Para que tus trabajadores estén satisfechos con la empresa, es fundamental cuidar cada detalle, incluida la política salarial. Se trata de pagarles en el debido tiempo y la cantidad acordada, incluyendo los beneficios sociales en caso de haberlos pactado, pero también entregar las nóminas de manera que que los trabajadores puedan consultarlas fácilmente y verificar que todo está correcto, cumpliendo siempre con la normativa legal y la ley.
Ante esto, es lógico que surjan dudas: ¿puedo enviar las nóminas por correo electrónico? ¿Qué medidas de protección debo tener en cuenta? ¿Qué implicaciones legales existen? Además, quizá te plantees cómo digitalizar este proceso de forma segura y sin conflictos con los empleados.
Si gestionas una empresa o trabajas en el área de Recursos Humanos, a continuación encontrarás las respuestas a todas estas cuestiones.
¿Es obligatorio entregar la nómina a cada trabajador?
Una de las cosas que algunas empresas desconocen, u obvian, es que si es obligatorio entregar la nómina a los empleados (según el artículo 29 del Estatuto de Trabajadores). Debe hacerse de forma individual, indicando los conceptos retributivos, las deducciones aplicadas y con el formato oficial para que todos los empleados puedan acceder a ellas de forma privada y las entiendan.
Deben estar disponibles en la empresa por si el trabajador las reclama. Además, cada trabajador debe poder acceder a ella de forma clara y personal. La mejor forma de lograr esto es mediante la digitalización y un programa que permita informar a los trabajadores de la disponibilidad de la nómina. Hay empresas que aún lo hacen ‘a la antigua’ y se la entregan a sus trabajadores cada mes a mano, pero no es nada recomendable.
¿Cada cuánto tiempo se deben enviar las nóminas?
En lo que respecta a la frecuencia en la entrega de nóminas, se debe hacer cada mes coincidiendo con el día en que se abona el salario. No tiene por qué ser el día exacto en el que se cobra, pero sí que es necesario dar la nómina mensualmente. También se requiere que el pago sea puntual y periódico, habitualmente en los primeros 5 días hábiles del mes siguiente, aunque estos períodos son más flexibles y pueden depender de la empresa.
Si te es más cómodo pagar a los empleados a finales de mes perfecto; si te va mejor hacerlo el primer día también. Pero sí que es importante hacerlo cada mes, sin retrasos y entregando la nómina correspondiente.
Métodos para entregar nóminas: físico vs. digital
La nómina se puede entregar en formato físico o digital, y si bien la última opción puede ser la más interesante para todo tipo de empresas puede que de momento no hayas digitalizado este proceso en tu empresa. Hasta hace muy poco tiempo, la mayoría de empresas imprimían las nóminas y los empleados las firmaban a mano. Aún a día de hoy hay empresas que lo siguen haciendo, pero cada vez más se pasan al formato digital por su comodidad, seguridad de acceso y porque ahorra mucho trabajo.
- Si bien las nóminas físicas cumplen con las obligaciones legales si se entregan en mano a cada empleado, también es cierto que requiere un mayor consumo de papel, es necesario archivarlas y se corre riesgo de que se pierdan o traspapelen.
- Por otro lado, el formato digital es más rápido y seguro si se hace correctamente, pero necesita un canal digital fiable y medidas de protección de datos. Si bien se pueden entregar por email, lo más recomendable y seguro es hacerlo desde una intranet o un canal de comunicación interno seguro como Dialenga, que además las hace trazables y más fáciles de acceder en cualquier momento.
Envío de nóminas por email: ¿es legal y seguro?
Pese a que es legal enviar las nóminas por email, es necesario extremar las precauciones para poder hacerlo con total seguridad y legalidad. En caso contrario podría no serlo. Por eso, son muchas las empresas que han decidido no usar esta forma de envío de nóminas pasándose a otros programas más eficaces, seguros y rápidos.
Las nóminas que se envíen por correo electrónico se deben enviar al email personal o de empresa del trabajador, garantizando la confidencialidad e integridad de estas y deben ir protegidas por contraseña o cifradas. Puedes por ejemplo, enviar la nómina de tus empleados en PDF con una clave única, que puede ser el número de teléfono o DNI del trabajador. Si no lo haces correctamente podrías incumplir la Ley de Protección de Datos y exponerte a una multa.
Portales del empleado: una solución profesional
Cada vez más empresas recurren a programas específicos como los portales de empleado o software especializados para estos fines ya que les permiten subir automáticamente las nóminas cada mes. Además, los trabajadores son informados de cuando está disponible su nómina para que la puedan consultar y descargar, con un historial digital seguro y organizado que se puede consultar en cualquier momento.
Con una buena herramienta profesional te aseguras de que cumples con todas las exigencias legales y de protección de datos en tu empresa. Además, ahorras tiempo en estas tareas, se reducen los errores y los empleados están siempre informados del pago de su nómina y todo lo relacionado con ella, con acceso desde su propio móvil u ordenador.
¿Qué pasa si no entrego la nómina correctamente?
Si no entregas la nómina, lo haces de forma incorrecta, incompleta o insegura puedes exponerte a sanciones por parte de la Inspección de Trabajo, con multas que pueden llegar a más de 7.500 euros según su gravedad.
Además, tus empleados te pueden reclamar que les entregues la nómina, lo que no solo te perjudica a nivel legal, sino que también puedes crear empleados descontentos con la empresa, un mayor absentismo laboral y peor clima laboral. Por otro lado, debes tener cuidado con las leyes de protección de datos puesto que las multas por no cumplirlas también son cuantiosas.
Cómo cumplir con la protección de datos al enviar nóminas
Para cumplir con las leyes de protección de datos en el envío de nóminas, asegúrate de esto:
- Usa un canal seguro para enviar la nómina como la herramienta de Dialenga
- Solo puede acceder a ella el trabajador y personal autorizado
- Protege las nóminas con contraseña, especialmente si las mandas por email
- Conserva todas las nóminas al menos durante 4 años o el tiempo que sea obligatorio por ley, algo que es más sencillo si lo haces con un programa especializado
- Informa a tus trabajadores sobre el tratamiento de datos personales en un documento que pueden firmar. En Dialenga, firmar este tipo de documentos de forma segura y a distancia es posible, desde la propia empresa al móvil del trabajador
Ventajas de digitalizar el proceso de entrega de nóminas
Son muchas las ventajas que percibirá tu empresa al digitalizar la elaboración y entrega de nóminas para que los trabajadores las reciban automáticamente cuando estén disponibles, especialmente con Dialenga, entre las que destacamos las siguientes:
- Ahorras mucho tiempo y dinero en la entrega de nóminas
- Con un canal adecuado, es un método muy seguro y de fácil trazabilidad, con todos los documentos en un solo lugar
- Los trabajadores saben cuándo consultar su nómina y pueden acceder a ella cuando quieran desde cualquier dispositivo
- Con avisos en tiempo real de la disponibilidad de la nómina o nuevos documentos
- Cumples las leyes de protección de datos como el RGPD y las normativas europeas vigentes
- Es más respetuoso con el medio ambiente, ya que no se gasta tanta tinta y papel
- Tu empresa tiene una mejor imagen y es más valorada, incluso como un sitio ideal para trabajar
- Conseguirás trabajadores más implicados con la empresa y reducirás conflictos laborales
¿Qué debe incluir una nómina enviada al trabajador?
La nómina debe tener un formato oficial con ciertos apartados obligatorios. Si bien puedes consultarlo en alguna plantilla o medios oficiales, estos son los datos que debes incluir:
- Datos de tu empresa y trabajador
- Período de liquidación con mes y año indicados
- Salario base y los complementos incluidos
- Deducciones aplicables
- El total líquido a percibir, que es lo que cobrará el trabajador
- Firma de la empresa
Tu empresa no solo debe cumplir con las leyes y los trabajadores en el envío de las nóminas, sino que debe ir más allá ofreciendo una solución cómoda, accesible y rápida que contente a los trabajadores y se comprometan más con esta. En este sentido, Dialenga es tu solución porque es una herramienta muy completa de comunicación interna y envío digital de documentos, con todos los recursos que necesitas y en la que incluso tus empleados pueden firmar documentos a distancia. Es ideal si tienes teletrabajadores, empleados deslocalizados o que viajan mucho. Si tienes cualquier duda, consúltanos y te informamos sin compromiso.
De verdad.
