Cómo comunicar malas noticias en el trabajo sin romper el clima laboral

No todo es bueno en las empresas. Hay ocasiones en las que las cosas no van tan bien como deberían, es necesario despedir a alguien, sucede una crisis o surge el momento en el que hay que comunicar malas noticias. No todas las empresas, ni mucho menos los responsables de dar la noticia, están preparadas para ello. Por eso, te decimos cómo comunicar malas noticias sin romper el clima laboral ni la motivación de tus trabajadores, lo que podría afectar más negativamente todavía a tu empresa.

Hay un estudio que analiza cómo entrenar a los mandos de las empresas para dar noticias complicadas de forma justa y profesional, combinando habilidades de comunicación con principios de justicia en las organizaciones. Los responsables de negocios que recibían este entrenamiento conseguían crear una percepción de mayor equidad reduciendo las reacciones negativas de los trabajadores. Es una muestra de que saber cómo comunicar puede cambiar las cosas, para bien o para mal, y en las empresas esto es más importante de lo que nos podríamos imaginar.

No saber cómo hacerlo puede incluso crear malestar, conflictos, desmotivación y pérdida de rendimiento laboral. Por eso, es muy importante saber cómo comunicar las malas noticias sin romper el buen ambiente laboral.

¿Por qué es tan difícil dar malas noticias en el trabajo?

A nadie le gustan las malas noticias. Esto es una realidad. El comunicar malas noticias en el ámbito laboral involucra expectativas, emociones, seguridad laboral, profesional u otras consecuencias relacionadas.

• Impacto emocional: las malas noticias tienen un impacto emocional que pueden conllevar enfado, tristeza o frustración.
• Miedo a la reacción de los trabajadores: los altos cargos, directivos y responsables de comunicación no saben cómo van a reaccionar los trabajadores, si se van a desmotivar o bajar su rendimiento en la empresa por esta noticia, incluso pueden presentar su renuncia.
• Empeoramiento del clima laboral: hay noticias que pueden afectar al clima laboral, como una situación de crisis, o romper la confianza del equipo.
• Es una responsabilidad: quien da la mala noticia también tiene que lidiar con las consecuencias de esta y tiene la responsabilidad de comunicarla con eficacia.

Las 6 etapas clave para comunicar una mala noticia

Dar malas noticias nunca es fácil, especialmente cuando se trata de una empresa o entorno laboral en el que están en juego el clima laboral, las relaciones y la confianza. Todo esto es clave para el buen funcionamiento del negocio, y por eso hay que saber cómo tratarlas.

También es necesario meditar acerca de cuándo hacerlo, sabiendo que no se pueden posponer demasiado. Esto podría llevar a rumores, especulaciones y chismes que nada favorecen a la empresa, incluso generando una mala imagen o pérdida de confianza. La forma en la que un responsable, jefe o líder de la empresa transmite una noticia negativa puede marcar la diferencia entre unos trabajadores motivados e implicados con la empresa y unos trabajadores descontentos y desconfiados.

Para comunicar una mala noticia con eficacia, es necesario seguir diferentes etapas. Aquí te comentamos las etapas principales que debes dar a la hora de anunciar a los trabajadores un posible cierre, despido, situación de crisis o una noticia que no les va a gustar.

Prepara el mensaje

Lo que tienes que hacer antes de hablar con los trabajadores para comunicarles una mala noticia es preparar el mensaje. Puedes escribirlo, ensayarlo, perfeccionarlo. Dedícale el tiempo necesario. No dejes espacio a la improvisación en temas tan serios.

Incluso plantéate posibles cuestiones que puedan surgir para darles respuesta de una forma seria, profesional y sin causar conflicto ni alarma. Así, evitarás improvisaciones que pueden dañar, confundir o dejar más dudas que respuestas.

Elige el momento y lugar adecuados

Una mala noticia no se debe dar en cualquier momento ni lugar. Debes elegir dónde hacerlo y cuándo es el mejor momento. Lo mejor es que elijas un lugar privado, sin interrupciones, y un momento en el que las personas lo puedan asimilar y no les afecte tanto.

Lo ideal es hacerlo después de trabajar, pero en horario laboral, anunciando una reunión con anticipación suficiente. Si tienes una app de comunicación interna, puedes establecer un canal especial para que todos estén informados.

Es imprescindible ser claro y directo, pero no cruel

A la hora de comunicar la noticia, es necesario no andarse con rodeos, tecnicismos ni usar un lenguaje que pueda confundir. Se trata de comunicar, no de decir algo por cumplir. Hazlo de forma clara, concisa y con un tono humano y empático.

Después de dar la noticia, valida las emociones

Es importante que dediques un tiempo a validar las emociones de los demás, ya que puede haber ciertas emociones o reacciones. Practica la escucha activa, valida las emociones y déjales tiempo y espacio para comunicarse a los que quieran hacerlo. No hagas que sea un momento frío.

Proporciona alternativas

En ocasiones, puede haber alternativas o cosas que se pueden hacer ante esta noticia. Es importante que los trabajadores tengan toda la información, y si hay alternativas debes comunicarlas. Pueden ser soluciones, planes o pasos a seguir desde este momento.

Haz un seguimiento

No solo hay que comunicar sin más las noticias negativas, es necesario hacer un seguimiento posterior sobre lo que sucede tras ella. Es importante que sepas aclarar dudas, preocuparte por los trabajadores y reducir el impacto negativo a largo plazo.

¿Cuál es la mejor estrategia para anunciar una mala noticia en la empresa?

La mejor estrategia para comunicar una mala noticia pasa por dar los pasos clave para hacerlo, como hemos dicho anteriormente. Pero más allá de eso es necesario tener empatía, conociendo cómo puede afectar a los trabajadores, no ocultar información clave porque puede volverse en tu contra y diseñar un plan de acción para minimizar el impacto de la mala noticia.

Debes planear los pasos que debes dar a partir de ahora para enfrentar la situación de la mejor manera en función de cuál sea la noticia. Por ejemplo, puede ser que se haya cancelado algún proyecto, que los resultados económicos no sean buenos, que haya despidos, cambios en las condiciones o una situación de crisis.

No lo hagas con emails fríos ni canales de comunicación en las que se pueda perder algo clave, y que no te permitan hacer un seguimiento. Lo mejor es hacerlo en persona, comunicando la reunión previamente desde una herramienta de comunicación como la de Dialenga, y hacer un seguimiento de la misma forma.

Es necesario mostrarse disponible para resolver dudas, quejas o lo que sea necesario, para que los trabajadores se sientan acompañados y entendidos ante la noticia.

Cómo preparar el contexto antes de dar una mala noticia

Para minimizar los efectos negativos de la mala noticia, al menos en lo que respecta a los propios trabajadores, es importante prepararse antes de darla. Esto pasa por preparar el discurso y ensayarlo todo lo que sea necesario. Tienes que tener claros todos los detalles para no generar confusión con mensajes en los que se oculta información o que están incompletos. Piensa lo que quieres decir y busca la mejor forma de hacerlo.

No te olvides de anticipar las preguntas que pueden surgir y preparar respuestas honestas, también teniendo en cuenta cómo lo dices. Si hay más líderes o personas responsables de comunicar la misma noticia a otras personas, es necesario que os coordinéis para que el mensaje sea coherente y se transmita de la mejor manera. Asimismo, debéis preparar el momento para que no se enteren algunos antes que otros y se sientan infravalorados o afecte al clima laboral.

Finalmente, debes buscar el mejor sitio para comunicarlo y el lugar adecuado, donde no os vayan a interrumpir. Un contexto adecuado y una reunión bien preparada pueden reducir el impacto emocional de la noticia.

¿Cómo decirlo sin generar más tensión? Claves para comunicar con empatía

Es necesario comunicar las malas noticias con empatía para que los trabajadores no se sientan mal o piensen que nadie les entiende. Sin embargo, hay muchas personas que ocupan cargos de responsabilidad en la empresa que se sienten perdidos en este apartado y no saben cómo comunicar con empatía. Por eso, te damos las claves para hacerlo:

• Evita los tecnicismos o frases robóticas, usa un lenguaje sencillo que tus trabajadores comprendan desde una perspectiva más humana.
• Di que entiendes cómo se pueden sentir y reconoce las posibles reacciones y emociones que puede haber.
• Muéstrate en disposición de escuchar a quien desee expresarse sin ponerte a la defensiva, atacar o contestar a todo.
• Evita culpar a otras personas. Tampoco busques excusas, la situación es la que es.

Aunque esto no sea suficiente alivio para algunos, ayuda a que tus trabajadores sientan que se les respeta y tienen en cuenta.

Cómo dar malas noticias como líder sin romper el equipo

Los líderes, responsables o jefes de equipo deben estar preparados ante esta situación, pero en caso de no estarlo es importante que sepan cómo actuar en todo momento para no romper el equipo ni hacer que el clima laboral se enturbie. Por eso, es importante que trabajen en fortalecer la confianza del equipo en todo momento.

Para ello, es necesario que usen un tono sereno que comunique calma, que no oculten nada, y sobre todo mostrar coherencia. Las malas noticias no se deben delegar, es necesario dar la cara y saber transmitirlas de la mejor forma posible, siempre con predisposición a escuchar a los demás y valorar opciones, aunque con un plan en mente.

No hagas que los trabajadores se sientan mal, culpables o que acaben culpando a los demás, se trata de buscar la mejor manera de que las noticias no sean tan malas y prevenir conflictos. Al menos que no afecten al clima del grupo y a los resultados empresariales de forma negativa.

¿Qué hacer después de haber comunicado una mala noticia?

No basta con comunicar una mala noticia, tras ello es necesario hacer un correcto seguimiento y acompañamiento. Debes buscar la mejor forma de que los empleados lo asuman sin que afecte al clima laboral, a su motivación o rendimiento en el trabajo.

Es importante abrir canales de comunicación, que pueden ser en persona o con una herramienta de comunicación como Dialenga. También es clave que hagas reuniones de seguimiento. Comunicar una mala noticia no es decirlo y ya.

Errores comunes al comunicar malas noticias en el entorno profesional

Los principales errores al comunicar malas noticias son:

• Tardar demasiado en hacerlo.
• Usar un lenguaje muy técnico.
• Comunicarlas de malas maneras o culpando a los trabajadores.
• Ser demasiado vago o ambiguo.
• No elegir el momento, lugar y contexto correctos.
• No practicar la escucha activa.
• No usar los canales de comunicación adecuados.
• No hacer un correcto seguimiento y acompañamiento.

No cometas los mismos errores que los demás, ahora que sabes la mejor forma de comunicar las malas noticias puede hacer que estas no afecten al rendimiento laboral en tu empresa. Si además lo haces con Dialenga, te sorprenderá la cantidad de recursos con los que cuenta nuestra herramienta de comunicación empresarial en todo el proceso, porque estamos en las buenas y en las malas.