Aunque hay empresas que no le dan la debida importancia, el manual del empleado se ha convertido en una herramienta imprescindible, poniendo a disposición de tus trabajadores información necesaria y esencial de la empresa.
Está pensada para directivos y responsables de Recursos Humanos que buscan estructurar mejor la comunicación interna, reducir errores de onboarding y dejar claros desde el inicio los derechos, deberes y cultura de la empresa. ¿Quieres saber para qué sirve y cómo lograr que sea más eficaz en tu negocio?
Qué es (y qué no es) un manual del empleado
El manual del empleado es el documento que reúne la información esencial que la persona necesita para entender cómo funciona la empresa. En él, deberán aparecer aspectos fundamentales como las normas básicas, organización interna, cultura corporativa, permisos, horarios, canales de comunicación, procedimientos y muchos más.
Debe ser un documento con toda la información necesaria para los empleados, accesible, útil y que permita resolver dudas. Para que lo tengas más claro, a continuación te contamos para qué sirve y qué debe incluir para conseguir su máxima eficacia.
Para qué sirve el manual del empleado dentro de una empresa
Dentro de la empresa, este documento cumple muchas funciones. Una de ellas es facilitar la incorporación de nuevas personas a la empresa, para que sepan cómo funciona desde el primer momento y hacer más accesible el onboarding.
Por otro lado, sirve para despejar dudas a los trabajadores y unificar criterios. Al haber un documento de referencia, es más fácil unificar procesos y evitar errores o contradicciones que pueden afectar al rendimiento o clima laboral.
Asimismo, también ahorra tiempo porque se pueden consultar aspectos sobre temas muy concretos en lugar de preguntarlos constantemente, con la ventaja del acceso en todo momento. Esto también facilita la autonomía del equipo y un mejor rendimiento en el puesto de trabajo.
Otra de las funciones del manual del empleado es reforzar la cultura de la empresa a la hora transmitir tanto los valores como la forma de hacer las cosas. Esto mejora la comunicación interna, el compromiso, el sentido de pertenencia y la integración.
Qué debe incluir un manual del empleado útil de verdad
Para que el manual del empleado sea útil para tu empresa, no solo tiene que contener información básica sino los contenidos adecuados para entender todo lo imprescindible en tu negocio de forma sencilla, fácil de consultar y práctica. Por ello, es necesario que tenga al menos los siguientes apartados.
Bienvenida y visión de la empresa
El manual debe comenzar con una breve bienvenida, donde nos encontremos con la misión, visión y valores. Muchos manuales también incluyen la historia de la empresa, propósito o datos clave sobre ella. Debe responder a una cuestión básica: qué tipo de empresa es y qué forma de trabajar tiene.
Roles, jerarquías y a quién acudir para cada cosa
Para facilitar la comunicación interna y las relaciones dentro de la empresa, el manual debe contar con información que permita conocer la estructura interna, responsables, departamentos, áreas y canales adecuados para resolver lo que sea necesario.
Aunque un organigrama completo está bien valorado, no es necesario si no aporta valor, pero sí el que todos los trabajadores sepan con quién contactar en cada momento.
Normas que no generan dudas
En el manual del empleado no solo deben estar las normas de la empresa, sino que han de estar explicadas de forma breve, concisa, clara y comprensible.
Se deben indicar todas las normas y aspectos básicos del trabajo en la empresa, incluyendo apartados como la importancia de la puntualidad, políticas, pautas de convivencia en el trabajo, prevención de riesgos, uso de espacios comunes, teletrabajo y muchas otras.
Las normas deben estar bien explicadas de manera que no generen malentendidos ni puedan causar conflictos que afecten al buen clima laboral de tu negocio.
Beneficios, horarios, permisos y todo lo que suele preguntar todo el mundo
No solo es necesario aclarar las normas, sino también todo lo que deben conocer los empleados o lo que provoca la mayoría de las consultas: horarios, permisos, beneficios, retribución flexible si existe y demás asuntos relacionados con el día a día.
Lo mejor es que estas dudas aparezcan por escrito para que todos puedan consultar la información cuando la necesiten.
Herramientas internas y procesos básicos
Todas las empresas cuentan con sus procesos básicos y procedimientos, así como cuentan con herramientas internas que forman parte de su funcionamiento en el día a día.
Por eso, el manual debe mencionarlo todo indicando cuáles son las herramientas y cómo se utilizan. No pretende ser un manual avanzado, sino algo básico para introducir a los trabajadores en estas herramientas o procedimientos. Es un apartado muy útil tanto si acaban de empezar su vida laboral en la compañía como si llevan más tiempo de trabajo y tienen dudas sobre algún apartado.
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Cómo crear un manual del empleado que sirva de verdad
De nada sirve un manual de empleado que se hace por cumplir, porque hay que hacerlo o sin un propósito claro. Un libro con información sin más no es un verdadero manual del empleado. Por eso, te decimos qué puede convertir un simple documento, por muy completo que sea, en un manual del empleado que sirva de verdad.
Crea uno que alguien quiera leer (y entienda)
Uno de los grandes errores de muchas empresas es crear un manual del empleado muy completo, pero demasiado técnico, formal o complicado de entender. Esto hace que los trabajadores no sepan interpretar correctamente la información, que les cueste tiempo hacerlo o que no les apetezca leerlo. Por eso, debe ser un manual con un tono directo, claro y ordenado.
Con información correcta, veraz y rigurosa, pero siendo una guía útil que quiera consultar quien lo necesite. Su fin último es ser un manual de consulta, y para ello debe conseguir que los empleados quieran consultarla. En caso contrario, no cumplirá con su objetivo ni tendrá los beneficios que le atribuimos.
Hazlo accesible, editable y sin burocracia
Es necesario que sea accesible a todos y que se pueda actualizar siempre que sea necesario. La clave es que esté siempre disponible, que sea fácil de consultar y que se actualice con frecuencia para que esté siempre al día.
Esto facilita su consulta, pero también consigue muchas ventajas relacionadas con empleados con más autonomía e informados en todo momento, aunque haya cambios.
Involucra a los equipos en su redacción y evolución
No debe ser un manual que escriba una sola persona sin consultar con nadie, sino que debe contar con las personas que forman parte de la empresa e implicadas en ella.
Para eso, para su preparación o edición, es importante involucrar a los trabajadores y diferentes áreas en su creación. Esto permite detectar dudas reales, necesidades, puntos de consulta, posibles conflictos y mucho más.
Mantenlo actualizado sin tener que reescribirlo desde cero cada vez
Es necesario que esté actualizado para adaptarse a los cambios, especialmente en estos momentos donde todo cambia constantemente. Por eso, no debe ser un manual que haya que reescribir desde cero, sino que se debe poder actualizar fácilmente sin tener que rehacerlo.
Debe estar pensado para evolucionar con la propia empresa, para que adaptarse a los cambios se convierta en algo más sencillo y rápido.
Ejemplos de manuales del empleado que han marcado referencia
Nada mejor para mostrar la importancia de un buen manual del empleado y las implicaciones que tiene que con algunos ejemplos. Por eso, mencionamos algunos manuales de empresas que han logrado marcar la diferencia y que te pueden servir de referencia si te estás planteando cómo hacer un manual del empleado para tu negocio.
Valve
El manual del empleado de Valve es uno de los documentos internos más conocidos en el mundo de las empresas, ya que desde sus inicios supo diferenciarse de los demás. No estaba centrado en jerarquías o normas rígidas, sino en su cultura de trabajo basada en la iniciativa, la autonomía y la organización horizontal.
Lo más llamativo de todo es que su documento es muy directo y visual, capaz de transmitir la filosofía de la compañía desde el primer vistazo. Es una guía de cultura empresarial más que un documento con muchas normas, y esto es algo que le hace diferenciarse incluso a día de hoy.
Netflix
Otro de los más conocidos en todo el mundo es el de Netflix precisamente por no ser un manual de empleado convencional sino una presentación publicada en el año 2009. Llegó a ser viral en el mundo de las empresas y muchas compañías lo usan como referencia. En él, Netflix explica su cultura de trabajo y qué espera de sus empleados.
No se basa tanto en normas sino en filosofía de trabajo y principios de comportamiento. Su concepto principal es libertad y responsabilidad, dando más autonomía a los trabajadores que otras empresas. Lo que más llama la atención es su política de vacaciones, pero no es lo único. Es un claro ejemplo de manual directo, claro y centrado en valores reales.
IDIS
El Instituto de Investigación Sanitaria de Santiago de Compostela cuenta con un manual del empleado claro, estructurado y pensado para facilitar la incorporación desde el primer día.
En él se explican normas, organización interna, procesos y funcionamiento general de forma directa, algo clave en un entorno donde intervienen muchos equipos y áreas.
No solo ahorra tiempo y evita errores: también reduce la dependencia constante de otros compañeros, mejora la coordinación entre perfiles distintos, acelera la toma de decisiones en el día a día y asegura que todos trabajen bajo los mismos criterios desde el inicio.
Dialenga: haz que tu manual del empleado esté siempre visible, vivo y al día
Aunque los ejemplos del manual de empleado son muy diferentes, reflejan las diferentes culturas y personalidad de sus empresas desde un primer momento e introducen a los trabajadores en lo que se pueden esperar al trabajar en ellas.
Ahora que sabes cómo crear un manual del empleado eficaz, el siguiente paso es asegurarte de que esté siempre accesible, actualizado y fácil de consultar mejorando con ello la comunicación interna y compromiso de tus trabajadores incluso aunque trabajen en remoto. Y nada mejor que hacerlo con el centro de conocimiento de Dialenga.
te lo ponemos fácil.
