¿Sabías que los errores en comunicación empresarial pueden ser fatales en la empresa? ¿Y que muchas de ellas no se dan cuenta de las consecuencias hasta que es demasiado tarde? Es algo que preocupa a muchas organizaciones, especialmente cuando las cosas van mal. Sin embargo, otras compañías no se dan cuenta de lo importante que es hasta que sufren las consecuencias.
La comunicación empresarial es clave para el buen funcionamiento de la empresa, mejora el clima laboral, el rendimiento de los trabajadores, reduce los conflictos y el absentismo laboral. Gracias a ella, los trabajadores se sienten implicados con la empresa y saben cuáles son sus funciones y objetivos a la perfección.
Pero para que esto sea posible, es importante fomentar una buena comunicación empresarial. Por desgracia, se repiten errores sin que las empresas se den cuenta, y esto es lo que podría estar pasando en la tuya. Los mensajes pueden no llegar correctamente, no ser claros, repetitivos o tener consecuencias indeseadas. Por eso, es importante que conozcas cuáles son los errores más comunes para que los evites en tu empresa o descubras si los estás cometiendo, ayudándote así a mejorar la comunicación empresarial.
¿Por qué se siguen repitiendo los errores en la comunicación interna?
Aunque la mayoría de líderes de los equipos, responsables de recursos humanos y empresarios reconocen que la comunicación es clave, los mismos errores se repiten constantemente y nos preguntamos por qué. La cuestión es que comunicar va más allá de simplemente decir algo.
Comunicación no es solo “informar”, es conectar
Comunicar no es lanzar mensajes al aire, sino que es hacerlo de forma que la persona a la que queremos llegar lo recibe, lo entiende, sabe exactamente qué hacer con esa información y la considera relevante para su puesto de trabajo. Es necesario conectar con los empleados. Si esto no sucede, no existe una buena comunicación, pese a pensar que sí la hay.
Cuando los empleados no entienden, no es culpa del “receptor”
Uno de los principales errores de los responsables de la comunicación en la empresa es pensar que cuando un empleado no entiende las instrucciones es porque no presta atención, no le interesa o es incapaz de comprender.
La realidad es que a veces la clave está en cómo se transmite. Hay mensajes ambiguos, información que no es totalmente clara o está fragmentada, e incluso que llega a través de canales no adecuados. Puede ser que en algún caso se deba al receptor, pero debemos hacer un análisis profundo para ver si algo está fallando.
Las consecuencias invisibles: rotación, mal clima, pérdida de tiempo
Contra la creencia popular de que las consecuencias de la mala comunicación se ven al momento, lo cierto es que no es así. Acaba en pequeños desgastes que pueden hacer que se retrasen los proyectos, se reduzca el rendimiento laboral, haya desmotivación entre los trabajadores, y otras consecuencias invisibles producto de esta falta de comunicación interna efectiva y escucha activa. A largo plazo, otra de las consecuencias es la pérdida de talento en la empresa, así como el mayor absentismo laboral.
en una palanca de cambio.
5 errores frecuentes en la comunicación empresarial (y cómo evitarlos)
Hay 5 errores relacionados con la comunicación interna de las empresas que se repiten a menudo.
1. No tener un canal único ni trazabilidad
Uno de los grandes errores de la comunicación interna de las empresas es no tener un canal único, enviando la información y documentación por chats, correos, grupos. Al final, la información se dispersa, pierde, no está organizada y nadie sabe dónde buscar los mensajes o cuáles son las últimas informaciones.
Esto hace que se puedan repetir tareas, causar malentendidos, desinformación y se posponen o pierden decisiones importantes. Es necesario que haya un canal oficial donde esté toda la información al alcance las 24 horas, donde todo esté documentado y se garantice la trazabilidad de la información.
2. Comunicación unidireccional y sin feedback
Muchas empresas creen que comunicar es enviar información y documentación relevante sin más, mensajes ‘de arriba hacia abajo’. Aunque esto puede ser importante en muchos casos, también lo es garantizar el feedback o que los trabajadores puedan despejar dudas, enviar sugerencias o comentar lo que quieran.
Sin una comunicación bidireccional, escucha activa y feedback, está fallando algo. Para ello, se puede crear un canal de dudas, encuestas rápidas o favorecer la comunicación en los dos sentidos con un canal que lo propicie.
3. Información demasiado extensa, mal redactada o innecesaria
Muchas veces, por querer comunicarlo todo, se acaba diciendo de más o repitiendo información innecesariamente. Los mensajes pueden acabar no entendiéndose o llenos de tecnicismos que aburren a quien los lee.
La información debe estar bien redactada, ser clara, concisa y desarrollada de forma que incite a leerla. No hacerlo así puede hacer que los trabajadores acaben ignorando esos mensajes, incluso los siguientes, y perdiendo con ello información clave, anuncios o mensajes realmente importantes.
4. Falta de frecuencia o coherencia en los mensajes
No basta con enviar un mensaje al año, es necesario que la información se envíe con frecuencia. Por otro lado, la falta de coherencia crea desinformación que puede dar lugar a malos entendidos, conflictos, confusión o desconfianza.
Si los mensajes además llegan tarde, a destiempo o se contradicen entre sí, los trabajadores no se sentirán tan involucrados con la empresa o dejarán de confiar en ella, con las fatales consecuencias de esto.
5. No saber a quién comunicar cada cosa
Es importante saber qué comunicar a quién, y contar con un canal de comunicación que lo favorezca. Los mensajes deben ir segmentados según los trabajadores, departamentos o áreas, para que cada uno reciba la información que necesita y no se sobrecarguen de mensajes innecesarios, o que se pierdan alguno importante.
Mandar el mismo mensaje a todos puede ser contraproducente. En ocasiones, incluso hay que saber adaptarlo a grupo de empleados.
¿Qué pasa si no corrijo estos errores?
Si no corriges esos errores, las consecuencias pueden ser fatales en la empresa, con situaciones como las que comentamos a continuación, pero no son las únicas:
- Se pierde mucho tiempo innecesariamente
- Se causa frustración entre los empleados
- Los trabajadores no se sienten comprometidos ni involucrados con la empresa
- Puede afectar al clima laboral
- Baja productividad
- Mayor absentismo laboral y rotación de trabajadores
- Pérdida de talento
- Proyectos que no llegan a su máximo potencial
- Menor rendimiento laboral
¿Cómo evitar estos fallos de comunicación con tecnología (sin complicarte)?
Hoy en día existen herramientas simples que permiten mejorar la comunicación sin complicaciones y sin que tengas que dedicar grandes recursos o esfuerzos en la empresa. No solo eso, sino que te facilitan la vida y son fáciles de usar desde el primer momento. La clave está en elegir la más adecuada y usarla con un propósito claro. En esto, te ayudamos con nuestra solución de comunicación interna de Dialenga.
Unifica tus canales de comunicación
Lo mejor que puedes hacer por tu negocio es centralizar los mensajes en una sola plataforma para que todos sepan dónde encontrar la información oficial. Para ello lo mejor es que recurras a una herramienta de comunicación interna completa y de confianza como la de Dialenga.
Haz visible y accionable lo que antes quedaba en el aire
No dejes que se pierdan decisiones en un chat, en WhatsApp o correos. Haz que cada mensaje importante tenga seguimiento, responsables y plazos claros. Solo así es posible llevar un control de la información, de lo que realmente se recibe y así detectar fallos.
Mide qué se ve, quién responde y cómo reacciona el equipo
Los datos ayudan a ajustar, pero para ello debes hacer un control de los mensajes que se leen y los que no, incluso el cuándo. Si conoces esta información puedes saber cómo mejorar la comunicación de la empresa.
En caso de usar solo canales que no te permiten medir ni obtener métricas, no tendrás un control de la información empresarial y no tendrás forma de mejorarla.
Automatiza tareas: avisos, firmas, encuestas, sugerencias
Hay muchas tareas repetitivas o monótonas que te quitan tiempo para otras labores más importantes, y a las que en realidad no necesitas dedicar mucho tiempo. Estas se pueden resolver con flujos automáticos, por lo que la mejor idea que puedes tener es automatizarlas y dedicar esfuerzos a asuntos estratégicos.
Es el caso de las encuestas o las firmas digitales, donde puedes ahorrar tiempo y dinero. Herramientas como las de Dialenga te lo permiten, cuentan con estas funciones y te ayudan a que realmente dediques tu esfuerzo personal a tareas que ayuden a mejorar tu negocio. Es la solución interna que tu empresa necesita para evitar errores repetitivos, malentendidos o descoordinación dentro de la empresa, llevando la comunicación a otro nivel.
te lo ponemos fácil.
