Si buscas una forma rápida y ordenada de que tus empleados encuentren a sus compañeros sin tener que buscar entre los correos, hojas de cálculos o tener que preguntar cada vez que lo necesiten, los directorios de empleados son esenciales para que todos los trabajadores puedan obtener la información que necesitan de los demás.
También son imprescindibles para tener información sobre tu equipo, mejorando así la comunicación interna, Recursos Humanos y facilitando la
Qué es un directorio de empleados y para qué sirve
El es el sistema o la herramienta en la que se organiza la información clave de los trabajadores como nombres, áreas, departamentos, cargos, datos de contacto y otra información importante. Es clave para facilitar la comunicación interna y la colaboración entre departamentos, entre otros usos, como gestionar los equipos con eficacia, asignar tareas y tomar mejores decisiones.
Es, en definitiva, una base de datos a la que los responsables de Recursos Humanos, altos mandos o incluso los propios empleados puede recurrir para conocer la información que necesitan sobre los demás trabajadores.
Beneficios de tener un directorio accesible y bien estructurado
Un estudio reciente de la Universidad de Queens ha desvelado el 75% de las empresas consideran el trabajo en equipo y la colaboración como muy importantes pese a que el 39% de los empleados piensa que las personas de su organización no colaboran lo suficiente. Un buen directorio de empleados es una herramienta esencial para mejorar la comunicación de los trabajadores, fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.
Tener un directorio de empleados bien estructurado, organizado y accesible a todos los que lo necesitan tiene muchos beneficios para la empresa y para los propios trabajadores, que pueden organizar mejor su trabajo en equipo o tomar mejores decisiones en su puesto.
Facilita la comunicación interna y la colaboración
Una de las grandes ventajas de los directorios de empleados es que facilitan la comunicación interna, ya que es muy fácil encontrar información de las demás personas del mismo o diferente departamento junto con sus datos y forma de contacto.
Los trabajadores pueden colaborar más fácilmente para aprovechar el potencial y conocimiento de los demás, incluso delegar tareas, asumirlas o compartirlas. Optimiza con ello la productividad y compromiso de los trabajadores. También es clave para una mejor comunicación entre departamentos.
Ayuda a integrar nuevos empleados
Los nuevos empleados tienen más fácil conocer quiénes son las demás personas de su equipo, cómo contactar con ellos, consultar dudas o lo que necesiten. Además, se adaptan antes a la empresa al conocer su estructura y jerarquía, las personas que lo conforman y los datos que necesitan saber.
Asimismo, es más fácil comunicarse con ellos para todo lo que sea necesario, especialmente importante en sus primeros días en la empresa.
Reduce la dependencia de RRHH para cosas básicas
En ocasiones, la burocracia hace que se pierda mucho tiempo de trabajo, o que se puede aprovechar en cosas más útiles, en tareas que a priori son sencillas. Por eso, contar con un directorio de empleados permite a los altos mandos y trabajadores saber quiénes conforman ciertos departamentos y cómo contactar con ellos fácilmente.
Se elimina así la necesidad de tener que hablar con Recursos Humanos, esperar una respuesta y después volver a contactar con la persona que se quiere. Todo es más rápido, ágil y directo sin que nadie tenga que renunciar a su privacidad ni seguridad.
Qué información debe contener un buen directorio de empleados
Un buen directorio de empleados debe contener información clave para ser útil, como:
- Nombres de los trabajadores
- Sus cargos
- El departamento al que pertenecen
- Datos de contacto
- Fotografías en algunos casos
- Otros datos relevantes para la empresa o facilitar la colaboración
En función de tu negocio, además de los datos básicos puedes necesitar otros, como saber si alguien tiene ciertos conocimientos específicos, maneja idiomas o se le da algo mejor que los demás.
¿Qué tipos de directorios de empleados hay?
A la hora de crear un directorio de empresas no solo se trata de saber la información que contiene y para qué se puede aprovechar, sino que es esencial saber qué tipos de directorios hay, y para ello debemos diferenciar claramente dos: los públicos y los privados.
Directorio de empleados privado, ideal para RH
Los directorios de empleados privados son perfectos para que los Responsables de Recursos Humanos puedan desempeñar mejor todas sus tareas, gestionar el talento y tomar decisiones estratégicas.
Solo tiene acceso a ellos el personal autorizado, como la administración, Recursos Humanos o directivos. En estos directorios puede haber información más detallada y sensible. Asimismo, permiten gestionar y mantener la información de los empleados organizada y segura.
necesitan, a un clic.
Directorio de empleados público, óptimo para la comunicación interna
Los directorios de empleados públicos son ideales para mejorar la comunicación interna de las empresas puesto que la información está accesible para todos los empleados, que pueden conocer cuáles son los demás trabajadores, cómo contactar con ellos, colaborar y lo que sea necesario.
Está pensado para facilitar el buscar información de los demás empleados, interactuar más fácilmente, saber cómo aprovechar el potencial de todos los departamentos y empleados y fomentar el trabajo en equipo. Además, es beneficioso para los nuevos empleados y para reforzar la cultura de la empresa.
En este caso, la información suele estar más limitada que los directorios privados por ser más accesible a todos.
Cómo hacerlo accesible para toda la empresa
Los directorios de empleados deben estar disponibles para toda la empresa, algo que se puede conseguir de forma muy sencilla sin comprometer la seguridad y privacidad de los empleados.
Que funcione desde cualquier dispositivo
Una de las claves de que este directorio sea accesible para todos los empleados es que pueda funcionar desde cualquier dispositivo, para no solo verlo con el ordenador desde la oficina sino llevarlo también en el móvil o tablet. Es imprescindible que esté adaptado a los diferentes dispositivos y que sea totalmente seguro.
Se conecta con tus sistemas o ERPs
Para que pueda usarse allá donde sea necesario, es esencial que se conecte con todos los sistemas o ERPS. De esta forma, no solo se sincronizan mejor los datos y se aprovecha el potencial de todas las herramientas de tu empresa, sino que se actualizan automáticamente los datos, se evita la duplicidad de información y se obtienen muchas más ventajas en el día a día.
Te ofrece una visión más amplia y completa de los datos de los trabajadores para tomar mejores decisiones de negocio, todo ello desde un mismo sitio usando un móvil, tablet u ordenador.
Que no dependa de permisos técnicos ni de IT
El directorio de empleados debe funcionar sin que sean necesario pedir permisos técnicos ni soporte constante del informático para acceder a los datos y actualizarlos. Por ello, es indispensable dar ciertos permisos a quienes corresponde, por ejemplo a los Recursos Humanos, administración o persona encargada de actualizarlo.
Cómo funciona el directorio de empleados en Dialenga
El directorio de empleados de Dialenga centraliza la información de los empleados para construir un equipo conectado, con toda la información de la organización y los trabajadores disponible en un vistazo. Las empresas o sus trabajadores pueden encontrar en él lo que necesitan, desde alguien para colaborar en alguna tarea a un responsable de proyecto para consultar dudas.
En él, se pueden gestionar datos como nombre completo, puesto, centro y mucho más. Es fácil saber cómo contactar con alguien, acceder a los contactos, gestionar las vacaciones, registrar las jornadas cómodamente y mucho más. Se puede personalizar e incluso es ideal para celebrar cumpleaños y aniversarios, entre muchas otras opciones a disposición de los Recursos Humanos, responsables de equipo, administración o los propios trabajadores.
Además de un directorio público, hay una ficha privada de empleado. Los trabajadores pueden añadir una foto de perfil para una mejor experiencia de uso y localización. Los datos personales y profesionales están siempre actualizados y se consultan de forma cómoda. Es la herramienta imprescindible para que tu negocio mejore su comunicación interna y resultados empresariales.
de un vistazo.
