KL CONNECT: un canal único para acercar la Comunicación Interna a todos los empleados de KL katealegaia

El poder de la comunicación interna y la inclusión laboral

KL katealegaia es una empresa diferente, que combina una importante función social con su labor en el sector industrial.

KL es una organización sin ánimo de lucro cuya misión es crear y mantener oportunidades de empleo de calidad para personas con discapacidad o en riesgo de exclusión sociolaboral en la región de Gipuzkoa. Además, es una empresa que colabora activamente en el tejido industrial con otras empresas, entidades sociales e instituciones en las comarcas de dicho territorio, con el fin de contribuir al desarrollo de las personas con discapacidad.

Aparte de esta función social, KL trabaja como proveedor integral que industrializa, monta y controla componentes de diferentes tecnologías para la industria.

En la actualidad, su plantilla asciende a 1.000 personas, incluyendo un pequeño sector de trabajadores a los que ayudan a encontrar y acceder a empleo ordinario a través del programa ECA (Empleo con Apoyo).

Además de la sede central, que se encuentra en Hernani, existen 12 plantas industriales repartidos en las diferentes comarcas de Gipuzkoa, habilitando de esta forma la accesibilidad al empleo a todas las personas discapacitadas en cada una de las áreas.

Comunicación interna vía app al alcance de todas las personas trabajadoras

Algunos de los valores principales de KL katealegaia siempre han sido la participación, la transparencia, el respeto a la persona y el compromiso con la sociedad, por lo que siempre han apostado por la comunicación cercana con sus trabajadores.

Echando la vista atrás hacia los primeros compases que KL realizaba en Comunicación Interna, David Tainta, su Responsable de Comunicación, nos cuenta que ya contaban con una serie de canales de comunicación definidos: la revista corporativa trimestral en formato impreso de carácter interno (que posteriormente pasó a ser una newsletter mensual digital), noticias publicadas en redes y página web corporativa (interno/externo) y una app para el envío de nóminas. Sin embargo, el tener diferentes canales de comunicación les impedía llegar a conectar de forma más directa con el trabajador, además de que resultaba ser más ineficiente en el día a día del empleado y de la propia empresa.

David Tainta, Responsable de Comunicación y Diseño Gráfico

Cada vez tenían más claro que era vital disponer de un canal que les facilitara acercar la información a todas y cada de las personas que trabajan en KL y, a la vez, les permitiera aunar todo lo relativo a Comunicación Interna en una única solución. Además de la accesibilidad y el fácil uso que debía tener la herramienta, KL también requería apoyo en procesos administrativos y de RR.HH., que suponían una carga laboral importante. Y así fue como nació KL CONNECT, la aplicación de KL katealegaia que conecta con sus empleados y mejora su experiencia en la empresa.

Un gran reto, pero con resultados muy positivos y más del 95% de usuarios activados

Uno de los mayores retos a los que KL se enfrentaba a la hora de comenzar a usar una aplicación de Comunicación Interna como Dialenga, era la adopción de la herramienta por parte de la plantilla y la puesta en marcha del proyecto.

David nos lo transmite de forma transparente y cercana: «Debo admitir que ha sido un proceso muy retador: dar este salto a nivel digital, entre una plantilla con una edad media de 47 años y con distintas capacidades, no fue fácil». Sin embargo, han obtenido resultados muy positivos en un período corto de tiempo, con más de un 95% de usuarios activados. Esto ha sido posible gracias a una buena planificación interna, sesiones de comunicaciones semanales y un servicio de apoyo adaptado a cada planta industrial. «Todos los usuarios están muy involucrados, la app ya forma parte de su día a día y la idea es potenciarla aún más cada año».

Sin duda, parte del buen hacer de este proyecto ha tenido mucho que ver con la implicación de la figura de Dirección General, que desde el principio apoyaba la función estratégica de la Comunicación Interna y los beneficios que supone para las organizaciones. «Que Dirección General se involucre a este nivel en la Comunicación Interna de la empresa es vital y cada vez más necesario en el panorama empresarial», nos cuenta David. «Gracias a esta apuesta, hemos podido desarrollar este proyecto de Comunicación Interna personalizado a nuestra realidad de empresa, que es muy diferente a la de otras».

KL CONNECT, completamente interiorizada en la plantilla desde el inicio de la relación laboral

David también nos cuenta como comienza la andadura de un nuevo empleado con KL CONNECT: «En la propia entrevista, ya damos acceso al nuevo trabajador a la aplicación, de cara a gestionar la firma digital de su contrato de trabajo. De esta forma, agilizamos el trámite de las firmas y ahorramos mucho papel». En el futuro y conforme vayan explorando usos de la funcionalidad de firma digital, también irán añadiendo otros documentos necesarios de firma, como la documentación de acogida al puesto o normas de prevención.

A través de KL CONNECT, el empleado también recibe al menos tres comunicaciones o noticias semanales que lo mantiene informado en diferentes ámbitos: se comparten noticias de empresa, como por ejemplo, noticias del panorama industrial, comunicados corporativos o eventos en los que participa la organización. También se difunden avisos y comunicados en relación a PRL a distintos niveles, dependiendo del taller o área vinculada.

Una sección muy interesante es la que han dotado del nombre NOVEDADES KL CONNECT, que tiene doble función: la primera, informar sobre las últimas actualizaciones de la app de Dialenga, y la segunda, hacer partícipe a los trabajadores de los nuevos usos y mejoras que se detectan en la organización para utilizar mejor la herramienta .

En la aplicación también hay hueco para los juegos y los concursos, ya que se anima a las personas trabajadoras a participar en juegos mensuales a cambio de premios. Estas iniciativas en las cuales toda la empresa al completo puede participar y votar tienen bastante éxito. Además, son los propios empleados los que van buscando los votos de los compañeros y se crea un clima saludable de juego y competición, además de mejorar el engagement con la empresa y la propia app.

Comunicación más accesible y procesos más ágiles

Todos los empleados de KL saben que en su aplicación corporativa pueden acudir al Centro de Conocimiento, la biblioteca de su empresa, donde pueden encontrar aquellos documentos más atemporales que están siempre disponibles en esta sección para quien pueda necesitarlos. Algunos de ellos son los documentos en relación a las políticas de empresa y las convocatorias de reuniones y actas de los comités de Riesgos Laborales y de Planta. KL también hace uso del Centro de Conocimiento para colgar todas las ofertas de empleo, tanto internas como externas, de su programa de Empleo con Apoyo para las personas con discapacidad.

Además, los empleados pueden encontrar documentación de PRL a nivel general y a nivel de cada uno de los talleres, donde cada jefe de taller hace público lo más relevante. De esta forma, es mucho más fácil que la plantilla pueda acceder a las últimas novedades respecto a su trabajo, y se encuentre siempre informada y al día.

Como comentábamos al inicio, KL también necesitaba aliviar su carga de trabajo de labores administrativas, y encontraron lo que necesitaban en la funcionalidad de Conversaciones. Hasta el momento, cada gestión se realizaba en el taller correspondiente, y esa documentación tenía que viajar hasta la central, con la pérdida de tiempo y coste que suponía para la empresa. «Ahora es mucho más fácil gestionar las altas y las bajas de los empleados, apuntarse a una oferta de empleo o acceder a los servicios de orientación profesional», nos asegura David.

Además de estos usos, todas las participaciones a los concursos y juegos se realizan a través de esta funcionalidad. También están instauradas conversaciones automáticas para resolver las dudas sobre PRL y sobre el funcionamiento de la propia app. De esta forma, se genera un canal de comunicación bidireccional con el empleado, que se siente escuchado por su empresa y motivado en su trabajo, además de poder resolver sus inquietudes.

El envío mensual de la nómina también ha pasado a realizarse a través de la solución, así como el envío de otro tipo de documentos, dejando atrás otras herramientas menos eficientes y sus costes asociados.

Trabajando juntos para mejorar la comunicación interna

En KL también se quieren seguir superando, y es que ya están trabajando en la estrategia de Comunicación Interna para el próximo año. A partir de enero, nacerá un nuevo proyecto con contenido nuevo que se difundirá a través de mensajes, dando un repaso a la historia de la empresa y los talleres en formato vídeo desde su nacimiento. También contará con un apartado de curiosidades, y todas estas pequeñas píldoras se comunicarán a través de la aplicación, vinculando aún más la empresa y sus orígenes con los trabajadores, de forma que se sientan parte de ella y puedan conocer de primera mano su trayectoria.

David también recalca la buena experiencia que tiene trabajando con el equipo de Dialenga. «La atención al cliente y el servicio técnico funciona muy bien y para nosotros es un alivio saber que ante cualquier problema o inquietud, tenemos una respuesta rápida o una solución en camino. También destacó el esfuerzo por mejorar la herramienta escuchando las propuestas que tanto nosotros como otras empresas clientes plantean a Dialenga».

Y es que en Dialenga trabajamos a diario para seguir mejorando y añadiendo funcionalidades a la aplicación, de cara a poder ayudar a las empresas a impulsar su Comunicación Interna y mejorar su Experiencia de Empleado. Y es escuchando a nuestros clientes cómo nos aseguramos de conocer que vamos en el buen camino y resolvemos sus necesidades.

¡Muchas gracias por confiar en nosotros!