¿Has reflexionado acerca de la cantidad de documentos que son necesarios firmar durante la relación de la vida laboral entre un empleado-empresa? ¿Sabes la cantidad de tiempo que quita a tu empresa o a tareas más importantes sin que te des cuenta? Con la firma digital puedes ahorrar mucho tiempo, dinero, mejorar la satisfacción de tus trabajadores y conseguir una empresa más competitiva.
Por eso, te comentamos las situaciones en las que te recomendamos plantearte implementarla en tu empresa y fidelizar talentos independientemente de su localización e incluso cuando teletrabaja, pasan mucho tiempo fuera de la oficina o están empezando a trabajar para ti.
La importancia de la firma digital para tus empleados
Anteriormente, ya habíamos introducido el concepto de la firma digital, la firma electrónica y sus beneficios. No debemos olvidar que la firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada que usa criptografía para garantizar la identidad del firmante, integridad del documento, no repudio y trazabilidad. En nuestro país está regulada por el Reglamento eIDAS (UE) y la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza, de manera que tiene plena validez jurídica en la mayoría de documentos laborales si utilizas una aplicación de confianza.
Más allá de esto, lo que busca también es facilitar la gestión documental y hacer accesible una firma con validez legal y jurídica a todos los colectivos profesionales, mejorando la experiencia de empleado como signo crucial dentro de la comunicación interna. Según datos de un informe reciente del ONTSI, más del 60% de las pymes españolas usan herramientas de firma electrónica en sus procesos administrativos reduciendo tiempos de gestión hasta un 30%.
Los casos de uso donde puede ponerse en práctica la firma digital han ido creciendo con el tiempo, ya que actualmente existen muchos trámites burocráticos que precisan firma con garantía jurídica por parte del empleado y la empresa. Si además conseguimos que estas gestiones sean ágiles y cómodas para todos, estaremos reduciendo costes y tiempo y aumentando la productividad y el engagement de nuestra plantilla.
Casos de uso y aplicaciones prácticas de la firma digital
La gestión documental en Recursos Humanos ha evolucionado radicalmente en los últimos años. Contratos, anexos, nóminas, acuerdos de teletrabajo, finiquitos… todos requieren firma con validez jurídica.
Sin embargo, no hay nada mejor para facilitar su gestión que la firma digital, que agiliza procesos, reduce errores y mejora la experiencia de tus empleados. Por eso, te contamos los principales casos de uso y aplicaciones prácticas si estás pensando en implementarla en tu empresa y no tienes claro cómo puede beneficiarte.
Descubrirás de primera mano las principales razones por las que debes planteártela en tu negocio para adaptarte a los cambios de la sociedad actual y ser más competitivos.
La firma digital en el pre on-boading y on-boarding
Cada vez más nos encontramos ante el supuesto de empresas o empleados que exigen firmar un preacuerdo para formalizar la relación laboral en las nuevas incorporaciones. Esto suele ocurrir cuando el candidato está postulando a otras oportunidades laborales o bien decide abandonar su empleo anterior. Esta situación daría lugar al primer documento necesario de firma digital en el viaje del empleado.
Si no existiera el preacuerdo, los siguientes documentos serían los que se firman en todo onboarding:
- El contrato de trabajo, sus anexos y claúsulas contractuales de diversos tipos
- La documentación en relación a PRL si fuera necesario
- Modelo 145 para las retenciones de IRPF
- El registro laboral
- Otros
Cabe destacar un documento en este proceso que en los últimos meses ha sido crucial por la situación vivida: el acuerdo de teletrabajo. Actualmente son muchas las empresas que apuestan por este modelo de trabajo, permitiendo la flexibilidad y el trabajo remoto a los trabajadores para que puedan desarrollar sus actividades de esta forma siempre que sea posible.
En lo que respecta a pre-onboarding, antes de que el trabajador se incorpore formalmente puede ser necesario firmar documentos como:
- Preacuerdos laborales
- Ofertas de empleo
- Pactos de confidencialidad
- Cláusulas de no competencia
Durante la incorporación se firman más documentos, como los que hemos comentado anteriormente. Facilitar todo el proceso con la firma digital facilita mucho la contratación de los trabajadores en tu empresa y mejora su experiencia de empleado desde el primer momento.
Importancia de la firma digital en contratos de trabajo y otros documentos
Durante los siguientes meses de la relación laboral con la empresa, el empleado posiblemente firmará varios de estos documentos, pudiendo ser de lo más variados. Tanto si tu empresa es grande como si es más pequeña, la cantidad de documentos a los que te puedes enfrentar cada mes y anualmente es mayor de la que te puedes imaginar.
Debemos destacar como documentos más habituales a firmar:
- Nóminas mensuales
- Solicitudes de vacaciones
- Cambios de turno
- Anticipos mensuales
- Modificaciones contractuales y actualización de anexos
- Cambios en operativas internas
- Bajas laborales y excedencias
- Amonestaciones y sanciones
- Informes de gastos
- Prórrogas de contrato
Estos son algunos de los ejemplos más típicos de documentación que día a día deben firmarse en la empresa, y que ocasionan un trabajo repetitivo y poco eficaz. Además, no hay que perder de vista al personal administrativo de Recursos Humanos, que se encarga diariamente de estas actividades. Esta área debe gestionar la recepción de los documentos, administrarlos, ver si están cumplimentados de forma correcta, archivarlos correspondientemente y tenerlos siempre a punto para las auditorías.
A través de la firma digitalizada de documentos, hacemos más fácil la administración de estos documentos y minimizamos los posibles errores internos, además de gestionar de forma más eficiente el trabajo de archivado y expediente documental. Por otro lado, los trabajadores pueden firmar estos documentos fácilmente en cualquier momento y lugar sin complicaciones y estando siempre informados de los nuevos documentos pendientes.
Firma de la extinción de la actividad laboral
En algún momento de la vida del trabajador en la empresa, se acaba produciendo la extinción de la relación laboral. Esta puede venir del lado de la empresa o del trabajador, pero igualmente generan una serie de documentación que es susceptible de firma.
Algunos documentos más habituales a firmar:
- Finiquitos
- Cartas de despido
- Bajas voluntarias
- Ceses de actividad
- Documentación de jubilación
- ERTE
Además, hay que tener en cuenta que existen una serie de sectores o ámbitos laborales donde se producen picos de contratación muy altos en periodos cortos de tiempo, o en sectores de alta rotación, donde existe un gran número de altas y bajas de empleados. Sería el caso de las campañas estacionales, que exige un gran volumen de contrataciones en pocas semanas. Poder agilizar este trabajo y tratarlo de una forma eficiente para todos debería ser una de nuestras prioridades.
Trabajadores menos digitalizados que no usan el email constantemente
El 80% de las personas empleadas en España pertenecen a colectivos que no usan el email en su trabajo diario. Se trata de profesionales que tienen un acceso limitado a los sistemas corporativos, como podrían ser los militares, los jornaleros del campo, los profesionales agrícolas y ganaderos, el personal de restauración, los dependientes, los técnicos de campo, los profesionales que se dediquen al ocio o al turismo, etc.
También hay muchas personas que no están tan tecnológicamente avanzadas o se les da mal el uso del correo, por lo que es vital dotar a la empresa de una herramienta que sea de fácil uso y al alcance de todos, pese a que cada vez la tecnología adquiere más importancia en nuestras vidas.
En estos casos es necesario una herramienta de firma digital:
- Accesible desde móvil
- Que no requiera conocimientos técnicos
- Con notificaciones push para estar siempre informados
- Sencilla e intuitiva
Todo lo que puede hacer por tu empresa la firma digital
La solución que resuelve estos procesos está en disponer de esta herramienta sencilla para todos, que permita la firma segura y jurídicamente legal, y que sea 100% accesible en tiempo y forma. Con Dialenga, todos los empleados pueden acceder a sus documentos en el momento que lo necesiten y de forma histórica, y al tener portal web y app móvil, su facilidad de uso se multiplica. Además, la comunicación interna también se ve reforzada, lo que permite conectar y escuchar al empleado para conseguir mayor engagement.
También se tratan de gestiones más sostenibles y con menos impacto medioambiental gracias a que eliminamos el uso del papel y costes derivados de impresión, escaneado o envío de documentos. Una solución con más foco en el empleado, cuidándolo y adaptándonos a sus hábitos de consumo y al nuevo entorno en movilidad.
De esta manera, implementar firma digital con esta herramienta beneficia considerablemente a tu empresa y al departamento de Recursos Humanos o encargados de la gestión del talento gracias a:
- Procesos más sostenibles
- Mejor experiencia de empleado
- Reducción de costes
- Mejora del compliance
- Mayor trazabilidad de los documentos
- Seguridad de su validez jurídica y legal
Si deseas obtener más información sobre esta funcionalidad o sobre todas aquellas que posee Dialenga para mejorar la comunicación interna y gestión de todos los documentos empresariales anímate a descubrirlo. Tu negocio notará la diferencia desde el primer momento.
