La gestión de altas y bajas de los trabajadores es una de las mayores preocupaciones de muchas empresas y un aspecto crítico del área de Recursos Humanos, que debe saber cómo encargarse de estas funciones teniendo en cuenta que cualquier error puede suponer una importante pérdida de tiempo, grandes costes económicos y sanciones. Y esto es algo que seguramente te has planteado más de una vez.
No estamos hablando en vano. Un estudio de Randstad Research de este año denominado Informe de absentismo del tercer trimestre de 2025, asegura que los niveles de absentismo han aumentado en el último año, con un total de 1.477.549 personas que no acudieron a su puesto de trabajo en promedio diario. De ellos, 1.164.129 contaban con baja médica, por lo que más de 300.000 personas al día se ausentan de su puesto de trabajo por razones no relacionadas con la baja médica. Es una cifra muy alta que supone un serio problema para las empresas. Si estas no llevan una gestión centralizada, pueden sumirse en un auténtico caos.
Las empresas con más de 50 empleados ya deben mostrar interés en conocer cómo gestionar y manejar las altas y bajas de trabajadores, pero no son las únicas ni las más perjudicadas en estos casos. Por eso, te contamos cómo hacerlo a la perfección teniendo en cuenta que uno de los principales recursos en los que debes apoyarte es un software especializado como el de Dialenga. Te ayudará a conocer mejor a tus trabajadores, actuar con rapidez, mejorar el clima laboral e incluso reducir el absentismo laboral.
Qué implica gestionar las altas y bajas de empleados
La gestión de las altas y bajas de trabajadores en organizaciones con muchos empleados, situaciones personales y especial complejidad implica muchas cosas:
- Controlar los plazos legales y comunicaciones oficiales.
- Impacto en la nómina cumpliendo las normas y cotizaciones correspondientes.
- Control de cambios, como los relacionados con salidas, bajas médicas, incorporaciones y otras situaciones, con actualización constante de los datos.
- Información fiable para tomar las mejores decisiones.
- Coordinación entre departamentos o responsables de las funciones relacionadas.
- Buscar la mejor forma de integrar a los trabajadores incluso antes de que entren o salgan de la empresa y asegurarse de que firmen todo correctamente.
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Alta de empleados en la Seguridad Social: qué se necesita, quién lo hace y cuándo
Suelen ocuparse de esta función los responsables de Recursos Humanos, la administración de personal o una asesoría o gestoría externa. Para poder dar de alta a los empleados de tu empresa, es necesaria cierta documentación para los trámites de alta en la Seguridad Social:
- Datos personales del trabajador como nombre, DNI y otros
- Número de afiliación a la Seguridad Social
- Jornada, tipo de contrato y condiciones laborales
- Centro de trabajo y otros datos de la empresa
- Si es nuevo, es necesario tramitar la afiliación del trabajador en la TGSS para obtener su Número de Afiliación
Es importante saber que el alta se comunicará antes del inicio de la actividad. Además, se debe solicitar al trabajador que cumplimente el modelo 145 de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Retenciones sobre rendimientos del trabajo. Adicionalmente, se ha de registrar el contrato en el SEPE (Servicio de Empleo Público Estatal).
Bajas laborales en la Seguridad Social: qué tipos existen y cómo se deben gestionar correctamente
Los tipos de bajas laborales más habituales a la Seguridad Social pueden ser por bajas médicas o por incapacidad temporal, accidentes, accidentes de trabajo, bajas disciplinarias, voluntarias o por finalización del trabajo.
Pueden ser por contingencias comunes, profesionales o bajas laborales. Las bajas no solo requieren una gestión eficiente sino también de comunicación, seguimiento de los casos, reorganización de equipos e incluso pueden suponer un importante impacto económico en las empresas. Además, los managers y altos mandos pueden no estar informados de quién está de baja o cuándo vuelve. Por eso, es importante realizar correctamente los trámites de baja en la Seguridad Social en tiempo y forma.
Una mala gestión en este apartado puede acabar causando insatisfacción laboral, sanciones, pérdidas económicas e incluso inspecciones laborales. Precisamente por ello, te comentamos cómo hacerlo con en los casos de las bajas más habituales que puedes encontrar en tu empresa.
Bajas médicas o incapacidad temporal
Las bajas médicas o por incapacidad temporal pueden ser por enfermedad o accidente. Requieren un seguimiento continuo y afectan tanto a la planificación de los equipos como a la carga de trabajo. Por eso, es importante tener todos los datos en tiempo real, centralizados y coordinar a los responsables para tomar las mejores decisiones con rapidez.
Bajas voluntarias
Las bajas voluntarias requieren gestionar los preavisos, controlar las fechas de salida de los trabajadores y actuar con rapidez para cubrir los puestos vacantes. Una buena forma de evitarlas es mantener una buena comunicación, cultura y clima laboral que fidelice a los trabajadores, haga que se comprometan con la empresa y quieran seguir trabajando en ella. En caso de que la baja sea inevitable, es necesario llevar un correcto seguimiento de estas.
Bajas disciplinarias
En la gestión de bajas disciplinarias es necesario tener la documentación clara y accesible, especialmente teniendo en cuenta que debe ser una baja bien motivada para que no existan problemas. Antes de recurrir a ellas, es necesario comunicarse con los empleados, avisarles de lo que están haciendo mal o de sanciones por determinadas conductas y actuar correctamente tanto desde el punto de vista moral como el legal.
Bajas por finalización de contrato
Las empresas con contratos temporales, de corta duración o proyectos, se encuentran con mucha frecuencia con bajas por finalización de contrato. Es uno de los casos donde hay que estar muy pendiente, con el objetivo de poder cubrir los puestos de trabajo cuando sean necesarios y mantener el ritmo de producción normal.
Bajas por despido (procedente o improcedente)
Al igual que las bajas disciplinarias, en las bajas por despido, bien sean procedentes e improcedentes, es clave para cumplir con la legalidad existente. En caso de no tener toda la documentación accesible, cumplir con los plazos y tener una buena gestión, puede conllevar sanciones económicas o problemas para la empresa, o incluso declararse algún despido nulo.
¿Quién debe comunicar el alta o baja del trabajador a la Seguridad Social?
La responsabilidad de comunicar el alta o baja a la Seguridad Social es siempre de la empresa, da igual que lo haga el departamento de Recursos Humanos, se utilicen apps especializadas o se contrate una asesoría externa.
Eso sí, en caso de bajas médicas, desde abril de 2023, el médico o la mutua son los responsables de comunicarse telemáticamente con el INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social) con el parte de baja, que lo traslada a la empresa sin que esta tenga que saber el motivo de la baja. Si estamos en el caso de despidos o renuncias al trabajo, debe comunicarlo el empresario o empresa.
Qué pasa si se comunica una alta o baja fuera de plazo
Las altas o bajas comunicadas fuera de tiempo pueden acarrear importantes sanciones económicas o recargos en las cotizaciones. Asimismo, podría afectar a la pérdida de bonificaciones, problemas en las prestaciones del trabajador y una importante pérdida de tiempo para solucionar los problemas relacionados con altas y bajas fuera de plazo.
La mejor forma para evitar estos inconvenientes y evitar pérdidas económicas y de tiempo, es automatizar y centralizar la información.
Qué documentación debe tener la empresa siempre actualizada ante la Seguridad Social
La empresa debe tener siempre accesible y actualizada de cara a la Seguridad Social información como:
- Contratos y modificaciones firmados
- Partes de alta y baja médica
- Historial de altas y bajas
- Registro de vacaciones y jornada laboral
- Cambios de puesto, jornada o centro
Cómo gestionar las vacaciones, ausencias y permisos sin perder el control
La mejor forma de gestionar las vacaciones, ausencias, bajas y permisos es contar con una herramienta centralizada con todos los recursos para su correcta gestión sin errores, duplicidades y evitar depender del equipo de Recursos Humanos. Asimismo, debe contar con todos los recursos para saber quién está disponible, cuándo, gestionar las vacaciones y quién ocupará su cargo y muchas otras funciones relacionadas con las altas y bajas de la empresa.
Los emails y los Excel son el pasado. Lo mejor es recurrir a una herramienta de comunicación donde tener toda la información a mano en cualquier momento y lugar, con datos en tiempo real de las ausencias, vacaciones y bajas laborales, además de recursos para tomar las mejores decisiones en cada momento sin que se pase nada.
De esta forma, los líderes o responsables de equipo no tendrán que preguntar constantemente y podrán organizar mucho mejor el trabajo.
Dialenga: centraliza la gestión de bajas, ausencias y vacaciones
Dialenga es la herramienta de comunicación que necesitas. No solo la usarás para informar y formar a tus empleados, sino que cuenta con muchas funciones más que necesarias para tu empresa como gestionar vacaciones y ausencias, firma digital de documentos y muchas otras.
Pero sobre todo, ofrece visibilidad de toda la información en tiempo real, una menor dependencia con los Excel y correos, trazabilidad ante inspecciones y una clara comunicación entre todas las partes implicadas. De esta forma, no tendrás que preocuparte por nada, y las altas y bajas de tus empleados no causarán un caos en la empresa. Si tienes dudas sobre qué podemos hacer por ti, comunícate sin compromiso.
te lo ponemos fácil.
