No sé si a ti también te ocurre, pero por lo menos a mí en mi día a día me suelo encontrar con frases como ‘en nuestra comunicación no llegamos a todos los empleados, menos aún a los que están trabajando fuera de la oficina’ o ‘quiero dar voz a las personas de la empresa, pero sin que se nos vaya de las manos’, Incluso nos encontramos con muchos que dicen que algo falla en la comunicación de la empresa, pero no saben qué sucede.
Durante los últimos años nos estamos encontrado, y no en pocas ocasiones con personas que nos dicen ‘necesito de forma urgente un canal digital de comunicación sencillo de usar, porque desde el confinamiento notamos que hemos perdido el contacto entre la empresa y los trabajadores’. Queramos o no, este acontecimiento ha marcado nuestras vidas, y parece que para siempre. Han pasado años desde entonces, y muchos negocios reconocen que ‘les falta algo’.
No nos damos cuenta hasta que sucede, pero hay situaciones de crisis o de urgencia en las que es necesario comunicar rápido, con mucha capilaridad y haciendo partícipes a los empleados, de manera controlada y dirigida. No obstante, tener éxito en este cometido no es tarea fácil y no todas las organizaciones son capaces de conseguirlo, ni de la misma forma. Por eso, muchos negocios se han dado cuenta de que el email no es suficiente para la comunicación de su empresa y no les dan lo que necesitan. Esto se ha acrecentado todavía más con el teletrabajo.
Tipos de empresa según su comunicación interna
Según la conciencia que tengan las empresas al respecto de su situación en lo que se refiere a la comunicación interna, hay varios tipos, desde los que empiezan a conocer su importancia a los que quieren mejorar pasando por los que de momento no son conscientes de su importancia.
Empresas que empiezan a conocer la importancia de la comunicación interna
Estas son conscientes de la importancia de la comunicación interna y comienzan a dar sus primeros pasos. Se sirven de equipos pequeños, en muchos casos el propio departamento de recursos humanos, para generar ese contenido. Por lo general, todavía no cuentan con el apoyo del equipo de marketing o de una agencia de Comunicación.
Suelen utilizar el email para comunicarse con sus empleados, en el mejor de los casos, y quizá alguna app de mensajería como WhatsApp y las llamadas telefónicas. Puede que hagan alguna reunión de equipo, o quizá aún no hayan empezado a hacerlas.
Negocios que quieren mejorar su comunicación interna
Asimismo, nos encontramos las empresas que tienen una cultura de comunicación ya desde hace años, cuentan con muchos recursos y lo que buscan es mejorar esa comunicación dentro de la empresa, e incluso plantearse nuevos objetivos. Saben que pueden mejorar, quieren ahorrar tiempo en la comunicación con sus empleados y necesitan hacerlo con eficacia en los momentos de crisis.
Además, llega el momento en que necesitan llevar un control de las comunicaciones para ver si estas son eficaces o conocer el momento en que han llegado a los empleados. También precisan conocer las áreas de mejora en la comunicación y saben que el email no es suficiente para ellos, buscan otros canales de comunicación que respondan a sus necesidades.
Las que no son conscientes de la comunicación interna
Lo queramos o no, hay empresas que no son conscientes de la importancia de la comunicación interna. Lo dejan todo a la improvisación, puede que lleguen a enviar algún email o incluso un WhatsApp puntual. En estas algo falla, pero aún no han llegado al punto de reconocer el qué y buscar la forma de mejorarlo. Si estás leyendo esto, seguramente no pertenezcas a este tipo de empresas, pero si sospechas que es así o conoces alguna a la que le sucede, debes actuar inmediatamente.
Ventajas y desventajas del email en la comunicación de los negocios
Hay punto en común para todos estos perfiles corporativos. Para ellos el mail es el canal digital por excelencia y un lugar de encuentro en todos ellos. Por lo menos en una primera fase, todas las empresas han empezado a comunicar a través de él, a pesar de que muchas ya disponen de una intranet y trabajen con otros canales e, incluso, con grupos de WhatsApp.
El utilizar el email como herramienta de comunicación interna común tiene ventajas e inconvenientes.
Ventajas del email para la comunicación interna de las empresas
Uno de los mayores beneficios es que es un medio abierto, accesible y de rápido despliegue. Cuenta además con numerosas herramientas de email marketing, que van a facilitar mucho el trabajo de diseño y segmentación de usuarios, a la vez que ofrecen completas métricas sobre el resultado de las campañas de envío.
Las principales ventajas del email en la comunicación interna son:
- Casi todo el mundo tiene email y muchos lo consultan a diario
- Todos los empleados saben usarlo y no necesitan formación para familiarizarse con él
- Es un canal de comunicación con un alcance masivo
- Se pueden enviar correos adjuntos, aunque sea con cierto límite excepto usando herramientas externas
- Usando el email marketing para las comunicaciones empresariales se obtienen mejores ventajas
- Es accesible desde cualquier dispositivo
Desventajas del email en la comunicación empresarial
Sin embargo, su principal fortaleza es también su debilidad más patente. Al ser un canal tan abierto, existe un flujo constante y sin filtro de información a través de él, lo que propicia que esta se pierda fácilmente y que las tasas de conversión de la comunicación sean bastante bajas.
Este servicio también acusa importantes limitaciones técnicas que restringen su uso para determinadas tareas. A modo de ejemplo, en un email no podemos incrustar vídeos o audios a no ser que sea como ficheros adjuntos, lo cual es molesto e incómodo de manejar. Los gestores de correo nos pueden jugar malas pasadas con el diseño. La información no llega ni ordenada ni categorizada y somos nosotros los que tenemos que realizar esa tarea.
Además, ¿quién no se ha visto en esta situación? Los mensajes enviados no pueden corregirse, por lo que un fallo es imposible de solucionar en vivo y es necesario remitir un correo para pedir disculpas. Es cierto que hoy en día hay opciones para cancelar emails, pero solo se puede hacer al instante de enviarlo si lo permite el servicio, y si lo estás enviando a una sola persona.
Por si todo esto no fuera suficiente, existen empresas en las que no todos los empleados tienen un buzón al que hacer llegar nuestra comunicación y, pese a resultar una potente herramienta de trabajo para tratar con clientes y proveedores, no es un medio que fomente el feedback, ni el diálogo ordenado.
Por tanto, las principales desventajas del email como herramienta de comunicación son:
- Demasiada información, los emails se pueden perder o pasar de largo
- Ciertas limitaciones técnicas
- Los emails no se pueden corregir o cancelar después de enviados (con matices)
- La información no llega ordenada
- Es complicado hacer un seguimiento de las comunicaciones y comprobar si han llegado y cuándo
- No todos los empleados tienen email o lo consultan con frecuencia, no hay algo que les avise de una nueva notificación
- Es un canal de información que puede distraer, por la necesidad de tener que consultarlo para ver si hay algo nuevo
- Puede que alguien tenga la bandeja llena y no le llegue
- El feedback desaparece, no favorece un diálogo fluido
En consecuencia, muchas compañías se plantean como un objetivo el abandonar este canal para sus cometidos de comunicación interna, y ahí es donde ganan protagonismo las herramientas de comunicación interna.
¿Cuándo dar el paso del email a las apps de comunicación interna?
¿Realmente creemos que nuestros empleados esperan que toda nuestra comunicación interna sea a golpe de email? Ellos, al igual que nosotros, ya son usuarios avanzados de infinidad de aplicaciones móviles y de comunicación redes sociales. ¿Te imaginas la experiencia de alquilar un piso o hotel exclusivamente por email?
Es posible, pero es un método anticuado e incómodo. Nuestros empleados están acostumbrados a manejarse por unas aplicaciones que les van a permitir tener canales de comunicación bidireccionales y formas de interactuar, escuchar o leer comentarios de otros usuarios.
Tus empleados siempre informados
Por suerte, el modelo de app de comunicación interna como Dialenga se ha convertido en una de las alternativas más demandadas en los últimos tiempos para mejorar la experiencia de tus empleados. Las apps de comunicación interna son cómodas de usan y funcionan en un dispositivo que siempre va con nosotros.
Y la verdad es que llevamos el móvil a cualquier lado. Están pensadas para las utilice cualquier tipo de perfil de empleado, con independencia de que se encuentren o no en la oficina, o incluso que se desplacen por trabajo.
El feedback se convierte en una necesidad
También representan un canal bidireccional ideal, que nos permite implementar un feedback vertical empleado-empresa, así como un medio de comunicación horizontal entre compañeros y equipos de trabajo.
Todo ello de forma segmentada y ordenada por áreas o temáticas, que facilitan que sea más fácil consumir la información en cualquier momento, ya que además, siempre estará disponible y monitorizada para recordarte los mensajes que no has leído.
La gamificación llega mejor
En otro orden de cosas, las apps de comunicación interna se han convertido en una excelente herramienta de gamificación, con la que generar un mejor engagement, a través de elementos lúdicos que atraen, retienen y motivan a los empleados.
¿Por qué las apps de comunicación interna son la mejor idea?
Se acabó perder tiempo en el día a día con correos, intranets complicadas o diversos canales que no funcionan en muchas ocasiones cuando puedes tenerlo todo en uno. Los sistemas tradicionales de comunicación pueden servir en ocasiones puntuales, pero han quedado obsoletos. Si has detectado que tu empresa necesita mejorar su comunicación interna y no sabes qué es lo que falla, empieza por lo básico.
Una app de comunicación interna como Dialenga te lo da todo, la posibilidad de comunicarte con tus empleados conociendo la evolución de tus comunicaciones en tiempo real, favoreciendo el feedblack y en un proceso en el que los empleados sienten que se les tienen en cuenta. Incluso los trabajadores que no están en la oficina, teletrabajan o se encuentran en otra ciudad estarán igual comunicados que los demás, con notificaciones que les avisan al momento de las novedades o comunicaciones empresariales.
Con muchas funciones y opciones para mejorar la comunicación interna de tu negocio y conseguir así trabajadores más comprometidos, que saben qué hacer en cada momento y en un buen clima laboral.
Qué puede hacer Dialenga por tu empresa
Dialenga es la app de comunicación interna que te permite eso y mucho más, un canal integrado que puede impulsar el mensaje de tu empresa desde una sola app en la que todos entienden el mensaje, lo comparten y transmiten igual.
Un espacio donde informar a los trabajadores de todo, en tiempo real, con retroalimentación, gamificación y recursos para mejorar la productividad y compromiso de los empleados, en el que no caben los malos entendidos o comunicaciones que no se entienden o no llegan. Es la herramienta definitiva para la gestión de la comunicación en todo tipo de empresas. Sencilla de usar y muy eficaz. Lo que tu negocio necesita.
De verdad.
