Una de las mejores formas de optimizar la gestión externa en cualquier tipo de empresas es digitalizar los Recursos Humanos. No solo nos referimos a apartados como la contratación o las nóminas, sino que vamos más allá de lo esencial. Entre ellos, la comunicación interna de la empresa, que favorece aspectos tan variados como el clima laboral o el rendimiento de los trabajadores.
Según un estudio reciente de IDC realizado con 740 líderes de RR.HH. en más de 12 países, digitalizar y automatizar la carga de trabajo es una de las necesidades de los departamentos Recursos Humanos para abordar desafíos más estratégicos.
Para estas funciones, nada mejor que contar con un buen programa de comunicación interna, con la mejor gestión de la información y datos de forma segura.
¿Qué significa digitalizar el área de recursos humanos?
Digitalizar el departamento de Recursos Humanos es un proceso de transformación por el que pasan muchas empresas para adaptarse al uso de herramientas tecnológicas en este departamento. Busca reemplazar los métodos manuales y tradicionales por sistemas informáticos que puedan automatizar flujos de trabajo, y con ello hacer los procesos más eficientes y agilizar tareas.
Procesos de RRHH que pueden digitalizarse (sin ser un software de nóminas)
No nos referimos a un software de nóminas, sino que vamos más allá. Hay muchos procesos que se pueden digitalizar: desde el reclutamiento, la selección y la formación de personal hasta la gestión de ausencias, las encuestas de clima laboral, la gestión de beneficios y compensaciones, el control de asistencia, la comunicación interna y muchos otros aspectos.
Comunicación interna
La comunicación interna se puede digitalizar para conseguir que la información llegue de forma más clara, rápida y medible. Se puede hacer con diferentes canales de comunicación, como las intranets, portales de empleado, apps, newsletters y muchos otros, aunque lo mejor es contar con un programa que lo englobe todo para una comunicación interna centralizada y más eficaz.
Digitalizar la comunicación interna permite mejorar la confianza y transparencia dentro de la empresa, favorece la comunicación y alineación con los objetivos estratégicos, aumenta el compromiso de los trabajadores y además permite medir el impacto de los mensajes o comunicaciones empresariales.
Envío de documentación y avisos
Otro de los procesos de los Recursos Humanos que más se benefician de la digitalización es el envío de documentación y avisos en la empresa. Es posible informar más fácilmente y con eficacia sobre diversas cosas, como los cambios en las normativas internas, recordatorios de fechas clave, reuniones, evaluaciones, contratos, certificados y otra información que deben conocer los empleados. Asimismo, es la mejor opción para saber que las comunicaciones llegan a los empleados, las reciben y las leen, para tener un mejor control del envío de documentos y avisos empresariales.
No solo se pueden enviar documentos a los empleados, y segmentar según diferentes roles o departamentos, sino que además es posible recibir notificaciones push en el móvil e incluso firmar contratos y documentos en segundos. Esto no solo ahorra mucho tiempo, sino que garantiza la seguridad y privacidad de la información y reduce errores administrativos. También permite acceder a la documentación que se necesita en cualquier momento y consultar archivos o comunicaciones históricas.
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Encuestas y feedback del equipo
Una de las mejores formas de valorar el contento, descontento, compromiso o implicación de los trabajadores con la empresa es mediante las encuestas y el feedback del equipo. Las encuestas pueden ser perfectamente digitalizadas, y de hecho en nuestra herramienta de comunicación interna puedes crear encuestas de clima laboral para que tu equipo responda en cualquier momento y lugar. Para conseguir respuestas sinceras, es recomendable ofrecer la posibilidad de hacer encuestas anónimas.
Se pueden hacer también sondeos rápidos o encuestas de pulso sobre temas específicos o buscar una comunicación más directa en la que el feedback sea bien recibido. Lo mejor de todo es que la recopilación de datos es muy rápida, se puede ver el seguimiento de las encuestas e incluso contar con métricas para medir sus resultados. Los trabajadores se sentirán valorados y escuchados al ver que se tiene en cuenta su opinión, y tendrán la oportunidad de decir lo que no se atrevieron hasta ahora.
El feedback no solo mejora la satisfacción y compromiso del equipo sino también ayuda a tomar decisiones informadas y descubrir ideas que no se nos habrían ocurrido.
Firma de contratos y documentos laborales
Firmar contratos y documentos laborales ahorra mucho tiempo a cualquier empresa, especialmente las que manejan muchos contratos, modificaciones de estos, acuerdos de confidencialidad, cartas de despido, denuncias, solicitudes informadas y otros documentos.
Pero para ello es necesario contar con un sistema que garantice la firma segura y con plena validez legal, como en la herramienta de Dialenga. Esta opción es muy importante para ahorrar tiempo y dinero en Recursos Humanos, en negocios que tienen personal deslocalizado o que teletrabajan y para poder gestionar las firmas de contratos y otros documentos en tiempo real.
Ventajas de digitalizar estas funciones en tu empresa
La digitalización de ciertas funciones como el envío de documentos, mensajes, encuestas, firma de contratos y otros permite a empresas como la tuya agilizar los procesos del negocio tomando mejores decisiones, con un mejor ambiente laboral y reduciendo errores. Esto no solo agiliza las tareas, sino que también ahorra tiempo y dinero a tu empresa.
Agiliza tareas sin perder el control
Una de las ventajas de digitalizar los recursos humanos es que se agilizan las tareas, ya que al sustituir el papel por otras herramientas digitales se necesita menos tiempo para hacer determinadas funciones como enviar información a los trabajadores, asignar ciertas tareas, tomar decisiones, gestionar horarios o firmar contratos y documentos.
Se automatizan procesos repetitivos como la recopilación de firmas, envío de encuestas o documentos, por lo que muchas funciones se realizan con mayor eficacia en menos tiempo. Asimismo, el departamento de Recursos Humanos y ejecutivos pueden dedicar ese tiempo a otras funciones estratégicas de su trabajo.
Mejora el engagement y reduce el ruido interno
Al digitalizar la comunicación interna y el feedback, te aseguras de que los trabajadores reciben la información correcta, pueden acceder a ella en cualquier momento y se evitan los malentendidos o mensajes perdidos. Esto hace que los trabajadores se sientan más involucrados y comprometidos con el negocio y con ello se consiguen alinear los objetivos personales con los de la empresa.
Evita errores y retrabajos en procesos repetitivos
Una de las razones por las que es necesario digitalizar diferentes apartados de los recursos humanos de la empresa es porque se evitan errores y esfuerzos adicionales. Hay tareas que se automatizan y con ello se evitan los temidos errores humanos que pueden tener consecuencias fatales para la economía de tu empresa.
También se reducen al mínimo las tareas repetitivas en ciertos procesos, agilizando mucho más todo y aumentando la eficacia del negocio. Con ello, se consigue un mayor rendimiento en el puesto de trabajo y una mayor calidad de los productos y servicios, lo que mejora también la imagen de la propia empresa y aumenta sus beneficios económicos.
Dialenga como herramienta clave para digitalizar procesos internos de RRHH
Dialenga es la herramienta perfecta para digitalizar procesos internos de Recursos Humanos, especializada en la comunicación interna. En ella es posible digitalizar los procesos de Recursos Humanos, centralizar la comunicación y mejorar la experiencia de los empleados en una sola herramienta, en cualquier momento y lugar.
Se optimizan las tareas, envío de documentos, felicitaciones de cumpleaños, avisos importantes y todo lo que es clave para mejorar el clima laboral y mantener a los trabajadores más comprometidos con la empresa.
Integraciones con tus herramientas de recursos humanos
Una de las ventajas que tiene el programa de comunicación interna Dialenga es que va más allá de sus funciones al integrarse perfectamente con tus herramientas de recursos humanos.
Así, se puede conectar más fácilmente con otros sistemas como el CRM, ERP y otras herramientas para centralizar la información, mejorar los flujos de trabajo y evitar duplicidades. Se integra con herramientas como a3innuva, Sage, Epsilon de Grupo Castilla, Cezanne HR o Dynamics 365. Solo así es posible una mejor gestión de la comunicación interna.
De verdad.
