Como mencionamos en nuestro artículo Firma electrónica en Dialenga para mejorar la experiencia del empleado, donde hablamos sobre las características generales y los beneficios de su implementación, en esta nueva actualización presentamos la Firma remota de documentos integrada en nuestro apartado de Documentos.
Esta nueva funcionalidad en Dialenga permitirá a todas las empresas optimizar sus departamentos de Recursos Humanos, así como también brindar al trabajador una mejor experiencia.
✏ La Firma remota en Dialenga
Para poder ofrecerte una herramienta de confianza y que puedas contar con la tranquilidad de que todas las transacciones cuentan con una absoluta validez legal, nos hemos integrado con Validated ID, quien es un proveedor especializado y con amplia experiencia, cuya solución cumple con las directrices de la normativa española y europea vigente en materia de firma electrónica, eIDAS, así como las relativas a la protección de datos.
En Dialenga la firma de documentos se establece por lotes. Estos podrán contener tantos ficheros como documentos requieren la firma del trabajador, quién podrá firmar o rechazar cualquier documento sin afectar la validez de los otros elementos que componen el lote.
Dentro del apartado Documentos, encontrás la solapa Envíos de firma remota. Es desde esta nueva sección donde podrás generar envíos nuevos así como también acceder a verificar detalles y estado de todo el proceso.
Genera un nuevo lote de Firma remota en 4 simples pasos:
- Desde la solapa Envíos de firma remota, pulsa sobre el botón + Firma remota
- Añade al trabajador en el campo Firmante. Ten en cuenta que para esta funcionalidad es requisito que dispongas del DNI/NIE del trabajador, así como también de su número móvil. Si estos datos no se encuentran establecidos en su ficha, puedes añadirlos durante proceso de creación del lote.
- Arrastra al recuadro indicado o selecciona con el explorador de ficheros los documentos a firmar. Y establece para cada uno de ellos la tipología que corresponda.
- Aspectos opcionales: Si lo prefieres, puedes establecer un Área de firma dentro del documento. En caso de no establecer ninguno, Dialenga establecerá un área de firma predeterminado. También puedes personalizar el Mensaje del envío indicando un asunto y agregando más información al cuerpo del mensaje. Por último, podrás establecer recordatorios tras cierta cantidad de días luego de haber realizado el primer envío y Adelantar fecha de expiración. Por defecto, los envíos expiran transcurridos 60 días.
¡Listo, tu lote de documentos está completo y puedes enviarlo al trabajador!
📱El proceso continúa desde el móvil del trabajador
Con el lote ya creado, el trabajador recibirá una notificación push en su teléfono móvil y podrá acceder desde la app a la sección Documentos a firmar. Dentro de esta nueva sección encontrará únicamente los documentos que se encuentren pendientes de firma y, una vez finalizada la gestión, estos se trasladarán a la sección Documentos.
Acompañado del mensaje establecido en la creación del lote, el trabajador encontrará listados los documentos que debe firmar y la fecha de expiración de los mismos.
Para firmar, simplemente debe pulsar en botón Firmar documentos, e iniciará el proceso con la visualización de los documentos, para luego optar por Firmar o Rechazar.
Pulsando la opción Firmar, recibirá en su teléfono móvil un SMS con el código de verificación, que debe ingresar en el campo Código de firma y, por último, realizar la firma desde la comodidad de su móvil.
✨Una nueva forma de gestionar tus Documentos
En esta nueva versión encontrarás también una forma más fácil y cómoda de gestionar todos los documentos que distribuyes a través de Dialenga. En esta nueva funcionalidad que acompaña a la gestión de la Firma Remota puedes:
- Filtrar por tipo de documento utilizando la etiqueta indicada al momento de la distribución del documento. Por ejemplo, puedes seleccionar el tipo Nóminas para obtener listadas únicamente los documentos de este tipo enviados hasta el momento.
- Filtrar por el año y mes asociado al documento. Utilízalo si quieres obtener como resultado todos los documentos enviados que corresponden a un determinado año o mes.
- Ver, eliminar o descargar documentos enviados. Una vez que tienes a la vista el documento sobre el que deseas gestionar, utiliza las opciones ubicadas en el lateral derecho del panel para accionar sobre él.
- Eliminar un lote de documentos. Ya sea seleccionando algunos documentos en particular o simplemente haciendo una selección de toda la página, puedes eliminar de forma masiva un lote de documentos en solo unos clicks.
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