¿Te has cansado ya de usar una gran cantidad de herramientas para tareas cotidianas relacionadas con RRHH? Con Dialenga, nuestra app de empleado, puedes tener todo lo que necesitas para una de las áreas más importantes de tu empresa, la comunicación interna. Incluso puedes enviar y firmar contratos de forma legal sin tener que depender de otras plataformas externas.
Tendrás todo en un mismo lugar de forma segura y con garantías gracias a la firma digital. Además, olvídate de gastar un dineral en papel o pasarte horas organizando los archivos. Podrás ahorrar tiempo y toda la burocracia relacionada con tus contratos y cualquier otro documento. Tus empleados estarán contentos porque no les costará nada firmar sus documentos importantes, y tú tendrás todo en orden sin esfuerzo.
¿Es legal firmar un contrato laboral de forma digital?
La firma de contratos laborales de forma digital es legal si la plataforma que usas ofrece soluciones de firma electrónica que cumplan con las legislaciones vigentes. Por supuesto, debe haber conformidad entre ambas partes y debe quedar todo claro en el mismo contrato. Si tú redactas un contrato y tu empleado está de acuerdo, la firma digital es tan válida como cualquier otra.
En definitiva, la firma digital debe identificar al firmante, la identidad del documento y haber un consentimiento entre las dos partes para que sea legal y válida.
Envía todo lo que necesites.
Qué dice la ley
La firma electrónica es legal en toda la Unión Europea y válida para firmar cualquier tipo de contrato, y está regulada en el Reglamento (UE) nº 910/2014. En España, la Ley 6/2020 es la que regula las firmas electrónicas por ser la que adapta el ordenamiento jurídico español al Reglamento eIDAS. No obstante, la primera ley en regular la firma electrónica en nuestro país y sentar precedentes fue la Ley 59/2003, de 19 de diciembre.
Por su parte, en el Estatuto de los Trabajadores, artículo 8, se da libertad a las partes para formalizar el contrato de trabajo por escrito o de palabra, lo que no descarta la firma electrónica en ningún caso.
¿Qué tipos de firma electrónica son válidos?
El Reglamento (UE) Nº 910/2014 (eIDAS) indica que en España hay tres tipos de firmas electrónicas válidas, que son la simple, la avanzada y la cualificada. La simple es usada para demostrar la conformidad con el contenido del documento, la avanzada garantiza la integridad del contenido e identidad del firmante y la cualificada es la más segura (como si fuera manuscrita).
En definitiva:
- La firma electrónica simple identifica a firmante, con menos nivel de seguridad, para contratos internos o aceptar acuerdos.
- La firma electrónica avanzada requiere autentificación, vincula al firmante de forma única y puede detectar cambios posteriores, siendo la ideal para contratos laborales.
- La firma electrónica cualificada requiere certificado digital cualificado de una autoridad confiable, tiene la máxima seguridad y equivale a la firma manuscrita, imprescindible para contratos notariales.
Ventajas de la firma digital en el día a día
Hay muchas razones por las que la firma digital es esencial en el día a día para las empresas al permitirles ahorrar tiempo, dinero y garantizar la integridad de los contratos firmados por sus trabajadores.
Ahorro de tiempo, recursos y errores humanos
Una de las principales razones por las que las empresas recurren a la firma digital para sus contratos es porque se ahorra tiempo, dinero y recursos empresariales. No tiene por qué haber una persona pendiente de atender a los empleados para que firmen el contrato o revolverles las dudas, ni gastar cientos de euros en tinta y papel cuando una sencilla herramienta se encarga de todo.
Los trabajadores no tienen por qué desplazarse hasta la sede de la empresa, estar a una hora determinada con Recursos Humanos, esperar, proceder a la firma, dedicar tiempo a leer todo con calma y finalmente confirmar el contrato. Lo pueden hacer cómodamente en cualquier momento y lugar. Esto es también ideal para trabajadores que no viven tan cerca, los que están de viaje de trabajo o los que teletrabajan.
Por otro lado, se reducen los errores humanos ya que los documentos no pueden ser modificados ni manipulados sin querer.
Seguimiento automático y trazabilidad de todo
Con la firma digital, es mucho más sencillo hacer un seguimiento automático de los trabajadores, sus contratos y todo lo relacionado con el apartado laboral.
No solo puedes mandar recordatorios para que se acuerden de que tienen que firmar, sino que te enterarás en tiempo real de quiénes han recibido la solicitud de firma, la han abierto y los que finalmente han firmado. Lo tendrás todo controlado al instante.
Archivos organizados sin depender de RRHH
Los contratos de trabajo y demás documentación de la empresa no tienen por qué ocupar un precioso espacio dentro de las oficinas ni hay que dedicar tiempo a ordenarlos. Todo está organizado en un mismo sitio al que se accede fácilmente y sin depender de intermediarios.
Cómo funciona la firma digital dentro de Dialenga
La firma remota integrada en Dialenga permite a tus trabajadores firmar contratos y otros documentos importantes en cuestión de segundos sin tener que desplazarse, imprimir o tener alguna complicación adicional.
Esto es posible gracias a nuestro proveedor de firma VidSigner, que asegura que cada firma cumpla con las normativas más exigentes, como eIDAS 910/2014 (EU), para garantizar la legalidad de la firma con la máxima protección de datos sensibles.
Enviar contratos
Enviar contratos con Dialenga es muy sencillo:
- Sube el contrato que necesitas firmar
- Elige la posición de la firma
- Envía a quien quieres que lo firme (puedes establecer un recordatorio)
- Tu empleado recibirá la notificación en su móvil con el contrato a firmar
- Lo podrá firmar al momento fácilmente
- Conocerás en tiempo real cuándo se abrieron y recibieron los documentos
Firma válida desde cualquier dispositivo
La firma digital de Dialenga es una función que está disponible en todos los dispositivos, para que tus empleados puedan firmar lo que necesiten donde y cuando quieran usando su ordenador, móvil o tablet. También tiene recordatorios de firma para que nadie se olvide de hacerlo. Por eso, es la solución ideal para todo tipo de empresas.
te lo ponemos fácil.
