Clínicas W es la primera red de clínicas dentales con nombres y apellidos. Con 59 clínicas repartidas por España y más de 400 empleados, se caracteriza por su pasión por la odontología. En concreto, en Clínicas W se emplea un método propio: la Odontología Slow, que humaniza el servicio y potencia el valor de la confianza.
Desde el equipo de Central W, con sede en Valencia y 20 empleados, se apoya a toda la red de clínicas. En la gestión diaria intervienen varios departamentos: Consultoría, Comunicación y Marketing, Financiero, Growth, Coordinación… Entre todas estas áreas, se da soporte y asesoramiento a las 59 clínicas dentales para dar el mejor servicio a sus clientes.
Los inicios de la Comunicación Interna clásica en Clínicas W
Desde la Central W siempre se está en contacto con las clínicas y sus equipos de forma constante y bidireccional. Según nos cuenta Mónica Herraiz, la Coordinadora de Clínicas W, en el pasado toda la comunicación se hacía vía email. Esto ocasionaba algunos problemas en los envíos: existían emails erróneos, duplicidades, bandejas de entrada llenas, necesidad de enviar el mismo email varias veces por el límite de destinatarios, etc. Además, el control sobre la recepción o apertura de la información difundida se perdía, sin poder obtener datos o posibilidades de mejora.
Mónica nos puntualiza que “En la época del Covid-19, tuvimos la necesidad de hacer muchos comunicados masivos para mantenernos cerca de nuestras personas, ya que era una época donde teníamos que estar al lado de nuestros equipos. Con los problemas que veníamos arrastrando, se nos hizo muy complicado. Cuando volvimos al trabajo presencial, todos estábamos de acuerdo en que necesitábamos una forma más fluida y ágil para comunicarnos internamente”. Además, con el negocio en pleno auge, cada vez se producían más aperturas de centros dentales y llegaban nuevos empleados, añadiendo más necesidades. Todo apuntaba a una misma dirección: era el momento de dar el siguiente paso y apostar en firme por la Comunicación Interna en la empresa.
Mónica Herraiz, Coordinadora de Clínicas W
La app que supera los límites del email tradicional y añade agilidad
Desde entonces, Clínicas W ha estado trabajando con su app corporativa de Comunicación Interna, Red Slow. Su nombre proviene de la metodología de trabajo que usan en todas las clínicas, de forma que los empleados se sienten muy vinculados a ella. Ofreciendo un entorno seguro y una interfaz personalizada, la app se ha convertido en un aliado clave para mejorar la colaboración y coordinación entre los miembros del equipo.
Casi todos los días, el equipo de Clínicas W recibe en su app alguna noticia relativa a su compañía. El contenido de las novedades que se difunden es muy variado: avisos para la estrategia de fidelización, noticias sobre las nuevas clínicas, comunicados generales sobre aparición en medios, inauguraciones, nombramientos, impactos sobre cursos y reuniones, recordatorios, etc. Al tener una alta frecuencia de envío de comunicados, el empleado siente una mayor vinculación con la organización. Todas las noticias se dan a conocer de forma oficial y con total transparencia a cada uno de los colaboradores, sin distinción.
Viendo el éxito y las posibilidades de personalización del contenido, varios departamentos se han sumado a difundir sus propias novedades. A día de hoy y con total autonomía, algunas áreas como Comunicación y Marketing o Academia (para la parte formativa) también ejecutan la estrategia de Comunicación Interna que va ligada a sus propias áreas.
En el Centro de Conocimiento, que actúa como espacio para albergar recursos a más largo plazo, existe contenido fijo e informativo sobre apariciones en prensa, entrada de nuevas clínicas o protocolos. Este apartado, junto a la actualidad de la empresa diaria, brinda un espacio ideal para que el empleado esté siempre informado y al día de lo que ocurre en Clínicas W y acceda a cualquier tipo de documento en el momento que lo requiera.
La Central W también utiliza el módulo de Vacaciones y ausencias para gestionar el tiempo libre de este grupo de empleados. Mónica es usuaria de este apartado, que “resulta muy ágil y muy efectivo para estas gestiones. Además, el departamento de RRHH ha encontrado otras utilidades extras a la agilidad: por ejemplo, se pueden comprobar los solapamientos de vacaciones entre miembros de un mismo equipo”. La mejora de la Experiencia de Empleado también aflora tras mejorar estos procesos y simplificarlos, que en muchas ocasiones pueden llegar a ser tediosos.
Red Slow también cuenta con diferentes Salas de chat para los empleados, según su profesión o área de trabajo. Mónica nos hace partícipes de la valoración tras los primeros meses de uso de esta funcionalidad: “Comenzamos con el uso de las Salas de chat ya que los propios empleados pidieron tener un espacio para conversar de forma distendida sobre proyectos o dudas. Históricamente, las clínicas han venido usando WhatsApp de forma no oficial, y es un reto moverles hacia la App… Pero con tesón, demostrando las bondades de un canal corporativo y seguro donde está la información de la empresa, conseguiremos elevar nuestra experiencia”.
La app del empleado que mejora el sentimiento de pertenencia
Desde la implementación de Red Slow, en Clínicas W se han experimentado mejoras significativas en la eficiencia operativa y la cohesión del equipo. Además, la flexibilidad de la plataforma ha permitido crear una cultura de comunicación más eficiente y colaborativa.
Indudablemente, Clínicas W ha hecho una gran apuesta por motivar más a sus empleados y hacerlos sentir parte de la empresa. Después de cambiar la forma de comunicar y conectar con ellos, el sentimiento de pertenencia ha aumentado.
“Nuestras personas se sienten ahora más involucradas, lo cual era parte de nuestro objetivo. En ocasiones, el equipo tiene una percepción errónea de que se trabaja de forma aislada, cuando en la empresa contamos todos. Para nosotros es muy importante que nuestras personas se sientan parte de la empresa y noten nuestra presencia y acompañamiento.”
Red Slow ha pasado a formar parte de las herramientas diarias que usan los empleados de Clínicas W. La gamificación también tiene cabida en la app, ya que se crean concursos y juegos para estrechar los lazos y buscar pequeños momentos de diversión en la jornada laboral. Gracias a estas acciones y la alta frecuencia de los impactos, más del 80% de la red de Clínicas W usa Red Slow de forma continua, convirtiéndose en la app del empleado de estos centros dentales.
Por último, Mónica nos afirma que “hablo de parte de todos los compañeros que están en contacto con Dialenga si digo que estamos muy satisfechos con la atención recibida. La contestación por email desde soporte es casi inmediata y nunca queda ninguna duda por resolver. Asimismo, me parece de valorar el hecho de que periódicamente se hagan webinars para explicar novedades y mejoras.”
¡Muchas gracias por elegirnos y ser partícipes de vuestro negocio!
