Automatiza y acelera gestiones con las Conversaciones Automáticas
En Dialenga nos tomamos muy en serio la mejora continua de la experiencia de los empleados y la eficiencia de los equipos de Recursos Humanos, por eso en esta ocasión hemos incorporado una actualización en las Conversaciones, que estamos seguros de que marcará un antes y un después en la forma de gestionar consultas, solicitudes e incidencias. Dentro de este paquete de mejoras os presentamos, con mucho entusiasmo, las Conversaciones Automáticas 👏.
⏩ Esta característica requiere tener activo el módulo de Conversaciones.
En qué consisten las Conversaciones Automáticas
A grandes rasgos, una Conversación Automática es una batería de preguntas prediseñadas asociadas a una bandeja de feedback. Al iniciar una conversación desde la App, el empleado será guiado a través de un cuestionario, cumplimentando las preguntas previamente especificadas por la empresa.
Al finalizar el cuestionario, el empleado podrá continuar la conversación incluyendo comentarios adicionales sin límite. La conversación guiada con el empleado se visualizará en el gestor de contenidos a modo de tarjeta, agrupando todas las respuestas recibidas a través del cuestionario inicial.
Pero antes de meternos de lleno en las Conversaciones Automáticas, vamos a detenernos un momento para comprender la mecánica de funcionamiento de las bandejas de feedback:
La relación entre motivos de conversación y Bandejas de Feedback
El modelo de comunicación que proponemos desde Dialenga, invita a reflexionar y mejorar la forma en la que se presenta la información y servicios que la empresa pone a disposición del empleado. Puede que éste no siempre sepa con qué área debe tratar su solicitud, pero sí conoce la situación o el motivo que lo lleva a ello: realizar una consulta, notificar una incidencia, solicitar materiales, etc.
Por esta razón, en Dialenga, las conversaciones -incluidas las Automáticas- se inician con la presentación de los diferentes motivos definidos por la empresa en backoffice. Una vez seleccionado el motivo en la App, se presentan las diferentes posibilidades de bandejas de feedback, que será donde finalmente se clasifique la conversación, cayendo así en manos de un responsable específico para su resolución.
Desde esta nueva versión, dentro de la configuración de cada bandeja de feedback se define el motivo -o motivos- que tienen cabida en la misma; así, en la App, una vez seleccionado el motivo, únicamente se presentarán como opción aquellas bandejas -destinatarios- que pueden ayudarlo con su consulta, petición o incidencia.
Configuración de las Conversaciones Automáticas en la plataforma backoffice
Localizando esta característica
Desde el menú principal del gestor de contenidos, selecciona Configuración, accede al apartado de Conversaciones y por último haz clic en la pestaña de Bandejas de feedback.
Puedes crear una nueva bandeja o seleccionar cualquier bandeja existente; verás la nueva pestaña Conversación automática. En esta vista, pulsa el botón Crear Conversación Automática para comenzar su edición.
Construyendo la conversación
Ahora llega el momento en el que vas a diseñar el flujo que seguirá el empleado en su app al ingresar en esa bandeja. Es importante que, mientras lo editas, visualices cómo experimentará el empleado este asistente: puedes incluir saludos y, en general, un estilo narrativo más natural alejado de los clásicos formularios, de forma que el usuario avance de forma amigable a lo largo del cuestionario.
A partir del botón Nueva pregunta, dispondrás de un desplegable con los diferentes tipos de elementos disponibles. Podrás agregar tantos elementos como sean necesarios y también realizar relaciones entre preguntas -saltos lógicos- para casos un poco más avanzados. El proceso de edición no resultará extraño para muchos de los usuarios actuales de nuestro backoffice, ya que toma su esencia de los cuestionarios que ya conoces en Dialenga.
Preguntas abiertas y listas de opciones
Dispones de las típicas preguntas de tipo respuesta abierta y de tipo listado de opciones, con la posibilidad de limitar el número de opciones a seleccionar.
Adjuntar ficheros
Otra posibilidad a vuestro alcance es permitir la carga de ficheros adjuntos por parte del empleado. Una herramienta muy útil para recoger documentación específica del empleado, como por ejemplo formularios PDF cumplimentados (ej. modelo 145), su DNI escaneado, notas de gasto,etc.
Comentarios libres
También podrás incluir comentarios libres, sin pregunta, lo que te resultará muy útil para darle un aire más conversacional al cuestionario con saludos, despedidas o notas aclaratorias antes de determinadas preguntas.
✅ Puedes tener Cuestionarios Automáticos activos o inactivos: cuando estén activos estos se mostrarán a tus empleados al iniciar la conversación. Recuerda que mientras un cuestionario se encuentra en edición su estado se establece de forma automática a inactivo y, por tanto, no visible para los usuarios de App.
¿En qué casos puedo utilizar una Conversación automática?
Os traemos algunos ejemplos que te ayudarán a imaginar cómo puedes aprovechar esta nueva característica en tu organización:
La gestión de cambios y anulaciones de vacaciones y días libres es uno de esos motivos recurrentes por los cuales un empleado necesita comunicarse con Recursos Humanos. Cada una de estas solicitudes deberá ser evaluada, para luego comunicar al empleado el resultado de la gestión. Mediante una sencilla configuración de Conversación Automática, podrás conducir al empleado para que informe adecuadamente acerca de las fechas que necesita cambiar e incluso exponga con sus propias palabras el motivo del cambio.
📝 Inscripción en ofertas de empleo interno y participación en programas de referidos
Cuando tienes vacantes de empleo abiertas, muchas veces son los mismos empleados los que pueden ayudarte a encontrar al candidato ideal para cubrir la posición, ya sea porque el talento que necesitas ya lo tienes dentro de la compañía o porque se incentiva a los empleados a recomendar a un amigo o conocido que esté interesado en formar parte de la empresa. En este caso, puedes poner a disposición de tus empleados una bandeja específica, donde encontrarán ayuda para acceder a las vacantes de empleo activas así como preguntas orientadas a la inscripción.
Este es uno de los motivos más recurrentes y que puede abarcar diferentes áreas, dependiendo de la incidencia a reportar por el empleado. En los casos donde se envía una notificación de incidencia a los equipos de tecnología, normalmente hay algunas preguntas determinadas que se deben responder para poder abordar el problema. En estas situaciones las Conversaciones Automáticas pueden ayudarte a categorizar adecuadamente las incidencias y determinar su prioridad mediante una lista de opciones. Además el empleado podrá adjuntar capturas de pantalla, fotos o algún tipo de fichero que muestre el fallo en acción.
😀 Actualización de datos personales del empleado
Desde cambios de domicilio, incorporar logros académicos, hasta cambios en la composición familiar tras un nacimiento o matrimonio, puedes solicitar toda la documentación que necesitas para reflejar esos cambios en la ficha del empleado en una sola conversación, con la posibilidad de adjuntar los justificantes o documentos que sean requeridos: CVs, títulos, documentos escaneados, fotografía para el directorio o acreditaciones de acceso…
Conoce más novedades de esta versión:
- Iniciar una conversación desde el backoffice: Dirígete directamente a tus empleados de forma cómoda y rápida para entregarles documentación privada, formularios u otros materiales y enlaces que harán su vida más fácil, sin esperar a que ellos te lo soliciten primero.
- Envía todas las nóminas desde un único archivo: Más cómodo imposible, distribuye a tus empleados de una sola vez sus nóminas, pagas extra, certificados de retención u otros documentos de pagos; tengas un fichero por empleado o un único fichero con todos tus empleados.
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