En una empresa, elegir el canal de comunicación para informar y comunicarse con los trabajadores es clave. Esto es especialmente importante en las compañías que se dan cuenta que la comunicación interna está fallando y desconocen la razón. Uno de los canales que más utilizan las empresas es la intranet corporativa, quizás por ser la más conocida. Sin embargo, los tiempos están cambiando y cada vez más negocios se plantean otras alternativas que se adapten totalmente a ellas, como nuestra herramienta de comunicación interna.
Por eso, te comentamos las ventajas de usar la intranet corporativa, sus pegas y por qué la solución de Dialenga es beneficiosa para fomentar un mejor clima laboral, el compromiso de los trabajadores y aumentar el rendimiento en el puesto de trabajo.
Qué es una intranet corporativa y para qué sirve en una empresa
La intranet corporativa es una red privada en la empresa que se usa a modo de plataforma centralizada para la comunicación del negocio. Se trata de una herramienta de comunicación e información en un mismo lugar. En ella se puede encontrar la información, documentación y datos relevantes a disposición de los trabajadores de la empresa. Aunque funciona con internet, solo pueden acceder a ella las personas que tienen permiso, que son los trabajadores de la empresa.
Esta tiene muchos usos como:
- Herramienta de comunicación interna
- Gestión de conocimiento
- Plataforma de capacitación y desarrollo empresarial
- Colaboración entre equipos
- Acceso a los recursos humanos
- Facilita la gestión de proyectos
Funciones más comunes de una intranet tradicional
Las funciones comunes de una intranet tradicional van más allá de subir documentos a una plataforma para que los trabajadores se enteren de las noticias y cambios en la empresa, como piensan algunos. Tienen muchos usos que, bien utilizados, pueden ofrecer otros beneficios.
Acceso a documentos internos
Uno de los principales usos que se le suele dar a la intranet de la empresa es para almacenar los documentos e información que necesitan los trabajadores, desde manuales de trabajo a noticias empresariales privadas, documentación y mucho más. Estos pueden acceder a documentos, archivos, información y aplicaciones de forma segura, como ‘un pequeño internet’, pero restringido a miembros de la empresa.
Comunicación general y avisos
Es una de las funciones más conocidas de la intranet corporativa y una de las más valoradas para conocer qué está ocurriendo. Aquí es donde la empresa informa de todos los cambios, novedades, anuncios y noticias del negocio, así como cuando quieren comunicar algo importante.
Directorio de empleados y área personal
La intranet cuenta con un área personal a la que pueden acceder todos los trabajadores, con todos los recursos necesarios a su alcance y posibilidad de gestionar sus datos. También cuenta con un directorio de empleados para saber los integrantes de la empresa e incluso saber con quién contactar cuando se necesita o colaborar entre las diferentes áreas, departamentos o los propios equipos.
Portal de noticias o recursos
Con la intranet es posible compartir información relevante de la empresa y favorecer la interacción con anuncios, noticias, actualizaciones y recursos importantes. También se pueden enviar alertar urgentes o destacadas.
Es el sitio perfecto para hacer comunicaciones oficiales, anunciar reconocimientos, cambios organizativos o estructurales, lanzamiento de nuevos productos o servicios y mucho más. También puede contener recursos formativos o de cualquier otro tipo.
Diferencias entre una intranet y un portal corporativo
Aunque ambas son herramientas para la comunicación e información de las empresas, cuentan con un enfoque diferente. Una de las principales diferencias entre la intranet y el portal corporativo es que esta primera está pensada para empleados en la propia organización, mientras que el portal corporativo puede incluir también a socios o clientes, no solo trabajadores.
La intranet es usada para fomentar la comunicación interna, colaboración y acceso a recursos. El portal corporativo tiene como objetivo principal dar acceso a información y servicios relevantes y puede enfocarse en otros contenidos además de noticias de la empresa, e incluso se suele utilizar para fomentar la comunicación externa.
Las principales diferencias son, por tanto:
- La intranet es solo para empleados, el portal corporativo también pueden consultarlo terceros autorizados
- La personalización en el portal corporativo es más alto, la intranet es más limitada y sencilla
- La intranet no es pública, el portal corporativo puede tener cosas que sí lo sean
Pueden parecer a priori lo mismo, pero son diferencias lo suficientemente relevantes para conocer la importancia de cada uno de ellos.
Ventajas y limitaciones de una intranet clásica
La intranet clásica cuenta con muchas ventajas que hay que tener en cuenta:
- Mejora la comunicación interna de la empresa
- Favorece la colaboración entre empleados y departamentos
- Reducción de costes
- Aumenta la productividad
- Mejora la gestión del conocimiento en el negocio
- Protección de datos internos
- Ofrece un acceso seguro
No obstante, también tiene sus limitaciones, como:
- Su inversión inicial es demasiado alta
- El contenido suele ser más estático y la navegación menos intuitiva
- No es tan fácil que se integre con otras herramientas
- Tiene menos opciones de personalización
de un vistazo.
¿Qué alternativa existe a una intranet sin complicaciones técnicas?
En lugar da una intranet corporativa, que ahora se suele ver más desfasada y con ciertas carencias importantes al no adaptarse a las necesidades del negocio, puedes recurrir a una herramienta de comunicación interna que cuente con todo lo que necesites para mejorar tu negocio.
Herramientas como Dialenga simplifican la comunicación interna
Dialenga es una herramienta de comunicación interna muy completa que cuenta con todos los recursos que necesita tu empresa. Es una solución que reúne todo en un solo lugar: comunicación interna, acceso a la información, cultura empresarial y procesos clave del negocio que se puede consultar cuando se necesite.
Uno de los claros casos de éxito de Dialenga es el Grupo Valora, una empresa que ha logrado simplificar los procesos y fortalecer la cultura con el apoyo de Dialenga pese a la dificultad añadida de tener más de 200 empleados. Tu empresa también puede verse beneficiada de los beneficios de contar con un canal único de comunicación, moderno y eficaz.
Beneficios de usar una solución como Dialenga frente a una intranet común
Aunque las intranets son más conocidas, no siempre con la mejor solución para tu negocio. Aquí encontrarás las ventajas de contar con Dialenga en lugar de una intranet, un canal que no es tan personal.
Comunicación directa y medible
Dialenga permite una comunicación más directa, en cualquier momento y lugar, con muchos recursos a disposición de las empresas y empleados. No solo eso, sino que tienes muy fácil conocer en tiempo real si los trabajadores han recibido una información o comunicación, si han firmado lo que se necesitaba o si la comunicación es eficaz. Es muy fácil rastrear la efectividad de las comunicaciones en tiempo real.
Encuestas, firmas, avisos y directorio, todo en el mismo canal
En Dialenga lo tienes todo en el mismo canal para que no sea necesaria más que una herramienta para las diferentes necesidades de tu negocio. Es un directorio empresarial, una herramienta para crear encuestas, firmar documentos y enviar avisos con la máxima eficacia.
Sin curva de aprendizaje y con acceso desde cualquier dispositivo
Una de las grandes ventajas de Dialenga es que es muy sencilla de usar desde el primer día, para que todos los trabajadores la controlen sin dificultades, además de que permite el acceso desde cualquier dispositivo. Bien un móvil, una tablet o un ordenador.
Así, el empleado puede consultar la comunicación interna en cualquier momento y lugar, sin depender de ninguna red interna o local. Esto es perfecto para las personas que teletrabajan, las que están fuera de la oficina, empleados deslocalizados y para poder acceder a la información necesaria siempre que haga falta.
No necesitas una compleja intranet ni depender del departamento tecnológico para casi cualquier uso, con Dialenga lo tienes todo al alcance de un clic. Si tienes cualquier duda, te acompañamos en el camino hacia la mejor comunicación interna en tu empresa.
De verdad.
