La comunicación interna es este año uno de los grandes retos de empresas como la tuya. Correos que se pierden, demasiados canales distintos o empleados que no reciben la información a tiempo hacen que coordinar equipos sea cada vez más complicado y que los negocios sean menos competitivos.
Por esta misma razón, son cada vez más las organizaciones que recurren a plataformas de mensajería empresarial para centralizar la comunicación y mejorar la forma en la que compartir la información con sus empleados. Si te has dado cuenta de que esta es una prioridad en tu negocio, te contamos qué son las plataformas de mensajería empresarial y cómo descubrir cuál es la mejor solución para tu empresa.
Qué es una plataforma de mensajería empresarial
Una plataforma de mensajería instantánea es una herramienta que facilita la comunicación interna y externa dentro de la empresa. Permite enviar mensajes, coordinar equipos, compartir información como fotos o vídeos y mantener conversaciones de forma instantánea desde el móvil o el ordenador.
A diferencia de las apps de mensajería personal, están pensadas para la comunicación en la organización, por lo que tienen funciones adaptadas y mayor seguridad. Muchas empresas empiezan utilizando aplicaciones como WhatsApp Business, pero con el paso del tiempo suelen necesitar herramientas más completas y adaptadas a la comunicación interna.
Se recomienda usar este tipo de herramientas para evitar depender de emails que llenan la bandeja de entrada y se pierden, pero sobre todo porque la comunicación es más rápida y accesible para todos.
Para qué sirve una app de mensajería empresarial
Una aplicación de mensajería empresarial es una solución que permite mejorar la forma en la que las personas se comunican en las organizaciones. Permite coordinar tareas, compartir avisos, enviar anuncios y resolver dudas inmediatamente. También reduce problemas como los mensajes duplicados, información que se pierde, cadenas largas de emails o trabajadores que dicen no recibir la información a tiempo o tener la bandeja llena de correos.
Las principales funciones de estas aplicaciones de mensajería empresarial son:
- Mantener conversaciones rápidas entre trabajadores y entre departamentos o áreas
- Enviar información importante y comunicados internos
- Enviar instrucciones, órdenes o compartir algo importante
- Enviar archivos o documentación a empleados
- Informar a teletrabajadores, trabajadores remotos o los que están fuera de la oficina
- Centralizar la información en una única aplicación
en una palanca de cambio.
Diferencias entre una plataforma de mensajería empresarial, un chat interno y una app de comunicación interna
Aunque son herramientas que a veces pueden confundirse o pensar que son lo mismo, hay varias diferencias entre todas ellas.
- El chat interno para empresas está pensado para mantener comunicaciones rápidas entre empleados y resolver consultas que necesitan inmediatez, pero es más limitado y no cuenta con muchas funciones adicionales.
- Las apps de mensajería empresarial no solo incluyen conversaciones y chats, sino también permiten compartir archivos, documentación, segmentar comunicaciones, gestionar avisos, controlar quién ha leído los mensajes y mucho más.
- Las apps de comunicación interna, por su parte, son más completas y cuentan con diferentes funcionalidades y canales para mejorar la comunicación corporativa. Pueden contar con chats, noticias internas, mensajes, directorios de empleados, encuestas, notificaciones, espacios colaborativos y más funciones.
Mientras que los chats son lo más básicos, las aplicaciones de comunicación interna para empleados son más completas y pensadas para todas las necesidades empresariales.
Cómo mejorar la comunicación interna a través de herramientas
Según el estudio Employee Communications Report 2025 de Gallagher, el 68 % de los profesionales considera que la comunicación interna es esencial para construir cultura y sentido de pertenencia en las empresas. Conforme evoluciona, la tecnología puede ayudar a mejorar los procesos de comunicación en todas las empresas.
Por eso, es importante elegir la mejor herramienta de comunicación interna en la que centralizar toda la información de tu negocio. Es mejor tener una herramienta única a contar con varios canales distintos en los que la información pueda repetirse, perderse o no llegar adecuadamente.
Una vez seleccionada la herramienta, es importante usarla adecuadamente para facilitar el acceso a la información a todos. Es necesario formar a los trabajadores para que conozcan la herramienta y sepan usarla. También es clave elegir una plataforma que sea completa, sencilla de aprender a usar y utilizar en el día a día.
Funciones que debería tener una buena plataforma de mensajería empresarial
Como hemos dicho, para aprovechar al máximo las herramientas de mensajería empresarial es necesario que tengan ciertas funcionalidades esenciales, así que te comentamos algunas de las más destacables que debes buscar para tu organización.
Comunicaciones segmentadas por equipos, sedes o departamentos
No todos los empleados tienen que recibir la misma información. Por eso, es importante elegir una plataforma que segmente los mensajes para que cada noticia llegue a las personas adecuadas. Esta información debe estar segmentada por departamentos, equipos, sedes e incluso grupos de empleados.
Mensajes directos y grupos de conversación
Para poder contactar directamente con los empleados y que estos puedan escribir a quien sea necesario cuando les haga falta, es importante contar con mensajes directos que permitan comunicaciones rápidas.
Por eso, se debe elegir una herramienta con mensajes rápidos privados, pero también grupos de conversación para departamentos o equipos de trabajo. Así, se podrán consultar dudas rápidamente, informar de urgencias y facilitar la colaboración de los equipos de trabajo.
Notificaciones para que la información importante no se pierda
Para que la información importante no se pierda y se pueda acceder a ella en el momento preciso, la herramienta de mensajería empresarial debe contar con notificaciones que avisen de cada comunicación, con posibilidad de tenerla activada y personalizarla de acuerdo a las propias necesidades.
Acceso desde móvil para empleados que no trabajan delante de un ordenador
Si tienes trabajadores que desempeñan sus funciones en remoto, en fábrica o en almacén, es bueno contar con una herramienta que les permita acceder a toda la información clave aunque no trabajen delante del ordenador o no lo tengan a mano.
Envío de documentos, avisos y comunicados internos
La comunicación interna no solo son conversaciones rápidas o chats, sino que también se debe contar con la posibilidad de mandar avisos, comunicados corporativos, normativas, documentos e información esencial.
Esto permite mejorar el acceso a la información en la empresa sin depender de emails y el papel.
Estadísticas para saber quién ha recibido y leído la información
Además, es bueno que haya una buena trazabilidad de la comunicación para saber cuándo reciben los trabajadores los mensajes, acceden a ellos y asegurarse de que no se pierda información esencial o no llegue a tiempo.
Esto también posibilita conocer si la información está funcionando o hay que mejorar algo a la hora de transmitirla.
Qué beneficios tiene usar una plataforma de comunicación interna en la empresa
Las plataformas de comunicación interna como Dialenga ofrecen grandes mejoras a nivel operativo y organizativo en las empresas facilitando al máximo la comunicación, con beneficios como los que mencionamos a continuación.
Menos ruido y más claridad en los mensajes
Al centralizar las comunicaciones, es más fácil ordenar la información, reducir mensajes innecesarios, duplicados o que no llegan. De esta manera, los trabajadores sabrán qué es importante y lo que hacer en todo momento sin que les falten datos clave.
Equipos mejor informados sin depender del email
Aunque el correo electrónico sigue siendo útil en las empresas, no siempre es la mejor solución para la comunicación interna de algunas empresas. Por eso es importante plantearse otras herramientas que permitan a los equipos estar mejor informados en todo momento y lugar.
Dialenga permite acceder y compartir información de forma más inmediata y accesible para todos los colectivos, sin necesidad de depender del email, WhatsApp y múltiples canales de comunicación.
Comunicación más rápida entre todo tipo de departamentos
La comunicación fluida que permiten las herramientas de comunicación interna, con posibilidad de segmentar según departamentos, facilita la colaboración de equipos y la comunicación más rápida en los departamentos y entre ellos.
Hace que sea más fácil coordinarse y evitar errores o falte información esencial para el propio puesto de trabajo.
Cuándo tu empresa necesita una plataforma de mensajería empresarial
Muchas empresas no son conscientes de que necesitan una plataforma de mensajería empresarial o de comunicación interna hasta que reconocen las consecuencias negativas fruto de una mala comunicación.
Sin embargo, cada vez más organizaciones empiezan a ver más clara la necesidad de contar con estas plataformas para mejorar la comunicación interna en sus negocios, para así mejorar sus procesos y resultados.
Si notas que en tu empresa:
- Se usan demasiados canales para comunicarte y aún así no es suficiente
- Tus trabajadores no reciben la información importante
- Ciertos trabajadores tienen acceso a información que no les interesa o no deben tener
- Hay problemas de coordinación entre departamentos
- La empresa crece y la comunicación cada vez es más complicada
- Hay trabajadores que no tienen acceso al ordenador o internet con frecuencia, viajan mucho o teletrabajan
- Empiezan los conflictos y rumores entre trabajadores
En todos estos casos, necesitas una buena plataforma de mensajería empresarial o de comunicación interna como Dialenga. Contamos con todos los recursos que necesitas para mejorar los resultados de tu empresa aprovechando al máximo el talento humano, con muchas funciones adicionales para la mejor comunicación en todos los apartados y hacer que tu negocio despegue a un nuevo nivel.
De verdad.
