¿Quién debe ocuparse de la Comunicación Interna en la empresa?

Definir esta figura impulsa la forma en que los empleados se relacionan e involucran con la empresa

La búsqueda del sentimiento de pertenencia en el trabajo es cada vez más necesaria y reivindicada. Comprender la empresa con la que convivimos día a día es esencial para los trabajadores, pero para ello, la comunicación entre empresa y empleado debe tomar un papel protagonista.

La comunicación interna es clave en la retención y el reclutamiento del talento humano, conduciendo a una mayor productividad en el trabajo y mejores resultados de negocio. Invertir en comunicación interna significa activar una poderosa palanca capaz de convertir la fidelidad de los empleados en activos que te diferenciarán de tus competidores.

Sin embargo, para que esta cultura corporativa se afiance, es esencial establecer una figura responsable que acometa dicha labor de comunicación. En la mayoría de ocasiones, el equipo directivo y los managers no pueden gestionar por sí solos la comunicación interna de la empresa, pues realmente casi ninguno de ellos dispone del tiempo necesario para crear y gestionar con solvencia un canal como éste.

¿Quién debe ocuparse de la Comunicación Interna en la empresa?

En muchos casos, dependiendo del tamaño de la compañía, es el departamento de comunicación el responsable de gestionar la comunicación tanto externa como interna. Esto permite mantener una estrategia de comunicación global y centralizada, con un discurso homogéneo dentro y fuera de la organización. Además, por regla general, los departamentos de comunicación se manejan con facilidad en los canales digitales y tienen buenas habilidades comunicativas.

Cuando no existe un departamento de comunicación, normalmente es el equipo de RR.HH. quien se encarga de la comunicación interna. La ventaja es que este departamento cuenta con una visión global de la empresa y un buen conocimiento de las personas que trabajan en ella.

Otro perfil que se responsabiliza de la comunicación interna, especialmente cuando la empresa todavía no tiene un departamento de comunicación ni uno de RR.HH., es la Dirección. Sin embargo, como todos sabemos, los jefes de una empresa tienen mucho trabajo y muy poco tiempo.

Sin embargo, cada vez son más las empresas que crean un departamento específico con un responsable para gestionar la comunicación interna, que se especializa en este área y trabaja en colaboración con el equipo de comunicación y marketing, el departamento de RR.HH. y la Dirección. No obstante, esta misión debe involucrar a todos los departamentos desde la Dirección General hasta los mandos intermedios, ya que, especialmente, la implicación del CEO fortalece la legitimidad del área de comunicación interna.

¿Qué funciones cumple un responsable de Comunicación Interna?

A continuación, detallamos algunas de las principales funciones que tiene que abordar el responsable de comunicación interna, dependiendo de los recursos asignados.

Diseñar el plan estratégico de comunicación interna

El responsable de comunicación interna es el encargado de diseñar y poner en marcha el plan de comunicación interna, que consiste en la hoja de ruta necesaria para diagnosticar y organizar los objetivos de la comunicación entre los empleados y la empresa. Esta planificación debe estar diseñada en coordinación con la Dirección General, el área de Marketing y Recursos Humanos.

Informar, comunicar y escuchar

Parece lógico que la principal labor del responsable de comunicación interna sea la de gestionar toda la información a través de los canales adecuados.

Esta labor requiere de cierta organización y planificación de la información, así como de su segmentación y adaptación para que llegue a la audiencia interesada. Pero no se trata solamente de comunicar e informar, sino más bien de generar un diálogo bidireccional donde la empresa también pueda escuchar la opinión del empleado.

Para ello, también es competencia del responsable seleccionar y gestionar los canales de comunicación adecuados para que exista una comunicación fluida y accesible para todas las personas, fomentando la cultura interna digital a través del uso de nuevas tecnologías.

Fomentar el diálogo interno entre todos los equipos

Otra de las tareas del departamento es la de crear espacios de encuentro y participación entre las diferentes áreas para favorecer la comunicación, el diálogo y evitar conflictos internos.

Una de las acciones para crear encuentros de conexión entre las personas es organizar eventos sociales como cenas de empresa, eventos de navidad, aniversarios y actividades de teambuilding.

Otra alternativa es crear y consolidar comunidades virtuales de seguidores internos donde se pueden generar temas de conversación que fomenten nuevas ideas y la participación de los colaboradores.

Visibilizar el reconocimiento de los trabajadores

Los programas de reconocimiento a empleados fomentan una cultura positiva, en la que los esfuerzos son recompensados y los trabajadores están más felices e implicados.

Para fidelizar al empleado es imprescindible visibilizar su esfuerzo y contribución en la consecución de los objetivos globales de la compañía. Con el tiempo, los empleados no reconocidos sufren problemas de estrés y autoestima que pueden derivar en absentismo y cese de la colaboración. Por ello, es muy importante dedicar el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar programas de reconocimiento y formación continua.

Analizar el clima laboral

Analizar y medir la percepción y la satisfacción del personal mediante estudios de clima laboral y las entrevistas personales y grupales ayudan a detectar si los trabajadores tienen la moral baja o si sufren algún tipo de problema laboral.

Las entrevistas periódicas de clima laboral ayudan a determinar las posibles problemáticas y definir un plan de acción a tiempo para retener y volver a motivar a los empleados.

Fomentar el compromiso organizacional

Al final, el reto del responsable de comunicación interna consiste en crear un espacio de confianza para todas las personas que conforman la organización, fomentando el diálogo interno entre todas las áreas del negocio y contribuyendo a crear lazos de afinidad entre los trabajadores. Si no existe ningún vínculo entre las personas de tu empresa, será más difícil crear embajadores de marca.

El compromiso organizacional es justamente ese vínculo que permite que tus trabajadores sientan una fuerte conexión entre ellos y con la empresa. Si un empleado tiene un alto nivel de satisfacción en relación a su trabajo, esto impactará positivamente en el compromiso de todo el equipo.

Si una organización espera que sus empleados se desempeñen excepcionalmente bien en el equipo, tendrá que destinar recursos en reclutar personas implicadas, integrarlas en la organización y retenerlas manteniendo un buen entorno de trabajo.

El puesto de responsable de Comunicación Interna es indispensable para gestionar las estrategias y acciones de comunicación de manera exitosa. Para alcanzar una buena comunicación interna, los departamentos encargados de su gestión también deben estar dotados de buenas herramientas digitales como soluciones que sirven a la transparencia y comunicación que las empresas quieren desarrollar internamente.

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