Tu canal de denuncias interno es el mejor medio para promover las buenas conductas en tu organización, sin embargo sientes que no lo estás aprovechando lo suficiente y quieres saber qué hacer para potenciarlo todavía más y disfrutar de todas las ventajas que te proporciona, que anteriormente ya hemos dicho que son muchas.
Consejos para mantener la integridad del canal de denuncias de la empresa
Los canales de denuncia corporativos pueden ser herramientas increíblemente valiosas para las organizaciones que buscan promover una cultura más ética. Sin embargo, si estos no se mantienen adecuadamente, pierden su eficacia e incluso pueden convertirse en canales perjudiciales para la integridad de la organización. Para garantizar que siga siendo beneficioso, hay una serie de consejos que las organizaciones pueden seguir.
La creación y aplicación de estas medidas es una excelente manera de que las empresas promuevan la denuncia de conductas indebidas, además de que ayuda a generar un clima de mayor confianza entre la organización y sus empleados, enviando un mensaje positivo sobre la seriedad con la que se toma la integridad corporativa.
Garantizar la protección de los datos de los denunciantes
Con la directiva de Whistleblowing, los trabajadores están desempeñando un papel clave a la hora de reportar actividades poco éticas o situaciones sospechosas que ocurren en sus lugares de trabajo. La necesidad de proteger los datos es primordial para que estas personas puedan seguir desempeñando su trabajo con seguridad y tranquilidad.
Cada organización que tenga habilitado un canal de denuncias debe asegurarse de que existen directrices adecuadas para salvaguardar la información personal recopilada por los denunciantes. Esto incluye ofrecer un canal anónimo que permita realizar denuncias, cifrar la comunicación para evitar el robo de datos, implantar procesos seguros de almacenamiento de documentos y almacenarlos de forma segura y privada.
Cuando los trabajadores saben que sus denuncias son confidenciales y que no se les señalará por denunciar, es más probable que lo reporten de forma proactiva y añadan toda la información necesaria para poder investigar la situación. Al garantizar la protección de estos datos, éstos se sienten en un entorno de confianza, en el que no corren riesgos innecesarios al alzar la voz contra una amenaza.
corporativo y anónimo
Establecer protocolos y códigos de conducta
Una de las claves para conseguirlo es precisamente establecer protocolos y códigos de conducta claros en relación con el canal de denuncias puede ayudar a distinguir entre diferentes niveles de gravedad o denuncias falsas, a la vez que fomenta la coherencia en la forma en que se gestiona cada una de las situaciones. Además, las personas con acceso a la información denunciada deben responsabilizarse de mantener la confidencialidad.
Velar por los empleados y responder a sus denuncias
Los empleados deben conocer sus derechos y obligaciones y la empresa debe asegurar el anonimato de los mismos designando un gestor interno o un auditor externo a la organización que supervise cada caso denunciado. Las empresas también deben asegurarse de que los denunciantes se sientan apoyados y escuchados, respondiendo adecuadamente a las denuncias válidas y demostrando que se están tomando medidas como resultado de las mismas.
Qué pueden denunciar tus empleados través del canal de denuncias
En un artículo anterior sobre este tema, ya contábamos por qué es tan importante contar con un canal de denuncias y qué ventajas tiene, por lo que no vamos a pararnos mucho en comentarlo de nuevo. De forma resumida, el canal de denuncias corporativo se crea para animar a los trabajadores a hablar abiertamente de cualquier problema o preocupación que surja en el lugar de trabajo.
Un sistema de denuncias que sea eficaz garantizará que los trabajadores se sientan seguros en su entorno laboral, al tiempo que las empresas serán conscientes de cualquier problema potencial que pueda surgir.
Este buzón puede utilizarse para albergar diversos temas:
- Denuncias de acoso laboral o sexual
- Robo
- Infracciones de seguridad y protección
- Amenazas, violencia, intimidación
- Accidentes
- Conductas sospechosas
- Gestión inadecuada o lucrativa de recursos empresariales
- Fraude o soborno
- Mal uso de información clasificada
- Conflicto de intereses
- Discriminación
- Mala conducta financiera
- Irregularidades e infracciones que puedan suponer un riesgo en el lugar de trabajo
- Políticas y procedimientos de la empresa ilegales
- Condiciones de trabajo inseguras
- Problemas de control de calidad
Cómo fomentar el uso del canal de denuncias corporativo
Promover el uso de un canal de denuncia corporativo permite a los empleados sentirse cómodos expresando sus preocupaciones de forma segura y confidencial. La autenticidad y fiabilidad de este canal puede demostrarse de varias maneras, por ejemplo, proporcionando orientación sobre cómo utilizar el canal para denunciar comportamientos poco éticos y destacar que se están tomando todas las medidas para garantizar su anonimato o privacidad.
Informar y formar a los empleados sobre el canal de denuncias
Las empresas deben considerar la posibilidad de realizar una importante campaña de educación y concienciación cuando promuevan el uso de este tipo de canal corporativo, animando a todas las partes a presentar sus casos de sospecha. Dentro de esta campaña, el personal de Recursos Humanos y otros empleados participantes deben estar debidamente preparados para responder de manera eficiente y adecuada cuando alguien plantee una preocupación a través del canal.
Educar a los empleados sobre la herramienta del buzón de denuncias, qué temas pueden ser objeto de denuncia, cómo se tratarán las preocupaciones confidenciales y cómo se aplican las medidas de protección para los denunciantes, son elementos clave para dar a conocer el canal y fomentar el buen uso del mismo.
Hacer encuestas para conocer la aceptación del canal de denuncias
Una herramienta útil para medir la aceptación del canal denuncias por parte de los empleados, es la realización de encuestas, donde se pregunte acerca de su uso o mejoras prácticas del mismo. Hay herramientas que te ayudan a realizar estas encuestas de forma sencilla, informando a los empleados de su disponibilidad y con posibilidad de consultar cuando les venga bien, además de medir su seguimiento y analizar los resultados en tiempo real.
La importancia de un canal fácil de usar
Según la Encuesta EQS sobre Whistleblowing en 2024, son cada vez más las empresas las que recurren a un canal de denuncias digital y gran parte de ellas confían en ellos para recibir denuncias de comportamientos poco éticos o ilegales. No obstante, el canal de denuncia corporativo debe ser una opción fácil de usar de cara a poder transmitir la información, como ocurre con Dialenga. Si esto se cumple ayudará a garantizar su uso, ya que en nuestro caso los empleados pueden denunciar desde la app o la web para que actúes lo antes posible.
De esta forma, podremos asegurar y garantizar que el canal es un recurso legítimo y una herramienta de comunicación eficaz para estas situaciones.
Errores más comunes que dañan la confianza en el canal de denuncias
No basta con tener un canal de denuncias y mantener su integridad, sino que debes evitar los errores más comunes de los canales de denuncias que hacen que los empleados no confíen en ellos o no los usen, entre los cuales destacamos los siguientes:
- No contar con un protocolo o que este no sea suficientemente claro
- No responder a las denuncias o hacerlo demasiado tarde
- No ofrecer un anonimato real o confidencialidad
- No registrar los casos
- No comunicar las medidas que se han tomado tras la denuncia
- No formar e informar correctamente sobre él
- Los responsables del canal no son independientes o imparciales
- Señalar o sancionar a los denunciantes
- No utilizar las herramientas o canales más adecuados
Dialenga te ofrece el canal de denuncias que necesita tu empresa
En el caso de Dialenga te garantizamos que cuentas con todos los recursos para ofrecer a tus empleados un canal de denuncias corporativo eficaz, en el que pueden expresar lo que necesiten sin miedo y con el que contarán siempre que lo necesiten. Todo ello con garantías y cumpliendo con las normativas vigentes.
No solo contarás con el canal de denuncias, sino también una completa herramienta de comunicación que te ayudará a que tu equipo se sienta siempre respaldado y escuchado, lo que hará que se implique más con su trabajo. Si tienes dudas sobre su funcionamiento o lo que podemos hacer por ti, consúltanos sin compromiso.
te lo ponemos fácil.
