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    La guía definitiva para crear eventos internos exitosos

    Un evento interno es una oportunidad para generar fidelización con los empleados, y prepararlo bien es la clave de su éxito.

    La guía definitiva para crear eventos internos exitosos

    ¿Qué es un evento interno y por qué debo usarlo en mi empresa?

    Los eventos internos corporativos son reuniones donde se unen los diferentes miembros de la empresa, sin importar el cargo que ostenten o el departamento al que pertenezcan. Este tipo de eventos pueden tener carácter formal o más informal, dependiendo del tipo de sesión que se plantee o del objetivo que se persiga con ella.

    La idea del evento corporativo es una técnica que se usa con asiduidad en las grandes empresas y que suele formar parte del plan de comunicación interna, ya que genera muchas ventajas:

    • Ayuda a conocer y conectar con otros equipos y personas con los cuales normalmente no se tiene la oportunidad de generar una comunicación fluida y cara a cara, ya sea por pertenecer a proyectos diferentes o por la situación de teletrabajo generalizada.
    • Mejora la cohesión entre los grupos.
    • Genera un efecto más humanista, sobre todo después de la crisis provocada por la COVID-19, donde muchas empresas han pasado a régimen de teletrabajo o han perdido el contacto diario físico.
    • Permite dar a conocer la cultura empresarial y los valores de la empresa, así como brindar un canal para comunicar grandes anuncios, consiguiendo una comunicación vertical, clara y directa con todos los invitados.
    • Mejora de la reputación empresarial. La creación de una marca no es algo que se genere de un día para otro, pero este tipo de eventos puede ayudar a desarrollarla de forma más rápida.
    • Aumenta el engagement, la fidelización y la motivación de los empleados.
    • También incrementa el sentimiento de pertenencia de los trabajadores. Este tipo de eventos suele dejar una huella o memoria en las personas que participan activamente en ellos y los que forman parte del evento, por lo que también sirve como instrumento o técnica para mejorar la experiencia de empleado.

    Eventos de Teambuilding

    Tipos e ideas de eventos internos

    A la hora de diseñar un evento concreto, hay muchas fórmulas distintas en las que puedes apoyarte para crear el evento del año. Aquí te damos algunas ideas que esperamos que te resulten útiles, pero no olvides adaptarlas según tu empresa y objetivos:

    • Eventos de team building. Son eventos específicamente creados con el objetivo de promover la cohesión entre equipos y la buena comunicación a través de diferentes técnicas y tipos de ejercicios. Dentro de los eventos de team builing, podemos encontrar eventos alrededor de la gastronomía, del deporte, o con carácter más lúdico. Además, pueden aprovecharse para poner en práctica los valores de la compañía y fomentar la cultura empresarial.
    • Evento de Navidad. Es muy típico celebrar las fechas navideñas con un encuentro que gire alrededor de un cóctel o una comida, pero puedes darle tu nota de creatividad añadiendo un juego sencillo o la entrega de galardones y premios a los trabajadores más destacados. Para dar un ambiente más distendido a esta comida, muchas empresas crean premios con un toque de humor, que siempre son bien recibidos entre los trabajadores. La comida de Navidad también suele acompañarse de la comunicación de los objetivos empresariales conseguidos y un discurso motivador por parte del CEO, que además puede grabarse en vivo y aprovecharse como recurso extra.
    • Evento de verano. Suele verse con menos asiduidad que el evento de Navidad, pero cada vez son más las empresas que celebran la entrada del verano con un evento dedicado a esta época del año. Plantea también realizar algunas actividades o aprovechar para comunicar la consecución de objetivos hasta la fecha.
    • Eventos de concienciación. Dentro de esta categoría podemos englobar eventos relacionados con el medio ambiente, la sostenibilidad o algún factor de carácter social como la discriminación laboral, para realizar labores de concienciación con la sociedad. Si la empresa cuenta con un Plan de Igualdad, también pueden realizarse eventos que contengan formación o sensibilización hacia colectivos minoritarios, y englobarlo dentro de la estrategia de comunicación del Plan de Igualdad.
    • Eventos en colaboración con una ONG o asociación. Son eventos que suelen manar del área de Responsabilidad Social Corporativa y que tienen que ver con sus objetivos marcados. Podemos usar este tipo de eventos para recoger alimentos u otros enseres, ayudar a alguna asociación que luche contra una enfermedad específica o realizar una campaña junto a un hospital cercano. La variedad y el objetivo del evento puede ser casi infinita, pero debes buscar la que mejor se adapte a tu proyecto empresarial.
    • Seminarios formativos. Un tipo de evento interno recurrente es aquel que conlleva una parte formativa. No hablamos de cursos o formaciones regladas, sino el lanzamiento de información de valor en torno a un nuevo producto o servicio, nuevos procedimientos o mejores prácticas para mejorar la productividad en el trabajo. Estos seminarios suelen ir dirigidos a departamentos o áreas empresariales específicas, con el objetivo de establecer el foco de la formación, y pueden relacionarse con pequeños ejercicios prácticos o workshops.
    • Otros ejemplos de eventos internos podrían ser el aniversario de la empresa, un evento deportivo, la adjudicación de un gran proyecto o la jubilación de un empleado.

    Evento de Navidad

    Creación de un evento interno paso a paso

    La creación de un evento tiene mucho más trabajo de lo que a primeras puede parecer y requerirá la cooperación de varias personas. Los pasos más importantes a tener en cuenta para la creación de un evento interno son los siguientes:

    1. Establece el objetivo por el cual quieres realizar el evento y el tipo que mejor se adecua para tus empleados y tu empresa. Investiga el mercado y las posibilidades que ofrece, te sorprenderá.
    2. Establece un presupuesto y mide bien lo que necesitarás en función del tipo de evento: alquiler de un local o una sala, material necesario, monitores, catering… No olvides de hacer las compras y reservas con tiempo suficiente.
    3. Duración del evento y lugar de celebración: el evento no tiene por qué tener una duración de un día laboral completo, sino que también puedes realizarlo por la tarde o fuera del horario laboral, como ocurrirá en la comida o cena de Navidad. El lugar de celebración también es importante, de cara a reservar el espacio tanto si será en las propias oficinas como fuera de ellas.
    4. Planificación: es importante gestionar el evento en dos direcciones. Una de ellas, con un timeline que te ayude a cumplir hitos y te ayude a saber cuándo realizar cada acción, como la compra de material o el lanzamiento de las invitaciones. Por otro lado, necesitarás planificarte con una agenda del propio día del evento, donde podrás establecer los tiempos aproximados de cada fase del día evento y cómo se desarrollará. También puedes designar un responsable para cada una de estas fases para asegurar el máximo control.
    5. Comunica tu evento corporativo de la forma más fácil. De cara a gestionar las invitaciones a tus empleados, puedes servirte de Dialenga para dar a conocer la noticia y la información relacionada al mismo. Por ejemplo, si quieres saber cuántas personas de tu plantilla tienen algún tipo de intolerancia alimentaria, puedes crear una encuesta simple para asegurarte con el catering de que exista un menú especial para aquellos que lo necesiten. La posterior publicación del evento, con información más detallada, también puede difundirse a través de la aplicación, con la ventaja de que lo podrás mandar a toda la plantilla o al segmento de empleados que necesites.
    6. ¡A celebrar! Ya sólo queda poder disfrutar de este día especial. Te aconsejamos que, una vez ocurra la celebración, se haga balance con lo que podría mejorarse de cara a eventos futuros. También es una buena práctica poder hacer un recopilatorio de fotos, realizar una pequeña grabación o dedicar unas palabras a los empleados, para poder comunicarlo a través de la herramienta de comunicación interna que tenga tu compañía. Será un bonito recuerdo que afianzará los lazos entre los compañeros y mejorará tu experiencia de empleado.

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