otra índole (como por ejemplo el nacimiento de los hijos), etc.

Éstos son algunos de los ejemplos más típicos de documentación que día a día deben firmarse en la empresa, y que ocasionan un trabajo repetitivo y poco eficaz. Además, no hay que perder de vista al personal administrativo de Recursos Humanos, que se encarga diariamente de estas actividades. Esta área debe gestionar la recepción de los documentos, administrarlos, ver si están cumplimentados de forma correcta, archivarlos correspondientemente y tenerlos siempre a punto para las auditorías. A través de la firma digitalizada de documentos, hacemos más fácil la administración de estos documentos y minimizamos los posibles errores internos, además de gestionar de forma más eficiente el trabajo de archivado y expediente documental.

Extinción de la actividad laboral

En algún momento de la vida del trabajador en la empresa, se acaba produciendo la extinción de la relación laboral. Ésta puede venir del lado de la empresa o del trabajador, pero igualmente generan una serie de documentación que es susceptible de firma: sería el caso de los ERTE, los despidos, los correspondientes finiquitos, las bajas voluntarias, los ceses de actividad, la jubilación, etc.

Además, hay que tener en cuenta que existen una serie de sectores o ámbitos laborales donde se producen picos de contratación muy altos en periodos cortos de tiempo, donde existe un gran número de altas y bajas de empleados. Sería el caso de las campañas estacionales, que exige un gran volumen de contrataciones en pocas semanas. Poder agilizar este trabajo y tratarlo de una forma eficiente para todos debería ser una de nuestras prioridades.

📨 Pero… ¿y los colectivos con un acceso limitado al email?

El 80% de las personas empleadas en España pertenecen a colectivos que no usan el email en su trabajo diario. Se trata de profesionales que tienen un acceso limitado a los sistemas corporativos, como podrían ser los militares, los jornaleros del campo, los profesionales agrícolas y ganaderos, el personal de restauración, los dependientes, los técnicos de campo, los profesionales que se dediquen al ocio o al turismo, etc. También hay muchas personas que no están tan tecnológicamente avanzadas o se les da mal el uso del correo, por lo que es vital dotar a la empresa de una herramienta que sea de fácil uso y al alcance de todos.

📱 Firma digital a través de la app de Dialenga

La solución que resuelve estos procesos está en disponer de una herramienta sencilla para todos, que permita la firma segura y jurídicamente legal, y que sea 100% accesible en tiempo y forma. Con Dialenga, todos los empleados pueden acceder a sus documentos en el momento que lo necesiten y de forma histórica, y al tener portal web y app móvil, su facilidad de uso se multiplica. Además, la comunicación interna también se ve reforzada, lo que permite conectar y escuchar al empleado para conseguir mayor engagement.

También se tratan de gestiones más sostenibles y con menos impacto medioambiental, gracias a que eliminamos el uso del papel y costes derivados de impresión, escaneado o envío de documentos. Una solución con más foco en el empleado, cuidándolo y adaptándonos a sus hábitos de consumo y al nuevo entorno en movilidad.

Si deseas obtener más información sobre esta funcionalidad o sobre todas aquellas que posee Dialenga para mejorar la comunicación interna, contacta con nosotros.