En las últimas semanas, la conversación en los entornos laborales y de recursos humanos tiene un tema recurrente por las noticias que van apareciendo en prensa. Este tema es, como no podía ser de otra manera, el fichaje digital obligatorio.
Era algo que causaba mucho interés y dudas pero, con el adelanto electoral, hizo que las preguntas surgieran sin parar.
En esta guía te queremos contar cuál es la situación actual del fichaje digital obligatorio en España, qué calendario tiene, los requisitos y mucho más.
¿Cuál es la situación del fichaje digital en España?
La primera pregunta que tenemos que responder es cómo está la situación actual del fichaje digital en España. Está estrechamente ligada a la ley de control horario, ya que es uno de sus puntos principales.
Lo que dice el BOE ahora mismo
A día de hoy lo que refleja el BOE viene del Real Decreto-Ley 8/2019, en el que se decía que las empresas debían llevar un control horario de los trabajadores, pero no especificaba cómo.
Por ello, muchas empresas se lanzaron a hacer un control horario en papel o en Excel y, técnicamente, cumplían la ley.
Más adelante, durante el año 2021, en plena pandemia, la ley se tuvo que actualizar en la 10/2021 con algunos epígrafes que tenían que ver con el teletrabajo.
Ahora bien, desde el año 2025 el Ministerio de Trabajo está trabajando en una ley de control horario, y justo está en tramitación.
¿Cuándo será obligatorio el fichaje digital en España?
Las fechas aún no se conocen. Nos encontramos desde un escenario en el que antes de finales de 2026 ya lo tendremos activo, mientras otros dan como probable mediados de 2027, porque todo depende de la tramitación parlamentaria.
Te contamos más.
A día de hoy, la ley de control horario permanece como borrador y se debe tramitar en el Parlamento. Pero claro, al haber un adelanto electoral para el 29 de noviembre, muchos piensan que esta aprobación está en el aire.
Aunque te daremos más datos al final de esta guía, ya te adelantamos que no es así. Esta ley va a seguir su tramitación aún estando en la situación de adelanto electoral.
¿Quién no está obligado a fichar?
Hay muy pocas excepciones, por ejemplo:
- Alta dirección.
- Trabajadores autónomos.
- Socios de cooperativas.
- Relaciones laborales de carácter especial como trabajadoras domésticas, deportistas, artistas…
Como ves, la inmensa mayoría de los trabajadores por cuenta ajena van a tener la obligación de hacer este fichaje digital.
Deportistas: una de las pocas excepciones del fichaje laboral.
Ahora mismo la ley está en borrador
Como te comentábamos unas líneas más arriba, en la actualidad la ley está como borrador. Como ha sido un proceso muy largo, nos gustaría que vieras el cronograma completo de lo que ha sido esta ley y, más importante, lo que está por llegar:
Cronología del fichaje digital obligatorio
- Todo comienza el 6 de mayo de 2025, cuando se aprueba la reducción de jornada a 37,5 horas semanales ya que, dentro de esta modificación, se incorpora la reforma del registro horario.
- El 10 de septiembre de 2025 Junts, PP y Vox tumban la propuesta de reducción de jornada y registro horario, y parece que la cosa queda parada.
- Durante los últimos meses de 2025, el Ministerio de Trabajo los separa. De un lado, la reducción de jornada. Del otro, el registro horario, y vuelven a trabajar en ambas propuestas.
- Hay un punto muy importante el 19 de marzo de 2026, porque aquí, además de cambiar la forma de la ley, hay algo que nos interesa aún más. La Comisión Permanente del Consejo del Estado dice que el periodo que marca el borrador para su aplicación es de 20 días y es insuficiente. Quédate con este dato, que va a ser importante para más adelante.
- Justo antes del parón de verano, el 24 de julio de 2026, el Ministerio de Trabajo y el de Economía dicen que van a aplazar la aprobación del Real Decreto a septiembre, así que no llega al Consejo de Ministros.
- Pasan los meses con debate en los medios, en la prensa y en la calle, pero el 26 de septiembre el Gobierno vuelve a aplazar el Real Decreto. Esta vez, sin fecha, ya que no parece que los Ministerios de Trabajo y Economía se pongan de acuerdo.
- El 5 de octubre de 2026 se convocan elecciones generales para el día 29 de noviembre y se disuelven las Cortes. Mucho ojo, porque esto no bloquea el texto: se aprueba por el Consejo de Ministros, que sigue activo.
¿Cómo está ahora el fichaje digital?
Después de esta historia de más de un año, a día de hoy el Real Decreto del fichaje digital obligatorio no está aprobado y, por lo tanto, ni está publicado en el BOE ni hay una fecha fija.
Esto no quiere decir que vaya a quedar para después de las elecciones. Como dijimos, al ser un Real Decreto se aprueba en el Consejo de Ministros, no en el Parlamento.
Por lo tanto, técnicamente se podría aprobar “cuando sea” (siempre que haya Consejo de Ministros, claro).
¿Cuáles son los requisitos del fichaje digital?
Tan sólo hay cuatro requisitos, siempre según el borrador de la ley, que se deben cumplir:
- El fichaje debe ser “No manipulable”, es decir, una vez se introduce un dato en él, no se debe poder manipular por ninguna de las partes.
- Acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo, para que las empresas no tengan tiempo material para falsear resultados.
- Debe tener trazabilidad, es decir, todos los registros y sus modificaciones deben poder ser trazables para comprobar quién tocó qué por parte de la Inspección de Trabajo.
- Se deben conservar los datos durante 4 años como mínimo.
Estos requisitos hacen que una de las formas más sencillas para hacer el fichaje digital obligatorio sea con un software específico, como el de Dialenga, por ejemplo.
Fichaje rápido, fácil y legal con Dialenga
¿Qué tiempo de adaptación tendrá?
Aquí tenemos un buen tema de conversación porque, aunque en el texto del borrador del Real Decreto habla de 20 días, esta parte ya fue tumbada por ser algo irreal.
Por ello, hasta que no se apruebe el texto final estamos en el terreno de las especulaciones. Todo parece indicar que, en condiciones normales, la adaptación debería rondar los 6 meses.
Para evitar sustos, no lo dejes para el último momento. Siempre tendrás que adaptar tu empresa a este control de fichaje aunque sea de forma mínima, así que este es un buen momento para empezar a ver opciones.
Cómo preparar tu empresa para el fichaje digital
Ahora que ya sabes todo lo que hay que saber de este proceso, queda una de las partes más importantes de todas: cómo preparar tu empresa para que este nuevo requisito no te penalice (y no te sancionen por ello).
Paso 1: Ver cuál es tu sistema actual
Mucho me temo que, si sigues realizando los fichajes con papel o Excel, debes buscar una alternativa ya, sin pensarlo más.
Ahora bien, si ya tienes fichaje digital no significa que cumplas esta ley. Recuerda que tiene unos requisitos, en especial lo de “no manipulable” y “trazable” que te pueden dar un susto. Por ello, lo primero que debes hacer es auditar tu sistema actual para ver si cumple.
Si no estás seguro, siempre puedes llamarnos al 644 672 645 y te ayudamos.
Paso 2: Analiza tus necesidades presentes y futuras
Todos sabemos que esta ley va a aprobarse de una manera o de otra, ya que, en este sentido, vamos muy a la cola de Europa. Lo principal es que te adelantes al movimiento, que luego todo son prisas.
Para ello, analiza qué funciones necesitas ahora, pero también qué piensas que vas a necesitar a futuro. No es lo mismo realizar el fichaje digital en oficina que si tienes empleados que no tengan ordenador, como operarios de fábrica o en el almacén, o gente en teletrabajo.
Una vez tengas pensado qué crees que vas a necesitar en el futuro, será mucho más sencillo dar con la solución adecuada.
Paso 3: Contrata un software que cumpla la ley
Una vez lo tengas todo analizado y pensado va a ser mucho más sencillo encontrar la forma de tener un software que cumpla la nueva ley y, además, le sirva a tu empresa.
Para este punto siempre te puedes apoyar en nosotros. Tenemos un software de fichaje maravilloso que funciona bien, incluso en empleados sin ordenador y sin email corporativo, y podemos orientarte al respecto.
Si quieres saber más, sólo tienes que pinchar aquí.
Ya sabes todo lo que debes sobre el fichaje digital
Ahora sí, ya sabes todo lo que tenías que saber sobre el fichaje digital obligatorio que estará vigente en España dentro de muy poco.
¡Esperamos que esta guía te haya servido para despejar tus dudas!
